探討網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作存在的問題及對策

高濤

【摘 要】社會的進(jìn)一步發(fā)展，促使大數(shù)據(jù)時代形成，此種背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作需要進(jìn)行合理的改革，才能契合大數(shù)據(jù)信息管理特征，因此網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是一種必然結(jié)果?；诖?，本文分析了現(xiàn)階段檔案管理問題，針對問題提出了相應(yīng)策略，希望以下內(nèi)容的論述，可以進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量與效率。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)時代；檔案管理；專業(yè)人才

近幾年，隨著國民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)被應(yīng)用到更多的領(lǐng)域當(dāng)中，并且在發(fā)揮著重要作用，檔案管理作為各個單位信息收集的基礎(chǔ)工作，可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升管理效率與質(zhì)量，但是就目前發(fā)展情況而言，仍然存在很多問題。因此，對網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作存在的問題及對策研究有著鮮明現(xiàn)實意義。

一、網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理意識淡薄

就實際發(fā)展情況而言，檔案管理人員存在意識薄弱的問題，大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作沒有存在的必要性，管理內(nèi)容也并不重要，根本不需要進(jìn)行過多的重視。其中還有一部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理呈相同態(tài)度，此種情況下不要所是檔案管理工作的改革，即使正常開展都面臨很多問題。加之內(nèi)部管理人員在工作中缺乏必要的責(zé)任心，信息記錄與整理都十分敷衍，最終導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，并最終形成一個惡性循環(huán)。

1.2缺乏專業(yè)的檔案管理人才

網(wǎng)絡(luò)時代下的檔案管理工作需要進(jìn)一步改變，無論是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還是諸多信息內(nèi)容，都對管理工作以及管理人員提出了更高要求，但是目前檔案管理缺乏專業(yè)人才問題十分明顯。一些具有豐富檔案管理經(jīng)驗的工作人員因為年齡普遍較大，習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難適應(yīng)當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)時代下檔案管理的新模式，對新技術(shù)和新知識的掌握也不夠。一些年輕的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練和學(xué)習(xí)的檔案管理人員掌握了新的技術(shù)和相關(guān)知識，但是卻缺乏一定的工作經(jīng)驗。

1.3信息管理安全意識薄弱

當(dāng)下檔案管理工作已經(jīng)逐漸成為電子化，相關(guān)的信息存儲與記錄主要依靠計算機(jī)進(jìn)行，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全問題，勢必會影響到檔案信息的安全。目前，單位在完成檔案電子化建設(shè)之后，逐漸放棄了紙質(zhì)檔案的建設(shè)，此種情況下，如果因為網(wǎng)絡(luò)安全問題造成信息丟失，對于事業(yè)單位而言是一種巨大的損失。并且，管理人員對于信息數(shù)據(jù)的存儲大多選擇在電腦系統(tǒng)盤當(dāng)中，如果計算機(jī)發(fā)生問題，信息內(nèi)容必將會受到波及。加之管理人員對于加密技術(shù)以及還原等技術(shù)應(yīng)用的不重視，是的檔案管理存在一定安全隱患。

二、網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理的有效建設(shè)途徑

2.1提高檔案管理的意識

思想決定行為，行為決定結(jié)果。針對現(xiàn)階段檔案管理過程中管理人員意識不足的問題，需要進(jìn)行進(jìn)一步改進(jìn)與完善，這樣才能激發(fā)管理人員的動力，促使檔案管理效率得以進(jìn)一步提升。對于人員意識的提升可以從以下幾個方面進(jìn)行論述：

首先，單位內(nèi)部的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到檔案管理的重要性，這樣檔案管理工作以及改革工作才可以更加順暢。對于領(lǐng)導(dǎo)意識的提升，可以組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案管理講座學(xué)習(xí)，從實際案例中知曉，檔案管理工作對于事業(yè)單位發(fā)展所具有的重要意義，了解單位可以從檔案管理的信息中獲得數(shù)據(jù)支撐。這樣相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才可以重視檔案管理工作。

其次，檔案管理人員應(yīng)該增加檔案管理認(rèn)識程度。檔案管理工作雖然看起來沒有實際意義，也不需要任何專業(yè)技能，但是事業(yè)單位可以從信息分析中總結(jié)發(fā)展情況，從而制定合適的發(fā)展計劃。如果管理人員造成檔案信息丟失以及記錄錯誤，則會影響單位的整體發(fā)展，因此想要在檔案管理崗位上“混日子”根本不現(xiàn)實。不僅不能混日子，還需要認(rèn)識到工作的意義與價值。

最后，單位內(nèi)部，應(yīng)該進(jìn)一步完善宣傳工作，讓檔案管理工作的必要性以及重要作用滲透到基層員工隊伍中，實現(xiàn)多方面監(jiān)督以及高度重視結(jié)果，加強(qiáng)管理工作信息化應(yīng)用與改革，以此提升管理總效率與質(zhì)量。

2.2加大專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

網(wǎng)絡(luò)時代背景下，檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展已經(jīng)成為一種必然情況，并且各個事業(yè)單位都已經(jīng)完成了相關(guān)建設(shè)內(nèi)容，但是因為沒有一個專業(yè)化團(tuán)隊，所以對于信息化技術(shù)的應(yīng)用停留于初級水平，無法發(fā)揮真正作用。對于專業(yè)人才隊伍的建設(shè)可以從以下幾個角度進(jìn)行綜合分析：

①針對各個事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理人員，需要進(jìn)行定期的外出培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，多多鼓勵相關(guān)人員進(jìn)行技能學(xué)習(xí)，并將在其它單位以及講座中聽到的先進(jìn)管理方法以及理念進(jìn)行宣傳，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)不同理念以及方法所具有的特點(diǎn)進(jìn)行綜合分析，結(jié)合發(fā)展情況進(jìn)行合理化應(yīng)用。

②對于單位內(nèi)部現(xiàn)有管理人員可以進(jìn)行“不脫產(chǎn)”學(xué)習(xí)，邀請相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行講座或者是小面積培訓(xùn)，通常情況下，培訓(xùn)次數(shù)可以保證兩個星期一次，根據(jù)管理人員接受情況進(jìn)行課程調(diào)節(jié)[1]。并且，培訓(xùn)以及講座的時間應(yīng)該合理規(guī)劃，不能影響管理人員的正常工作。為了保證培訓(xùn)質(zhì)量以及效率，還可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)。單位可以在內(nèi)部管網(wǎng)中發(fā)送檔案管理知識相關(guān)的視頻以及軟文，供管理人員隨意進(jìn)行瀏覽，此種方法在實際應(yīng)用過程中，可以打破以往培訓(xùn)對于時間以及空間的束縛，從而進(jìn)一步提升培訓(xùn)效率。

③為了保證管理隊伍的整體水平，還可以通過外聘的方式實現(xiàn)人才隊伍優(yōu)化。在實際招聘過程中，第一步需要對人員的知識以及相關(guān)技能進(jìn)行考慮。第二步則需要對人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行考察，例如該人員的人生觀、事業(yè)觀、價值觀，是否具有責(zé)任心等。

在人員隊伍建設(shè)完成之后，需要對隊伍進(jìn)行定期的考察，將工作懶散、沒有責(zé)任性的人員調(diào)離檔案管理崗位，時刻保持檔案管理隊伍的整體水平以及綜合素質(zhì)。

2.3制定并完善的規(guī)章制度

檔案管理工作想要進(jìn)一步提升效率與質(zhì)量，就需要制定一個完善的規(guī)章制度，尤其是在網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案管理工作已經(jīng)逐漸電子化發(fā)展，規(guī)章制度的建立更加重要。傳統(tǒng)的規(guī)章制度可以繼續(xù)使用，但是需要在其原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行補(bǔ)充。首先來說，需要加入管理人員計算機(jī)施工規(guī)范。其次，需要進(jìn)一步加入人員考核制度，保證隊伍完整。最后，應(yīng)該加入管理責(zé)任制度，將不同責(zé)任落實到每個人的頭上，以此保證管理人員可以自行規(guī)范自身行為。

2.4加強(qiáng)技術(shù)革新，保證信息安全

網(wǎng)絡(luò)時代下的電子檔案數(shù)據(jù)信息安全問題是必須解決的問題，具體可以從以下幾個方面進(jìn)行分析：①雖然現(xiàn)階段的檔案管理工作，電子檔案逐漸代替了紙質(zhì)檔案，但是網(wǎng)絡(luò)安全問題造成電子檔案安全波動較大，往往會造成大面積的數(shù)據(jù)信息丟失。為了不影響單位建設(shè)，可以在電子化的同時，仍然應(yīng)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄，做好檔案管理的兩手準(zhǔn)備。②可以通過合理的技術(shù)應(yīng)用實現(xiàn)信息安全管理[2]。1、在信息存儲過程中應(yīng)用“云技術(shù)”進(jìn)行存儲。2、在數(shù)據(jù)傳輸過程中進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。3、做好電子數(shù)據(jù)的備份工作，以免數(shù)據(jù)丟失影響事業(yè)單位發(fā)展。4、在計算機(jī)中合理應(yīng)用還原技術(shù)，保證計算機(jī)系統(tǒng)穩(wěn)定。5、應(yīng)用防火墻以及各種類型的殺毒軟件進(jìn)行病毒查殺，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定。

三、結(jié)論

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，為各個行業(yè)的發(fā)展提供了新機(jī)遇與挑戰(zhàn)，雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以提升工作效率，但是也會產(chǎn)生不同問題，這就要求檔案管理工作可以從多個角度出發(fā)進(jìn)行綜合分析，立足于檔案管理人員、意識、方法以及安全等方面進(jìn)行綜合建設(shè)，這樣才能保證檔案工作可以更加契合網(wǎng)絡(luò)時代。

【參考文獻(xiàn)】

[1]關(guān)楊，張光馥.中央電視臺新臺址建設(shè)工程檔案管理構(gòu)建與實施[J].現(xiàn)代電視技術(shù)，2018（05）：148-151.

[2]李楠楠，范丹.分析建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進(jìn)策略[J].門窗，2017（10）：152+228.