提高文書工作效率須得法

王笑菲

文書工作是指文件從形成到辦理完畢的全過程工作，主要包括收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文書工作政策性、規(guī)范性強(qiáng)，是各單位日常工作的一個(gè)重要組成部分，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、溝通信息、協(xié)調(diào)工作的重要手段。文書工作煩瑣且業(yè)務(wù)量大，如何提高效率是文書工作者共同的思考和一致的努力方向。下面以中國石油集團(tuán)測井有限公司（以下簡稱公司）為例，就如何提高文書工作效率做一些簡要的探討。

中國石油集團(tuán)測井有限公司是中國石油天然氣集團(tuán)有限公司獨(dú)資的測井專業(yè)化技術(shù)公司，現(xiàn)有員工13 215人，下設(shè)14個(gè)機(jī)關(guān)處室、18個(gè)基層單位，文書工作業(yè)務(wù)量大，事務(wù)繁冗，在實(shí)際工作中主要存在以下幾方面的問題：

文件數(shù)量多。一方面是客觀收文多，分別來自直屬上級機(jī)關(guān)、省委省政府，平級地方政府部門、油田兄弟單位，直屬下級單位。另一方面主觀發(fā)文多，有公司（黨政工團(tuán)）級文函、公司級會議紀(jì)要、行政部門文函、黨委部門文函，處級單位文函、會議紀(jì)要、通報(bào)等文件類型。若不遵循 “確有必要、講求實(shí)效、有針對性和可操作性”的原則，凡事都想通過文件的形式上傳下達(dá)，公文數(shù)量必定會越來越多，嚴(yán)肅性也將大打折扣。

文件質(zhì)量差。主要表現(xiàn)在文種選擇錯(cuò)誤，如有的工作人員把“請示”寫成了“報(bào)告”?！罢埵尽毙枰霞墮C(jī)關(guān)答復(fù)，“報(bào)告”只需要上級機(jī)關(guān)閱知即可。公文內(nèi)容空洞冗長，錯(cuò)字、別字、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字、語句、邏輯錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生。公文格式不規(guī)范，隨意使用字體、字號，隨意設(shè)定字距、行距等。既降低公文質(zhì)量，又浪費(fèi)閱讀者的時(shí)間和精力。

行文不規(guī)范。公文在行文過程中，行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。這在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。在實(shí)際工作中，有的工作人員不按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，經(jīng)常出現(xiàn)越級行文、多頭報(bào)文或者一文多事等現(xiàn)象，造成文件內(nèi)容難以落實(shí)，問題得不到解決。

處理不及時(shí)。一些工作人員未養(yǎng)成及時(shí)閱文習(xí)慣或因工作忙，長時(shí)間不處理公文導(dǎo)致文件積壓，流轉(zhuǎn)受阻，致使文件運(yùn)轉(zhuǎn)程序出現(xiàn)問題，甚至延誤工作。特別是時(shí)限較強(qiáng)的緊急文件，若不及時(shí)處理很可能給單位造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

近年來，公司在提高文書工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、效率上積極探索和努力實(shí)踐，采取多項(xiàng)措施規(guī)范了文書工作，有效提高了文書工作的效率，同時(shí)提高了整個(gè)公司的行政效率。主要表現(xiàn)為：

高效的電子公文系統(tǒng)。建立并不斷完善電子公文系統(tǒng)，規(guī)范發(fā)文流程、監(jiān)控閱文速度和質(zhì)量。收發(fā)文流程均設(shè)有審核環(huán)節(jié)，對發(fā)文必要性、公文格式、文字內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)，有效控制發(fā)文數(shù)量，提高公文質(zhì)量。公司辦公自動化系統(tǒng)自2006年8月上線以來，歷經(jīng)兩次完善，兩次升級，在規(guī)范性、安全性 、實(shí)用性、易用性、拓展性 、靈活性、可管理性等方面都得到了完善和提高，極大地提高了文書工作效率。

建立必要的規(guī)章制度。要達(dá)到文書處理過程中規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，提高文書處理質(zhì)量和效率，必須從文件形成的初始階段就有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的管理措施及標(biāo)準(zhǔn)，必須嚴(yán)格按照國家和企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公文處理。公司嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《公文處理辦法》《公文運(yùn)行規(guī)范》《電子公文管理辦法》等制度，工作人員在提高思想認(rèn)識的基礎(chǔ)上，在文書處理中的形成環(huán)節(jié)、運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、暫存環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)方面建立了相應(yīng)管理措施和制度，確保文件生命全周期的規(guī)范和運(yùn)轉(zhuǎn)高效。

加強(qiáng)培訓(xùn)、交流和考核。公司定期舉辦文書處理工作培訓(xùn)講座，不斷更新和強(qiáng)化文書從業(yè)人員的專業(yè)知識；新入職機(jī)關(guān)的工作人員須接受公文處理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考試。建立文書工作人員QQ交流群、測井平臺QQ交流群，隨時(shí)溝通交流，分享工作中遇到的各類問題。定期統(tǒng)計(jì)、分析、對比發(fā)文數(shù)量和質(zhì)量，進(jìn)行總結(jié)評比并全公司通報(bào)。

多渠道針對性解決問題。為減少公文數(shù)量，要求各單位對非涉密通知采取電話、傳真、網(wǎng)頁發(fā)布等方式處理，同時(shí)在電子公文系統(tǒng)中增加制發(fā)環(huán)節(jié)精簡白頭文件，發(fā)布無存檔價(jià)值的工作通知。針對文件落實(shí)不徹底、公文流轉(zhuǎn)速度慢兩個(gè)“久治不愈”的問題，展開專項(xiàng)治理，就公文如何簽署意見、文件處理時(shí)效做了專門的規(guī)定，加強(qiáng)了催督辦工作，并納入了考核。