高校大型儀器設(shè)備檔案管理的實(shí)踐與探索

王文君, 劉淑云, 劉洪顏

(山東大學(xué) 資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部, 山東 濟(jì)南 250100)

大型儀器設(shè)備檔案管理是高校儀器設(shè)備管理工作的重要組成部分,是評(píng)價(jià)儀器技術(shù)性能的基本依據(jù),是衡量儀器使用效率和效益的基礎(chǔ),也是考核實(shí)驗(yàn)人員專業(yè)技術(shù)水平的指標(biāo)之一。加強(qiáng)對(duì)大型儀器設(shè)備檔案的管理不僅可以提高設(shè)備檔案質(zhì)量,還有助于延長設(shè)備使用壽命、擴(kuò)展設(shè)備使用功能、擴(kuò)大設(shè)備使用范圍、開發(fā)新的實(shí)驗(yàn)技術(shù)等[1]。近年來,隨著國家對(duì)高等教育資源的大力投入,高校儀器設(shè)備的種類、數(shù)量和質(zhì)量均有所提高。儀器設(shè)備資產(chǎn)的快速增長,也對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理提出了更高的要求。因此,在“雙一流”建設(shè)的新時(shí)期和新形勢下,研究如何管好、用好大型儀器設(shè)備檔案資源是高校設(shè)備管理工作必須面對(duì)和思考的重要課題。

1 學(xué)校近年來大型儀器設(shè)備情況

隨著國家對(duì)高等教育的大力投入,以及“211工程”和“985工程”的有效實(shí)施,高校儀器設(shè)備特別是大型儀器設(shè)備數(shù)量進(jìn)入了快速增長期。以山東大學(xué)2000年—2017年10萬元以上大型儀器設(shè)備購置情況為例,大型儀器設(shè)備在數(shù)量和金額上呈逐年上升的趨勢(見圖1),截至2017年,我校單價(jià)10萬元以上的大型儀器設(shè)備總量為2 761臺(tái)件,總價(jià)值約12億元,其中進(jìn)口免稅大型儀器設(shè)備為1 279臺(tái)件,總價(jià)值6億余元,與2000年設(shè)備情況相比,設(shè)備總臺(tái)件數(shù)和總金額分別增長了18倍和26倍。

圖1 2000年—2017年山東大學(xué)大型儀器設(shè)備按金額分段存量分布圖

高校大型儀器設(shè)備擁有量的迅速增長必然帶來檔案資料的同步增長,傳統(tǒng)儀器設(shè)備檔案模式已無法滿足高校“雙一流”建設(shè)發(fā)展的需求。通過研究大型儀器設(shè)備檔案創(chuàng)新管理策略,將“死”檔案變成“活”資源,不僅能有效提升檔案管理質(zhì)量和管理效率,最大限度地利用好檔案資源,為高校大型儀器設(shè)備論證和儀器設(shè)備功能開發(fā)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐,還對(duì)提升高校整體資產(chǎn)管理水平具有極其重要的意義。

2 大型儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

(1) 管理制度不健全,工作職能不明晰。科學(xué)有效的管理制度是設(shè)備檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。部分高校雖然在檔案的宏觀管控方面制定了相對(duì)完善的規(guī)章制度,但并未建立起針對(duì)大型儀器設(shè)備檔案的管理辦法。隨著高校大型儀器設(shè)備數(shù)量的增加和價(jià)值的增高,設(shè)備主管部門對(duì)設(shè)備購置和使用愈加重視,但卻忽略了大型設(shè)備檔案資源的價(jià)值優(yōu)勢和服務(wù)潛能。日常工作中隨著大型儀器設(shè)備的購置、建賬、維修、報(bào)廢等業(yè)務(wù)程序的開展,因缺乏完善的規(guī)章制度,造成設(shè)備檔案管理人員工作職能不明晰,工作流程不明確,材料收集不及時(shí),在檔案業(yè)務(wù)鏈的產(chǎn)生環(huán)節(jié)無章可循、無據(jù)可依,對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文字、數(shù)字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料和配套的電子文檔存放無規(guī)范[2-4],設(shè)備檔案材料不完整。延伸到檔案資源使用環(huán)節(jié)便會(huì)造成檔案資料查詢困難、設(shè)備故障處理不及時(shí)、大型儀器設(shè)備重復(fù)購置等問題。

(2) “信息孤島”嚴(yán)重,歸檔整理工作滯后。高校大型儀器設(shè)備具有種類多、數(shù)量大，且分布散的特點(diǎn),使得大型儀器設(shè)備檔案的高效管理存在困難。大型儀器設(shè)備在整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的大量信息以不同方式和形式分散保存在不同的部門中,雖然各部門都有自己的管理流程和管理方式,但由于部門之間缺乏高效的互聯(lián)信息渠道,造成“信息孤島”嚴(yán)重,使得大型儀器設(shè)備檔案的收集、分類、整理、編目和保存等基礎(chǔ)性工作嚴(yán)重滯后。信息化程度不高已經(jīng)成為制約檔案管理、開放和利用的瓶頸,信息資源閉塞所產(chǎn)生的設(shè)備檔案資源利用率低、設(shè)備重復(fù)購置、檔案信息無法實(shí)時(shí)跟蹤管理、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不全和用戶借閱困難等諸多問題,不可避免地導(dǎo)致檔案管理缺乏時(shí)效性、科學(xué)性和高效性[1,5-6]。

(3) 服務(wù)能力有限,綜合管理水平不高。當(dāng)前部分高校的設(shè)備主管部門并沒有配備專職的檔案管理人員,兼職檔案管理人員在工作中積極性不高,責(zé)任感不強(qiáng),檔案專業(yè)知識(shí)不足,專業(yè)服務(wù)能力有限,全程管理意識(shí)欠缺,缺乏自我主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力和對(duì)檔案資源利用的研究和探索[7-9]。加之學(xué)校對(duì)大型設(shè)備檔案管理重視度不夠,沒有形成常態(tài)化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)交流活動(dòng),從而造成設(shè)備檔案管理人員對(duì)學(xué)校檔案政策解讀不準(zhǔn)確,檔案歸存不精細(xì),工作職責(zé)和內(nèi)容不明晰,工作中無法正確把握設(shè)備全生命周期業(yè)務(wù)鏈中的關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn),致使一些具有保存價(jià)值的材料未能及時(shí)存儲(chǔ),檔案管理工作不持續(xù)、不穩(wěn)定,人員流動(dòng)性大且工作交接不清楚,難以形成良好的大型設(shè)備檔案管理和服務(wù)機(jī)制。

(4) 檔案成果不突出,共享使用效益差。目前大部分高校的大型儀器設(shè)備檔案管理僅停留在收集和整理階段,并沒有形成典型的檔案成果,學(xué)校在大型設(shè)備的采購、功能開發(fā)和利用、維修維護(hù)和保養(yǎng)等方面也并沒有充分發(fā)揮大型設(shè)備檔案資源的服務(wù)潛能。此外,檔案管理服務(wù)人員在完成基礎(chǔ)的檔案收集歸檔工作后,也并不重視檔案的宣傳推廣和深度開發(fā)利用工作[10-12],由此造成一方面用戶不了解現(xiàn)存設(shè)備檔案情況,如不清楚大型設(shè)備檔案歸檔內(nèi)容,不了解大型設(shè)備檔案查詢和調(diào)閱方法,不確定哪些業(yè)務(wù)可以借助檔案資源提供數(shù)據(jù)和材料支撐; 另一方面檔案管理流于形式,未能形成科學(xué)的管理體制和業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)機(jī)制,也沒有形成大型設(shè)備檔案管理理論和成果使用模式,管理理念和管理方式落后,無法與新時(shí)期高校教育事業(yè)發(fā)展需求相適應(yīng)。

3 提高大型儀器設(shè)備檔案管理水平的策略

3.1 實(shí)施“項(xiàng)目制”管理,完善檔案管理制度體系

大型儀器設(shè)備檔案借助 “項(xiàng)目制”管理,聯(lián)動(dòng)相關(guān)部門,推行設(shè)備管理專家委員會(huì)制和首席責(zé)任制。專家委員會(huì)負(fù)責(zé)檔案建設(shè)規(guī)劃、功能定位和管理機(jī)制制定,同時(shí)參與重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型儀器設(shè)備購置論證。各協(xié)同部門首席責(zé)任人負(fù)責(zé)指導(dǎo)設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)、制定培訓(xùn)方案、組織對(duì)外交流活動(dòng)等。通過 “項(xiàng)目制”管理對(duì)大型儀器設(shè)備檔案專項(xiàng)建設(shè)、跨部門協(xié)作打破部門壁壘,提升管理水平和溝通效率。 2018年學(xué)校以完善“山東大學(xué)大型儀器設(shè)備管理辦法”為切入點(diǎn),結(jié)合新形勢下資產(chǎn)管理模式和“放管服”要求,完善了大型儀器設(shè)備檔案管理制度體系。不僅明確了大型儀器設(shè)備檔案管理組織體系,建立起主管部門和二級(jí)單位的聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制,還明確了大型儀器設(shè)備檔案歸檔原則和范圍,通過線上和線下相結(jié)合形式規(guī)范管理,確保儀器設(shè)備檔案建設(shè)和管理始終支持和配合“雙一流”建設(shè)發(fā)展方向。

3.2 構(gòu)建“全生命周期”管理平臺(tái),優(yōu)化檔案管理工具

2018年學(xué)校以用戶需求為路標(biāo),聚焦問題,再造流程,構(gòu)建了集成大型儀器設(shè)備檔案的全生命周期資產(chǎn)管理服務(wù)信息系統(tǒng),并借助移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)完成了計(jì)算機(jī)網(wǎng)頁系統(tǒng)與手機(jī)微信公眾號(hào)的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng),系統(tǒng)可根據(jù)采購設(shè)備價(jià)值自動(dòng)判斷儀器設(shè)備歸檔范圍,聯(lián)動(dòng)大型儀器設(shè)備全生命周期的上下游鏈條的各業(yè)務(wù)子模塊,將大型儀器設(shè)備電子檔案信息自動(dòng)進(jìn)行存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì),實(shí)現(xiàn)了大型儀器設(shè)備檔案的全生命周期管理,圖2所示為全生命周期視域下大型儀器設(shè)備檔案目錄。設(shè)備檔案資源可存儲(chǔ)在檔案管理模塊中供相關(guān)業(yè)務(wù)人員隨時(shí)調(diào)閱、即時(shí)共享。

圖2 全生命周期視域下大型儀器設(shè)備檔案目錄

3.3 借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù),推進(jìn)檔案管理智能化

在國家積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略背景下,大型設(shè)備檔案管理通過“互聯(lián)網(wǎng)+移動(dòng)互聯(lián)”技術(shù),以移動(dòng)客戶端(App)和微信公眾號(hào)等形式向用戶提供多元化的在線服務(wù)渠道,讓用戶能隨時(shí)獲取設(shè)備檔案資訊,增加用戶對(duì)大型設(shè)備檔案的認(rèn)知度; 采用“互聯(lián)網(wǎng)+信息系統(tǒng)”,將大型儀器設(shè)備檔案業(yè)務(wù)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)打通,把信息孤島連接起來,化解掉傳統(tǒng)的制約環(huán)節(jié),創(chuàng)建一個(gè)開放的生態(tài)體系,打破檔案管理人員在數(shù)據(jù)搜集匯總時(shí)的困境,對(duì)大型儀器設(shè)備全業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息進(jìn)行自動(dòng)匯總; 利用“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”技術(shù),建立檔案大數(shù)據(jù)輔助科學(xué)決策和智能化管理機(jī)制,在合理的時(shí)間對(duì)產(chǎn)生的檔案信息資源進(jìn)行獲取、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、分析和整理,進(jìn)而利用大數(shù)據(jù)分析結(jié)果輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和合理性,同時(shí)促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、精準(zhǔn)化和高效化[13-14]。

3.4 引入O2O服務(wù)模式,提升檔案管理服務(wù)效率

O2O服務(wù)模式(online to offline,線上到線下)是基于互聯(lián)網(wǎng)思維并通過技術(shù)手段對(duì)服務(wù)體驗(yàn)的一種創(chuàng)新,它將線上的技術(shù)性優(yōu)勢與線下的人性化服務(wù)有機(jī)融合,打破傳統(tǒng)的信息壁壘,優(yōu)化資源配置,最大程度地提升消費(fèi)體驗(yàn),滿足用戶需求[15]。鑒于檔案唯一性和原始性的特殊屬性,使得檔案線下管理成為必然。借助檔案O2O管理模式(見圖3),把網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢與檔案服務(wù)工作有效結(jié)合起來,不僅可以節(jié)約人力和物力,還可有效提高檔案管理效率和使用率,改善檔案服務(wù)效果。線下服務(wù)作為整個(gè)檔案O2O服務(wù)的基礎(chǔ),為保證線上檔案服務(wù)和線下檔案服務(wù)的有效聯(lián)動(dòng),應(yīng)要求檔案管理人員持續(xù)加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí),不斷豐富線上服務(wù)渠道,提高線上需求反饋,使在線服務(wù)不流于形式; 扎實(shí)線下服務(wù)基礎(chǔ),提升線下服務(wù)能力,減少用戶現(xiàn)場等待時(shí)間[16]。借助O2O管理模式,優(yōu)化檔案服務(wù)理念,完善檔案服務(wù)方式,全面提升服務(wù)效能。

圖3 檔案O2O管理模式

3.5 聯(lián)動(dòng)績效考評(píng),激發(fā)檔案管理人員積極性

實(shí)踐證明,一切物質(zhì)因素只有通過人的因素才能加以開發(fā)利用。大型儀器設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)和線下檔案面對(duì)面的服務(wù)都離不開專業(yè)化的檔案管理人員。山東大學(xué)通過修訂大型儀器設(shè)備績效考評(píng)與激勵(lì)辦法,將檔案管理作為大型儀器設(shè)備管理考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容,考核結(jié)果不僅與人事職務(wù)職稱晉升掛鉤,還將作為實(shí)驗(yàn)室先進(jìn)集體和個(gè)人評(píng)選的重要參考指標(biāo),由此鼓勵(lì)設(shè)備管理人員積極、認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開展檔案管理工作,在調(diào)動(dòng)其積極性的同時(shí)，促進(jìn)管理人員主動(dòng)提高自身業(yè)務(wù)水平,積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流,通過不斷的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)積累,提升大型儀器設(shè)備檔案管理綜合服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

大型儀器設(shè)備檔案是高校整個(gè)檔案工作的重要組成部分,是儀器設(shè)備管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。大型儀器設(shè)備檔案的全生命周期管理涉及業(yè)務(wù)鏈多,參與人員分散,產(chǎn)生數(shù)據(jù)量大,搜集和歸檔時(shí)間跨度長。通過對(duì)現(xiàn)行大型儀器設(shè)備檔案管理存在的問題進(jìn)行梳理,借助全生命周期和信息化管理思維提出相應(yīng)的創(chuàng)新管理策略,有效推進(jìn)高校大型儀器設(shè)備檔案管理水平現(xiàn)代化和檔案資源共享能力最大化。新形勢下,高校大型儀器設(shè)備檔案的管理應(yīng)在繼續(xù)鞏固和提升檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上,不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),聚焦用戶需求,積極借助現(xiàn)代化的管理手段推廣好、管理好和使用好設(shè)備檔案資源,將高校大型儀器設(shè)備檔案的管理和服務(wù)水平推向新高度。