論人事檔案管理工作的分析與研究

石泉

【摘 要】隨著社會的發(fā)展，人事檔案的作用日益突出。人事檔案是人事工作中重要的原始記錄和干部歷史情況的直接反映，是干部考核、任用、提拔、等多項工作的重要依據(jù)。這就要求人事檔案全面、真實、完整，從而使人事檔案充分發(fā)揮作用，而這就要靠科學(xué)的人事檔案管理，也是當(dāng)前人事檔案管理工作的首要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；問題及對策

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中的形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。人事檔案是人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價值和參考價值。如果人事檔案缺失，就會影響職稱評定、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續(xù)辦理，也會影響今后各單位選拔、任用、考核。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）意識淡薄重視程度不高

在人事檔案管理過程中，人們對人事檔案管理工作的意識淺薄，以為就是對人事檔案的簡單保管，只要不丟失能夠隨時查閱就可以了，通常對人事檔案管理工作都持一個冷漠的態(tài)度，很多單位也因此減少對人事檔案管理人員的配備，減少對人事檔案管理工作所投入的資金，導(dǎo)致了人事檔案管理工作得不到必要的保障，影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

（二）管理制度不規(guī)范不健全

人事檔案的管理制度，收集、整理、編目等檔案的整理規(guī)范不健全，人事檔案管理工作沒有制度的制約，沒有規(guī)范所遵循，人事檔案管理質(zhì)量自然就難以保證。例如，人事檔案收集歸檔工作制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)格，往往造成收集歸檔工作被動、不及時。干部檔案材料需統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料，以及對那些不規(guī)則破損，卷角褶皺的材料，都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊，剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有a4紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《晉升職稱審批表》、《先進(jìn)工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地，漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

（三）信息化管理程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案已經(jīng)普遍采用信息化手段來進(jìn)行管理。但在人事檔案管理工作中，有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有被使用，計算機(jī)技術(shù)還沒有在事業(yè)單位人事檔案管理工作中廣泛地運用，不利于提高人事管理效率，同時也造成一定的人事檔案管理資源的浪費。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高

人事檔案管理人員的綜合能力是影響檔案管理工作開展的重要因素。隨著信息時代的發(fā)展，很多單位部門的人事檔案管理也在逐漸向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，對人事檔案管理人員的素質(zhì)同樣提出了更高的要求。但在人事檔案管理的過程中，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德素養(yǎng)等都還有待進(jìn)一步提高，比如有的工作人員不能對各種計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效地利用，不能對人事檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)等，都會影響人事檔案管理工作的效率。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策

保守檔案機(jī)密，對人事檔案進(jìn)行妥善的保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。在檔案的保管與利用上是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（一）重視人事檔案管理工作

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理工作的有序開展。

（二）建立健全人事檔案管理制度

人事檔案部門要制定有關(guān)人事檔案管理的制度，實行責(zé)任追究制，將責(zé)任分解到具體管檔人員，保證工作質(zhì)量，明確每一級負(fù)責(zé)人與管理人員的工作責(zé)任任務(wù)，并列入個人考核中，以促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。同時，要定期檢查人事檔案歸檔工作，在錄入人事檔案時遵守制度與規(guī)范，以保證人事檔案材料的準(zhǔn)確與完整，維護(hù)人事檔案的真實性與嚴(yán)肅性。形成材料歸檔制度，新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

（三）加大人事檔案管理的信息化建設(shè)力度

加大資金投入，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用人事檔案信息資源完成各種人事相關(guān)工作，并能夠更好地進(jìn)行日常管理。要不斷摸索人事檔案應(yīng)用軟件與實際工作的結(jié)合點，利用計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)研發(fā)更完善的數(shù)據(jù)庫，建立更加可行的檔案信息系統(tǒng)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的再分類、再提取、再分析、再加工，提高人事檔案數(shù)據(jù)的實用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率與人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量。增加人事檔案的內(nèi)容，尤其是增加反映個體特點，業(yè)績和誠信方面的有效內(nèi)容，是實現(xiàn)人事檔案信息開發(fā)利用的前提條件，采取建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫，人事檔案，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和建設(shè)人才開發(fā)的權(quán)威機(jī)構(gòu)等措施，開發(fā)人事檔案信息資源，實現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化管理，最終實現(xiàn)把人事檔案中心建設(shè)成為當(dāng)?shù)氐娜瞬判畔⒒?，黨和政府實施人才工作決策的參謀部，以及進(jìn)行人才預(yù)測開發(fā)的權(quán)威機(jī)構(gòu)的目標(biāo)，為人才的優(yōu)化配置和合理流動發(fā)揮積極的作用。

（四）提高人事檔案管理工作人員素質(zhì)。

為適應(yīng)工作發(fā)展，人事檔案管理部門要不同程度地引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，對已有的人事檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理工作的專業(yè)知識，積累管理經(jīng)驗，提升管理水平。同時，人事檔案工作人員要不斷熟悉管理業(yè)務(wù)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐漸成長為既懂得管理知識，又掌握信息化技術(shù)和信息化應(yīng)用管理技術(shù)的復(fù)合型人才，成為人事檔案管理工作的行家里手。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作對單位的發(fā)展具有十分重要的意義。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，人力資源成為單位發(fā)展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創(chuàng)新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，管理好、利用好人事檔案，為促進(jìn)人才資源開發(fā)和促進(jìn)和諧社會建設(shè)的全面發(fā)展更好地服務(wù)。

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