淺析大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館的規(guī)范化建設(shè)要點(diǎn)

趙玉靈

[摘 要]檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，關(guān)乎高校教育事業(yè)的未來(lái)發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案館建設(shè)面臨著新要求，必須要全面掌握檔案館的大數(shù)據(jù)特征，利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案工作，推進(jìn)檔案館的規(guī)范化建設(shè)?；诖耍疚姆治隽烁咝n案館的大數(shù)據(jù)特征，探討了大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館的規(guī)范化建設(shè)要點(diǎn)，以供參考。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；高校；檔案館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.08.081

[中圖分類(lèi)號(hào)]G647.24；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2019）08-0-02

0 引 言

在當(dāng)今社會(huì)，檔案在日常生活中扮演著無(wú)可替代的角色，尤其在高校中，高校檔案館主要對(duì)在校學(xué)生和已畢業(yè)學(xué)生在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成清晰的、具有完整性的固定化信息，即對(duì)學(xué)生以往生活的總結(jié)與記錄。但隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，學(xué)生的檔案資料越來(lái)越多樣化，傳統(tǒng)整理檔案的方法已經(jīng)不能精確管理高校檔案，因此，高校應(yīng)制訂新的檔案管理方案。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理工作的大數(shù)據(jù)特征逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，高校檔案數(shù)量、種類(lèi)日漸增多，對(duì)檔案的處理速度提出了新要求，高校檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。因此，高校檔案管理工作人員應(yīng)積極探究在大數(shù)據(jù)條件下優(yōu)化檔案工作的措施，改進(jìn)檔案管理工作的模式，提升高校檔案管理工作的效率與質(zhì)量，保證高校檔案工作能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1 大數(shù)據(jù)概述

隨著信息社會(huì)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)到來(lái)，給各個(gè)領(lǐng)域的改革創(chuàng)新提供了便利條件，帶來(lái)了更多的發(fā)展機(jī)遇，促進(jìn)了社會(huì)科學(xué)技術(shù)的普及應(yīng)用，提高了人們的生活質(zhì)量。大數(shù)據(jù)指規(guī)模巨大的數(shù)據(jù)，可以理解為巨量的資料信息，是IT產(chǎn)業(yè)與云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)深入發(fā)展的必然產(chǎn)物，標(biāo)志著一次科技的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)具有價(jià)值高、類(lèi)型多樣、處理速度快、數(shù)據(jù)體龐大的特征，能夠利用先進(jìn)的信息技術(shù)更加專(zhuān)業(yè)、快速地處理和加工數(shù)據(jù)資源，充分挖掘數(shù)據(jù)資源的核心價(jià)值，提升資源利用率。

大數(shù)據(jù)既是一種技術(shù)手段，也是一種技術(shù)理念，從目前情況來(lái)看，仍有一部分人沒(méi)有全面認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，存在認(rèn)識(shí)偏差誤區(qū)，在實(shí)際應(yīng)用中采取傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理思維、處理方式，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)只是形式化的存在，無(wú)法充分發(fā)揮出自身的作用價(jià)值。高校檔案館中包含各種科研計(jì)算數(shù)據(jù)、教學(xué)資源、人事資源信息、學(xué)校發(fā)展歷程等，是名副其實(shí)的“數(shù)據(jù)大戶”，因此，推進(jìn)高校檔案館應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)檔案館規(guī)范化建設(shè)發(fā)展的必由之路。

2 高校檔案館大數(shù)據(jù)的特征

我國(guó)高校在發(fā)展過(guò)程中，涉及各種各樣的數(shù)據(jù)信息，日積月累形成了海量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)直觀反映了高校的建設(shè)發(fā)展情況，是高校信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容。在新時(shí)代背景下，高校檔案館緊隨時(shí)代變化腳步，推進(jìn)了檔案資源的規(guī)范化建設(shè)，呈現(xiàn)出明顯的大數(shù)據(jù)特征。

2.1 館藏?cái)?shù)字化檔案信息資源具有重大價(jià)值

高校檔案館中具有豐富的館藏資源，這些原生、權(quán)威、可靠真實(shí)的檔案資源對(duì)于高校運(yùn)營(yíng)與發(fā)展十分重要，具有巨大價(jià)值，是高校無(wú)形的寶貴財(cái)富。近年來(lái)，各大高校加大了鑒定和監(jiān)管檔案信息資源質(zhì)量與品質(zhì)的工作力度，取其精華，去其糟粕，推進(jìn)了檔案資源的整合與共建共享，使高校檔案資源具有很高的保存價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。

2.2 館藏?cái)?shù)字化檔案信息資源品種多樣化

目前，我國(guó)高校檔案館檔案資源不僅包括紙質(zhì)材料的實(shí)體檔案材料，還包括品種多樣的電子檔案資源、數(shù)據(jù)資源和多樣化載體的聲音圖像檔案資源，由于各個(gè)高校數(shù)字檔案資源存在一定的差異性，加之來(lái)源大不相同，導(dǎo)致高校的數(shù)字化檔案資源隨著時(shí)代發(fā)展呈現(xiàn)復(fù)雜、多樣的發(fā)展趨勢(shì)。

2.3 數(shù)字化檔案信息資源豐富

在信息大爆炸的社會(huì)背景下，檔案館成為大部分信息資源的終極“居住地”，隨著高校檔案館儲(chǔ)存量的不斷增加，檔案館館藏生成了豐富的數(shù)字化檔案信息資源，工作人員利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片、音像。通過(guò)文本掃描等多種途徑轉(zhuǎn)化成電子檔案信息，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案館在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的蓬勃發(fā)展。

3 高校檔案館規(guī)范化建設(shè)的必要性

（1）高校檔案館規(guī)范化建設(shè)是時(shí)代變化的需求。大數(shù)據(jù)涉及領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，高校利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，不斷提高高校檔案管理工作的效率，方便了學(xué)生的學(xué)習(xí)。傳統(tǒng)檔案管理是利用紙制品進(jìn)行記錄，這種管理方式效率低，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，經(jīng)常出現(xiàn)丟失檔案文件的情況。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用規(guī)范化的產(chǎn)物對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以有效避免這些問(wèn)題，對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，不僅不會(huì)出現(xiàn)丟失檔案的問(wèn)題，還會(huì)提高對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)整理的工作效率。

（2）科學(xué)管理檔案是信息時(shí)代的必然選擇。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案對(duì)每個(gè)高等學(xué)校，甚至每一個(gè)工作人員，都具有重要作用。在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，需要聘請(qǐng)大量的工作人員進(jìn)行分類(lèi)整理，工作十分枯燥復(fù)雜，檔案丟失情況頻發(fā)，十分不安全，對(duì)檔案進(jìn)行抽樣檢查也十分困難。高校是給國(guó)家輸入新鮮血液的重要領(lǐng)地之一，不科學(xué)的檔案整理將對(duì)國(guó)家資源造成巨大浪費(fèi)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校應(yīng)提供先進(jìn)的科學(xué)管理方案，規(guī)范高校檔案館的工作，提高檔案收集整理的速度；檔案管理過(guò)程要透明化，讓學(xué)生可以在任何情況下都可以對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。

4 高校檔案館規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策

雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)給高校檔案館工作提供了一定便利條件，帶來(lái)了改革發(fā)展的機(jī)遇，但同時(shí)也對(duì)檔案館建設(shè)提出了更高的要求，加大了檔案館的工作難度。因此，高校檔案館只有抓緊大數(shù)據(jù)機(jī)遇，加強(qiáng)檔案館規(guī)范化建設(shè)力度，明確建設(shè)要點(diǎn)，才能夠充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮出檔案館資源的價(jià)值。

4.1 從實(shí)際出發(fā)，重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案館規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是保障檔案館工作順利開(kāi)展的前提基礎(chǔ)。因此，高校要立足于教育工作的本質(zhì)要求，從高校辦學(xué)實(shí)力、教研水平、師資力量、人才培養(yǎng)等實(shí)際情況出發(fā)，意識(shí)到檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要性和必要性，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，推進(jìn)檔案管理的改革創(chuàng)新，創(chuàng)造良好、完善的軟硬件檔案館工作環(huán)境條件，確保工作人員可以順利進(jìn)行規(guī)范化管理，提升檔案資源的利用率，為高校發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

4.2 更新管理理念，完善制度建設(shè)

建立健全的規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理工作必不可少的環(huán)節(jié)，有些高校檔案室領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)管理理念的影響，仍舊沿用一成不變的陳舊規(guī)章制度，制度內(nèi)容與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)，無(wú)法激發(fā)工作人員的工作積極性，沒(méi)有體現(xiàn)出制度的有效性與規(guī)范性，導(dǎo)致檔案管理工作的效果差強(qiáng)人意，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必會(huì)影響檔案資源價(jià)值，不利于高校的長(zhǎng)足發(fā)展。因此，高校檔案室領(lǐng)導(dǎo)要更新管理理念，樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維，并將這一思維融入制度建設(shè)中，制定出科學(xué)可行的規(guī)章制度，保證制度的強(qiáng)制性、權(quán)威性和規(guī)范性；工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行制度落實(shí)工作，通過(guò)健全工作檢查、監(jiān)督、獎(jiǎng)懲等保障機(jī)制提升工作人員的責(zé)任心和自覺(jué)性，推進(jìn)高校檔案工作的規(guī)范發(fā)展。

4.3 與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新，促進(jìn)檔案資源應(yīng)用

創(chuàng)新是各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域改革發(fā)展的原動(dòng)力，高校檔案室也不例外。隨著時(shí)代的不斷變化，高校檔案管理工作不能止步不前，否則會(huì)被社會(huì)淘汰，無(wú)法發(fā)揮出檔案工作的積極作用。因此，高校檔案館要重視紙質(zhì)檔案材料與數(shù)字化檔案材料的管理工作，進(jìn)一步歸納、分類(lèi)、整合所有檔案資源，加強(qiáng)對(duì)用戶實(shí)際需求的了解，靈活使用大數(shù)據(jù)便捷的信息處理功能，提供高質(zhì)量的檔案工作服務(wù)，滿足用戶需求。在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)手段，提升數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，全面提升檔案管理工作水平，促進(jìn)檔案信息資源的有效應(yīng)用。

4.4 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍

檔案工作人員是開(kāi)展高校檔案館工作的直接執(zhí)行者，其服務(wù)意識(shí)、綜合素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)水平直接影響高校檔案館的建設(shè)發(fā)展。因此，高校檔案館要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍。一方面，積極面向社會(huì)招聘高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人才，為檔案工作注入新的活力，創(chuàng)新工作模式；另一方面，定期開(kāi)展檔案館工作人員的教育培訓(xùn)工作，將大數(shù)據(jù)思維牢牢樹(shù)立在工作人員心中，讓工作人員可以掌握更多先進(jìn)的信息技術(shù)，豐富工作經(jīng)驗(yàn)，提升服務(wù)意識(shí)，成為推進(jìn)檔案館建設(shè)發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，在檔案工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

4.5 緊抓安全體系建設(shè)，保障資源安全完整

考慮到大數(shù)據(jù)具有信息涉及范圍廣、信息量巨大、數(shù)據(jù)量龐大等特征，一旦沒(méi)有科學(xué)規(guī)范引用，很容易引起數(shù)據(jù)泄露、檔案資源丟失等問(wèn)題，甚至帶來(lái)嚴(yán)重的后果。為了有效避免這些問(wèn)題，高校檔案館必須要落實(shí)檔案管理安全體系建設(shè)，保護(hù)學(xué)生的隱私信息，更規(guī)范地采集、存檔、使用檔案資源。只有建立起牢固安全的防護(hù)體系，才能應(yīng)用新方法和新技術(shù)開(kāi)展檔案工作。此外，加強(qiáng)安全預(yù)警機(jī)制建設(shè)，并不斷更新完善這一機(jī)制，避免出現(xiàn)安全漏洞問(wèn)題，保障資源的安全性與完整性。

5 結(jié) 語(yǔ)

高校檔案館要以開(kāi)放、包容、積極的態(tài)度來(lái)迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代，正視大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校應(yīng)結(jié)合自身檔案館建設(shè)的實(shí)際情況，重視建設(shè)中存在的不規(guī)范問(wèn)題，明確建設(shè)要點(diǎn)，采取有效措施發(fā)揮大數(shù)據(jù)的特征優(yōu)勢(shì)，科學(xué)合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)推進(jìn)檔案館規(guī)范化建設(shè)，從而提升檔案工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值，促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

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