對新形勢下辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考

向華東 秦紅梅

【摘 要】辦公室是各服務(wù)機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)組織的核心工作部門，為有效開展組織工作提供人員支持以及組織結(jié)構(gòu)。新形勢下，辦公室內(nèi)外環(huán)境復(fù)雜多樣，改善辦公室管理工作有助于提高其工作效率以及應(yīng)變能力。本文主要研究辦公室管理工作的意義以及相關(guān)問題，并提出相應(yīng)的建議，以期提高辦公室管理水平。

【關(guān)鍵詞】新形勢；辦公室；管理工作

辦公室屬于組織工作中“窗口”性質(zhì)部門，承接內(nèi)外溝通交流工作，協(xié)調(diào)左右工作，聯(lián)系上下工作職責(zé)。新形勢下，為了提高工作效率，切實(shí)落實(shí)工作任務(wù)，更好地執(zhí)行相關(guān)決策部署，發(fā)揮窗口部門作用，辦公室工作必須從大局觀點(diǎn)出發(fā)，有效協(xié)調(diào)部署，確保企業(yè)各項(xiàng)工作有序、高效地開展。

一、辦公室管理工作的意義

（1）提高企業(yè)的綜合實(shí)力

作為重要的連接和樞紐部門，辦公室管理工作出現(xiàn)紕漏，將對企業(yè)綜合實(shí)力產(chǎn)生影響，隨著組織規(guī)模日益擴(kuò)大，不能有效地開展辦公室工作，團(tuán)隊(duì)失去合作，將導(dǎo)致企業(yè)組織失去核心競爭力。新形勢下，增強(qiáng)辦公室的管理工作質(zhì)量能夠提高企業(yè)的綜合實(shí)力。

（2）培養(yǎng)企業(yè)的應(yīng)變能力

當(dāng)前，為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，戰(zhàn)略改革工作在各行業(yè)不同程度地得到推進(jìn)，意味著各單位組織必須秉持創(chuàng)新理念，時(shí)刻關(guān)注內(nèi)外環(huán)境的變化，識別機(jī)會(huì)，不斷改進(jìn)自身工作來滿足市場發(fā)展需求。辦公室行政管理工作的不斷改進(jìn)有利于培養(yǎng)企業(yè)的應(yīng)變能力，將企業(yè)發(fā)展與大環(huán)境變化緊密掛鉤，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而發(fā)展。

（3）構(gòu)建人員和諧工作關(guān)系

辦公室管理工作必須是管“人”和管“事”的結(jié)合，有效開展管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)組織人員穩(wěn)定，具有工作積極性，工作職責(zé)明確，團(tuán)隊(duì)意識強(qiáng)烈，有利于構(gòu)建和諧的工作關(guān)系。行政管理工作的開展應(yīng)以“人”為主體，不斷提高成員思想素質(zhì)、工作能力，避免不健康組織競爭，員工關(guān)系和諧才能保證辦公室高效展開工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織長久發(fā)展。

二、辦公室管理工作存在的問題

（1）管理制度不完善，存在利益矛盾

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)組織規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公室的管理壓力也隨之增大，由于我國管理制度的發(fā)展起步較晚，導(dǎo)致大部分辦公室管理工作存在制度不完善的問題，造成辦公室人員容易出現(xiàn)工作渙散的情況，缺乏嚴(yán)格、科學(xué)的管理制度，辦公室部門之間人員關(guān)系得不到有效協(xié)調(diào)，各部門由于職責(zé)、業(yè)務(wù)不同，解決問題方式方法可能存在利益矛盾與分歧，影響人員辦公積極性。

（2）人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識

新形勢下，辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識，導(dǎo)致辦公室整體執(zhí)行能力較弱，從而導(dǎo)致辦公環(huán)境惡劣，工作效率低下，形成辦公資源浪費(fèi)，復(fù)雜化辦公流程。辦公人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識是辦公室作風(fēng)問題，作風(fēng)不良導(dǎo)致辦公室管理工作難以有效開展，影響辦公效率的提升，也就無法保證組織企業(yè)的綜合實(shí)力。

三、辦公室管理工作改革與創(chuàng)新

（1）轉(zhuǎn)變辦公室管理方式，強(qiáng)化服務(wù)意識

作為組織的核心部門，辦公室工作應(yīng)從大局角度出發(fā)，協(xié)調(diào)各方利益，調(diào)動(dòng)各方力量，實(shí)現(xiàn)組織團(tuán)結(jié)。為了充分調(diào)動(dòng)辦公室積極性，必須轉(zhuǎn)變管理方式，強(qiáng)化服務(wù)意識。辦公室發(fā)揮好參謀職能，形成主動(dòng)服務(wù)意識，立于全局考慮問題，特別是準(zhǔn)確把握主要領(lǐng)導(dǎo)班子的思想觀點(diǎn)，揣摩其意圖，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，針對不足不斷改進(jìn)。同時(shí)，明確不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，有的放矢，及時(shí)掌握企業(yè)組織的工作進(jìn)展，對于難點(diǎn)問題，應(yīng)積極主動(dòng)地深入探究，掌握問題的完備信息，并撿重點(diǎn)、契合主題地向決策者提供真實(shí)、有效的信息。對于管理者分配的任務(wù)，辦公室人員應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，保持認(rèn)真積極的工作態(tài)度，及時(shí)落實(shí)工作。

（2）完善辦公室管理體系

繁瑣、復(fù)雜是辦公室的工作特點(diǎn)，有效、合理地完成辦公室工作，就需要不斷對辦公室行政管理體系進(jìn)行完善，有效統(tǒng)籌辦公室的基礎(chǔ)職能與工作分支之間的關(guān)系。制定科學(xué)、有效的管理方法與管理制度，能夠幫助辦公室妥善處理問題，實(shí)現(xiàn)其行政目標(biāo)。完善的辦公室行政管理系能夠科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范地運(yùn)轉(zhuǎn)辦公室工作，提高其管理力度，充分發(fā)揮辦公室的行政作用，真正實(shí)現(xiàn)把企業(yè)組織的各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，從而提高企業(yè)組織的核心競爭力，提高工作效率，保障工作質(zhì)量。

（3）培養(yǎng)辦公室人員的團(tuán)隊(duì)意識以及合作精神

辦公室人員的團(tuán)隊(duì)意識，組織團(tuán)結(jié)程度對辦公室的管理質(zhì)量以及管理效率產(chǎn)生重要的影響，因此，培養(yǎng)辦公室人員的合作精神是改善辦公室管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。團(tuán)隊(duì)成員互相團(tuán)結(jié)，組織產(chǎn)生合力，共同努力，職責(zé)清晰，才能保證組織工作的高效開展，組織問題迎刃而解。辦公室管理工作必須做好整體戰(zhàn)略部署，培養(yǎng)與發(fā)展每一位成員的工作能力，敦促其不斷學(xué)習(xí)，合理地安排人員，有效發(fā)揮成員自身優(yōu)勢、特長。同時(shí)，保證辦公室人員獲取信息的平等性、及時(shí)性，及時(shí)掌握組織工作的核心思想，營造良好的企業(yè)組織文化，提高辦公室管理效率。

（4）管理理念不斷創(chuàng)新

為了提高企業(yè)組織整體的應(yīng)變能力，辦公室的管理理念必須得到創(chuàng)新，以經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)進(jìn)行決策的傳統(tǒng)管理理念與方法已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的變化。在我黨的大政方針的指導(dǎo)下，結(jié)合企業(yè)組織的實(shí)際情況，創(chuàng)新辦公室管理理念與方法，及時(shí)響應(yīng)市場需求，從而提供有效服務(wù)。對于缺乏管理職能理念的組織單位，將無法難以化解職能沖突，因此必須建立健全科學(xué)的辦公室管理模式，規(guī)范開展行政管理工作，實(shí)現(xiàn)管理效率的提高。

（5）提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室的工作內(nèi)容包括辦事、辦會(huì)、辦文，這也是辦公室人員必須掌握的基本功，提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對于做好辦公室管理工作來說具有重要意義。培養(yǎng)員工業(yè)務(wù)素質(zhì)要求員工掌握基本辦公室技能、不斷學(xué)習(xí)、強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng)以及培養(yǎng)良好的組織溝通能力。

①提升基本辦公技能是開展辦公室工作的技術(shù)支持，例如文秘工作能力體現(xiàn)著企業(yè)組織單位的社會(huì)形象以及企業(yè)素質(zhì)，也體現(xiàn)著辦公室工作的價(jià)值；②要求人員不斷學(xué)習(xí)，才能保證組織思想不落后，人員保持自覺學(xué)習(xí)的意識，深度學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷拓展知識面，將學(xué)習(xí)內(nèi)化于心，才能使組織保持思想活躍，不斷推動(dòng)辦公室工作的進(jìn)步；③強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng)是提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要部分，在辦公室管理工作中，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作對于組織整體工作的科學(xué)、有效運(yùn)作都起到重要作用，因此，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)人員都應(yīng)不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)素養(yǎng)，深化內(nèi)功；④培養(yǎng)良好的組織溝通能力，辦公室管理工作的有效開展很大程度上依賴組織成員之間有效的溝通，成員提高自身素養(yǎng)時(shí)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)良好的組織溝通能力以及協(xié)調(diào)能力，善于抓住組織關(guān)系中的重點(diǎn)矛盾以及焦點(diǎn)問題，使得反饋信息不失真，準(zhǔn)確傳遞組織信息，協(xié)調(diào)各方力量。

四、結(jié)語

新形勢下，辦公室管理工作仍存在管理制度不完善，人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識等問題，為了提高行政管理工作效率，必須重視辦公室管理工作，加強(qiáng)管理工作，轉(zhuǎn)變辦公室管理方式，強(qiáng)化服務(wù)意識，完善辦公室管理體系，培養(yǎng)辦公室人員的團(tuán)隊(duì)意識以及合作精神，提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷創(chuàng)新管理理念。

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