新時(shí)期下人事檔案管理與利用之我見

袁春鵬

一、新時(shí)期下人事檔案管理應(yīng)因時(shí)而變

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無(wú)論在什么樣的條件下，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動(dòng)、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考，人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價(jià)值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，更是讓不少人一度對(duì)人事檔案談虎色變。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。人力資源的合理配置、單位和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，既要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，又要根據(jù)時(shí)代的變化，賦予檔案管理和檔案開發(fā)新的內(nèi)涵。

二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的弊端

1.人事檔案管理目前缺乏現(xiàn)代化管理設(shè)備和模式，管理水平較低。目前，我國(guó)大部分地區(qū)人事檔案的收集和管理仍處于手工、半手工的方式，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案的自助化服務(wù)，有的地方雖然建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，仍未能全面開發(fā)和利用。本人了解，大部分機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位仍處于手工操作階段，對(duì)信息的查詢依舊是翻閱檔案實(shí)體，落后的管理方式使得檔案材料歸檔過程中出錯(cuò)率很高。這種落后的管理模式，嚴(yán)重影響了人事檔案提供利用的速度和效率。對(duì)于已建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的單位，多數(shù)停留在簡(jiǎn)單的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)材料的記錄登記、利用統(tǒng)計(jì)、辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)等，而未曾利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，檔案信息資源的價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮。

2.對(duì)檔案管理的重視程度不夠。人事檔案工作人員兼職過多，常常被其它工作所牽扯，用于人事檔案工作的時(shí)間有限，使得無(wú)法集中精力來(lái)搞好檔案管理工作，只好將檔案資料安全保密存放，分類整理多、統(tǒng)計(jì)分析少，把主要的時(shí)間和精力都用于收集、整理，對(duì)檔案利用工作的設(shè)想、規(guī)劃考慮得不夠。

3.人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

4.人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。

5.缺乏對(duì)人事檔案信息資源的開發(fā)，影響了檔案服務(wù)利用的質(zhì)量提高。在信息時(shí)代下信息爆炸的今天，人事檔案的利用已不能局限于人事檔案的查考、憑證作用，而更多的需要對(duì)人事檔案信息的整合利用，需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次開發(fā)、挖掘。然而，現(xiàn)在的人事檔案管理工作，依然是重管理、輕服務(wù)，重保存、輕利用的模式，人事檔案信息資源的開發(fā)挖掘仍然沒有付諸實(shí)際工作之中，無(wú)法滿足當(dāng)今時(shí)代檔案利用者的利用需求。同時(shí)，我國(guó)各級(jí)各類人事檔案管理機(jī)構(gòu)，缺乏人事檔案信息資源開發(fā)的專門性人才，也是制約人事檔案信息資源的深層次開發(fā)利用的很重要的一個(gè)原因。

三、關(guān)于做好人事檔案管理工作的對(duì)策建議

1.健立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整。在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”，檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全。檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2.進(jìn)一步樹立“藏”“用”并舉、“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。更新觀念是做好人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，經(jīng)常深入各科室之中，主動(dòng)了解情況，收集檔案資料，并要求員工如實(shí)填寫干部履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫自我鑒定、自傳和個(gè)人業(yè)績(jī)材料，積極主動(dòng)地為人力資源管理提供信息服務(wù)。

3.提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平是改善其對(duì)人力資源開發(fā)作用的有效途徑。人事檔案以其材料越集越多為特點(diǎn)。隨著我國(guó)企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，勢(shì)必會(huì)給查找檔案材料帶來(lái)不方便，容易貽誤時(shí)機(jī)，而且出錯(cuò)率較高。人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是非常現(xiàn)實(shí)的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。

4.改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)?，F(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)所需的設(shè)施都提出了更高的要求?，F(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。合理配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，尤其是人事檔案的計(jì)算機(jī)信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為其他工作開展提供及時(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)的人員信息。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)和現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)。

5.正確處理檔案信息管理與保密的關(guān)系。人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要特征在于它是一個(gè)人一生歷史的縮寫，對(duì)個(gè)人隱私都享有保密權(quán)。但為了讓人事檔案更能夠在人力資源管理中發(fā)揮其重要作用，就需要檔案管理人員在系統(tǒng)地了解庫(kù)藏檔案的情況，全面客觀地把握人事檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，正確處理好保密與利用的關(guān)系，準(zhǔn)確把握保密與開放的分寸和尺度，做到不要因?yàn)槔脵n案而泄密，同時(shí)也不能因?yàn)檫^分保密而影響檔案的利用。