ABC分類法在圖書采購質量成本管理中的應用

■覃 遠

（廣州市光機電技術研究院）

引 言

當前，在科技發(fā)展的推動下，促使知識在社會發(fā)展中的作用日益重要，而圖書館在知識收集與傳播中有著重要地位，會結合社會發(fā)展需要、讀者需求不斷采購圖書，而質量成本對圖書利用效率有著直接影響，需要對其加以控制，保證采購活動順利進行，進而促進館藏質量。

1 ABC分類法概述

ABC分類，其全稱是ABC分類庫存控制法，又稱為abc管理以及ABC分析法等，在MBA以及EMBA等商管教育機構均會介紹ABC分析法在企業(yè)管理以及管理者決策等方面的影響。

該方法首創(chuàng)于維爾弗雷多·帕累托。在儲存管理中，ABC分析法有著廣泛的應用，是經(jīng)濟工作中基本工作以及認識手段。通過該方法，可以促進儲存管理效率，比如，將庫存總量進行有效壓縮；使被占壓資金得到充分解放；提高庫存結構的合理性；使管理資源最大化利用等。1897年，維爾弗雷多在進行個人收入分布狀態(tài)研究過程中，發(fā)現(xiàn)少數(shù)人的總收入在所有人收入中占有較大比重，而其他人則只占有較小比重，其將此種關系通過圖表進行表示，即帕累托圖。ABC管理的核心理念就是將事物中所有因素的主次分清，將少數(shù)、影響力大與多數(shù)影響力小的關鍵因素與次要因素分清。在發(fā)展過程中，該方法在管理工作中所有方面得到廣泛應用。1951年H.F.Dickie在庫存管理中應用了該方法，并正式將其進行ABC法命名[1]。之后朱蘭在質量管理中引入該方法，開展質量問題分析工作。在1963年，P.F.Drucker在全部社會現(xiàn)象中應用了該方法，促使ABC法在企業(yè)管理中的地位進一步提升。

該方法借助排序同一類項目或是問題，對少數(shù)爭議大的因素進行劃分。帕累在長期研究中發(fā)現(xiàn)美國80%的財產(chǎn)被20%的人掌握，而剩余80%的人僅僅掌握20%財產(chǎn)，并且一些事情與該規(guī)律相符。因此，帕累托在生產(chǎn)方面應用該方法，其主要觀點為：將力量、精力以及時間等合理分配到A類中能夠獲得超出預期的效果。而若是缺少對B類和C類的重視，也會出現(xiàn)一些風險隱患，在該規(guī)則中，同樣需要對后兩類加以注意，只是相對于A類，投入較小關注即可。具體而言就是A類存貨數(shù)量與種類在全部存貨中的比例約為10%，而資金在存貨總額中的比重則能夠達到65%左右，需要對其進行重點管理。而B類存貨的數(shù)量與種類在全部存貨中的比重為25%左右，企業(yè)可以在此類貨物管理方面投入適當?shù)木?。對于C類存貨，其數(shù)量與種類在全部貨物中的比重約為65%左右，而資金比重則僅為10%左右，只需對總額進行把握即可，企業(yè)能夠進行簡化管理、集中采購，提高資金效率與產(chǎn)品質量[2]。

對于圖書館，圖書采購種類較多，每年均會在圖書采購方面投入大量資金，種類不同，資金投入比重也會存在一定差異。為了保證采購資金均能夠得到有效利用，將圖書價值充分發(fā)揮出來，促進館藏圖書利用率，需要對各個種類圖書結合資金投入比重以及文獻利用情況開展分類管控。借助ABC法對采購成本具體比例加以研究，能夠合理對采購活動的質量成本重點管理種類進行確定，并對質量成本影響因素進行分析，科學制定管控措施。對圖書種類少而在資金方面占有較大比重的，應該進行重點管理，進而提高館藏質量，提高資金利用率。

2 現(xiàn)狀分析——以Z大學為例

2.1 質量成本內涵

對于質量成本，其概念是由A.V.菲根堡姆于20實際50年代提出，主要指企業(yè)為了促進、保證產(chǎn)品質量而投入的資金，還有由于沒有滿足質量標準，無法滿足消費者、用戶實際需要而造成的損失。在圖書采購中，其質量成本主要涵蓋訂購計劃、供應商評估與調查、加工培訓、確定圖書折扣率、招投標過程和為了保證服務或是圖書滿足性能要求于質量標準而進行檢測、檢查等工作所需費用。

2.2 現(xiàn)狀分析

基于文獻資源的建設經(jīng)費不斷投入的情況下，使得紙質資源的建設成本費用不斷增加，進而使得采購工作量不斷加大。然而，在圖書價格增長、供應商存在魚龍混雜現(xiàn)象以及圖書館管理缺少規(guī)范性、合理性的情況下，對圖書采購質量成本管理造成一定影響。以下為主要問題：

（1）館藏重點缺少明確性，館藏機制不夠完善。對于高校圖書館，其建設目的就是為自身教學研究以及學科建設提供服務。各個院校在學科體系方面存在一定差異，各個專業(yè)的學生、教師群體也是有著較大差異。比如，文科院校和工科院校在館藏重點方面即存在差異[3]。Z大學屬于的理工專業(yè)占有較大的比重，近年，由于z大學在強化采購質量管理過程中所采用的方法不夠合理與科學，致使館藏重點缺少明確性，在進行理工圖書采購時，并未對重點教學項目、科研項目以及學科建設等進行充分考慮，影響了圖書的比例關系，進而使館藏機制不夠完善。

（2）出版市場缺少規(guī)范性。在市場經(jīng)濟過于追求利益的影響下，使得出版質量呈現(xiàn)下降趨勢。另外，一些出版單位將圖書定價提高，圖書的流通和銷售環(huán)節(jié)日益增多，知識市場書價出現(xiàn)虛高問題。另外，由于圖書供應存在魚龍混雜現(xiàn)象，部分供應商為了提高自身經(jīng)濟利益，基本上將暢銷書、文學休閑類以及通俗易懂類書籍作為主要圖書供應類型，而學術性較強、專業(yè)性較高的圖書并未進行大量供應。

（3）采購質量缺少嚴格把控。在開展采購活動時，并未進行深入、全面的調查分析，具有一定盲目性[4]。在副本量確定方面缺少合理性，一般基本上由采購人員自身的主觀意識所決定。對質量缺少重視，在采購招標環(huán)節(jié)中僅僅進行價格控制，而通過折扣率手段實現(xiàn)中標的供應企業(yè)，為了促進自身利益，一般只會提供低質量圖書，將盜版書作為正版書，對構建文獻資源的完整性、連續(xù)性以及圖書質量等造成嚴重影響。

基于以上問題，存在宏觀因素和微觀因素兩方面影響，在宏觀方面需要通過國家政府制定合理政策實現(xiàn)控制目標，圖書館能夠借助合理的管理手段提高自身圖書采購的質量成本。在企業(yè)的財務管理中，ABC分類法的存貨管理與核算效能十分突出，而館藏圖書也屬于存貨，因此，可以借助該方法對管理進行強化。采購質量成本對館藏質量成本有著直接影響，所以，需要以圖書采購為切入點，進行館藏存貨研究。

3 應用分析

3.1 2016—2018Z大學圖書的采購資金分析

近年，Z大學圖書館建設經(jīng)費高達800萬元/年，而紙質圖書則約為350萬元/年，在總經(jīng)費中占有45的比重，見表1。

表1 2016—2018年的采購成本與構成比例

結合ABC分類標準以及相關標準進行表2編制。

通過觀察上表能夠發(fā)現(xiàn)，Z大學主要將采購資金用于T類、F類與R類書籍采購中，在總資金中的比重為60.62%，根據(jù)其成本高、品種數(shù)量少的特點并結合ABC標準，可以將其確定是A類。I類、O類、D類與H類的采購資金在總資金的中的比重為21.79%，因此屬于B類，其他類別圖書則是成本低、品種數(shù)量多，因此確定為C類[5]。

3.2 運用實踐

結合ABC分類法思想，對于A圖書應該設定為質量成本管理中的關鍵目標。對于C類圖書由于其成本費用較少而品種較多，則無需投入大量的精力與時間，根據(jù)圖書館實際情況，在采購和存貨管理方面制定相應的措施即可。

（1）區(qū)別對待管理程度，一般和重點結合。在開展圖書采購活動之前，需要對A類圖書具體資料進行充分收集，尤其在最新出版、學術價值高、專業(yè)性強圖書方面需要進行重點信息收集。對A類圖書利用情況以及讀者需求情況進行調查，并積極開展宣傳活動，促進利用率[6]。對于A類圖書需要將服務質量、供應商信譽以及圖書質量放在首要位置，其次是折扣率。構建采購人員遴選機制，挑選一些在采購方面有一定經(jīng)驗和專業(yè)知識較強的教師參與采購活動。在完成A類圖書采購工作之后，需要積極開展跟蹤管理活動，對于供應商的協(xié)議履行情況開展定期評估與監(jiān)督工作，若是供應商沒有履行協(xié)議，則應該終止協(xié)議。另外，對于圖書館內部，應該實施圖書采購和圖書驗收分開制度，要求驗收人員可以對圖書破損問題、錯發(fā)問題等及時進行反映。對于B類圖書，在采購過程中進行一般性管理即可，只需進行常規(guī)關注以及良好記錄。在C類書方面只需進行簡單管理即可。

表2 圖書采購ABC分類表

（2）保證采購過程具有良好層次性，制定針對性采購策略。在A類圖書方面，實行基礎性、研究性以及學習性的采購策略。對于作者原創(chuàng)科學專著、地方文獻以及獨立發(fā)行工具書等圖書應該全部收全[7]。若是A類圖書有著較大的預約量、需求量，則應該將復本加到館藏允許的最大量。并且需要預留合理經(jīng)費開展A類圖書自主采購活動，保證讀者能夠借閱到在市場中難以及時采購的學術性較強的專著，進而達到拾遺補漏的目的，保證特色館藏機制和館藏核心的完整性。

在B類圖書方面，無需進行所有層次文獻的采購工作，只需保證所有語言考試以及考研用書采購的合理性，并積極開展跟蹤工作即可。若是B類圖書有著較大的需求量無需追加復本。在重點出版社的專業(yè)圖書方面開展重點采購，而一般出版社則可以選擇性地進行采購，若是紙質圖書無法對讀者需求進行充分滿足，則可以借助電子圖書以及其他形式為讀者提供閱讀服務，在C類圖書方面，則可以借助現(xiàn)場采購形式，對讀者一般性需要加以滿足。

（3）保證采購記錄準確性，構建科學評價機制。在A類圖書方面，主要認真執(zhí)行供貨商退貨率、到貨率、服務質量、到數(shù)周期以及到書質量等信息的記錄工作，并認真開展采購統(tǒng)計與采購分析工作。例如，4個月與7個月的到貨率書籍以及跟蹤管理，若是在7個月內沒有到貨則需要進行退訂處理，同時與其他供應商開展合作?？蓪⒉煌淘贏類圖書方面的到貨率情況作為以后圖書供應商招標依據(jù)。

在B類圖書方面，只需要進行一般性采購記錄即可，對于在規(guī)定期限內沒有到貨的圖書，可以采購本學科中其他同類文獻。在C類圖書方面進行簡單記錄與統(tǒng)計即可，若是現(xiàn)采文獻在規(guī)定期限內未到貨，則可以將訂購數(shù)據(jù)全部取消。對不同類別圖書實際應用情況開展客觀統(tǒng)計，若是A類圖書出現(xiàn)零借次問題，也需要將其納入采購計劃中，進而保證觀測機制與核心館藏的完整性。若是B類圖書與C類圖書同樣出現(xiàn)零借次問題，則應該不購買或是少量購買。

3.3 應用效果評價

（1）促進館藏核心機制與館藏重點構建。對于館藏核心機制構建，其屬于一個長期積累的過程。在Z大學中，理工專業(yè)占有較大比重，在學科設置方面，國家一級學科數(shù)量與省級一級學科數(shù)量分為3個與4個，其中，TK類、TH類、TR類、TB類以及R4類等均屬于重點學科，將其歸納到ABC非類法的A類中。借助對A類圖書的采購質量成本進行有效管理，不僅能夠使圖書質量得到充分提升，還能夠為核心館藏機制構建提供有力依據(jù)[8]。

（2）促進資源利用率與成本控制效率?；谑袌鼋?jīng)濟體制，Z圖書館建設經(jīng)費與資源上漲價格相比，存在一定限制。圖書館管理人員應該對有限的資金進行合理應用，促使圖書價值得到充分發(fā)揮。通過應用ABC分類法，促使圖書采購費用得到合理、明確的分配，在管理方面形成主要與次要的區(qū)分。結合ABC分類法理念，掌握A類圖書則掌握了采購管理重點。通過對A類圖書在采購記錄與采購過程等方面的管理進行強化，促使其質量得到有效提升。

（3）促進圖書采購管理關系整理。圖書館的圖書采購工作屬于一項程序繁多、工作量較大的工作，借助ABC分類法，開展采購活動，實行有效的管理與合理的控制，能夠體現(xiàn)出重點采購內容與一般采購內容，促使圖書館實現(xiàn)規(guī)范化圖書建設。

結 語

綜上所述，在質量成本中結合ABC法進行管理，能夠促進圖書采購質量與效率。當前，各地圖書館可以借鑒Z大學圖書館，通過區(qū)別對待管理程度一般和重點結合、保證采購過程具有良好層次性制定針對性采購策略、保證采購記錄準確性構建科學評價機制等策略，提高ABC法利用效率，促進自身穩(wěn)定發(fā)展。