新時期踐行檔案接收重實效思想探析

摘 要 在新的歷史時期，黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，把檔案接收工作重實效納入了檔案在新的歷史時期發(fā)展四個方針之一，對標檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展要求，必須加強檔案接收重實效的理解，提出加強檔案接收工作相關的前期調(diào)查與研究；加強檔案接收工作過程培訓、指導、監(jiān)督與檢查；制定檔案接收工作事項的考核指標體系，加強事項考核；建立和暢通檔案接收工作相關的信息反饋機制等。

關鍵詞 新時期 檔案接收 實效性、探析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

2017年12月，中共中央辦公廳副主任陳世炬在全國檔案局（館）長會議上講話時提出檔案工作要堅持“增量重民生、存量重開放、接收重實效、開放重成效”的四個堅持方針，把“接收檔案重實效”納入了國家在新的歷史時期發(fā)展堅持的四項堅持方針內(nèi)容之一，它體現(xiàn)了在新的歷史時期黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的新要求與新期望，是國家檔案事業(yè)新時代發(fā)展的新任務，為我們檔案人員在新的歷史時期從事檔案工作指明了高瞻遠矚的新思路與新舉措。

1檔案接收重實效的理解

根據(jù)《檔案管理學基礎》（陳兆祦等主篇）“所檔謂檔案的收集按照檔案形成的規(guī)律，把分散的文件接收、征集、集中起來?！钡年U述，檔案收集包括檔案接收與檔案征集等形式與內(nèi)容，檔案接收是檔案收集的一種主要形式或者內(nèi)容。根據(jù)“檔案接重實效”講話的會議背景，作者認為，檔案接收重實效主要指地方檔案綜合檔案館對同級單位檔案的收存管理工作。同時根據(jù)“在俄國、法國、美國等一些檔案學著作和檔案工作條例中，也常使用文件、檔案的“補充”、集中或接收等詞”闡述，檔案接收就是檔案的收集。因此，檔案接收重實效指檔案主體（檔案部門和個人）在從事檔案接收工作時注重該項工作實施的可行性和實施效果目的性與績效性。本文的檔案接收重實效主要根據(jù)2017年12月全國局（館）長講話精神內(nèi)涵研究各級各類綜合檔案館在從事檔案接收時根據(jù)國家關于檔案接收的相關規(guī)定、規(guī)范和要求，創(chuàng)新開展工作，制定出切合實際的方案、辦法、制度，采取符合時代發(fā)展要求的相關方式、方法與手段，完成檔案接收任務，達成工作預定效果，為檔案館后續(xù)強有力的各項融合發(fā)展提供豐富、翔實資源保障。檔案接收工作重實效包含以下內(nèi)容：一是接收工作實施的可行性。指接收工作實施方案創(chuàng)意、設計、理念及其操作的可行性。通常情況下，檔案館都會根據(jù)國家檔案事業(yè)發(fā)展的方針、政策，地方政府各項事業(yè)發(fā)展對檔案工作提出的協(xié)同要求，結合檔案館以往的工作經(jīng)驗與創(chuàng)新發(fā)展思路制訂詳實，具體的接收工作方案，其主要內(nèi)容包括檔案接收的依據(jù)、標準、規(guī)范、質(zhì)理、時間、內(nèi)容范圍、實現(xiàn)的預期目標等要求元素。檔案館接收工作的可行性實際上是這些構成元素與維度可行性的綜合體現(xiàn)。二是實施效果目的達成性。檔案接收工作的實施效果主要指該項工作過程中及完成后達到的目的與實現(xiàn)的目標。檔案館接收檔案的目的分直接目的與深遠目的，直接目的是完成職責任務，實現(xiàn)檔案的集中管理、保管與提供利用，深遠目的就是豐富檔案資源，優(yōu)化資源結構，建立地方信息中心與信息高地，實現(xiàn)地方檔案及檔案工作的智慧化、彰顯檔案事業(yè)的智慧效益。本文討論的檔案館接收的效果達成性主要指接收檔案深遠目的的達成性，即檔案接收工作效果與國民、社會對檔案工作發(fā)展要求的達成度。目前，國家和社會對檔案工作發(fā)展的要求是全面滿足國民美好生活對檔案信息的需求。

2檔案接收重實效策略提出背景

檔案接收工作是檔案收集工作的主要內(nèi)容，是守望歷史記憶的重要手段，是豐富、完善和重構人類記憶的前提和基礎，是建立檔案事業(yè)資源體系的主要方式與方法之一，但是由于種種原因，我們目前的檔案接收工作存在著種種問題。一是收集范圍操作難度大、缺乏針對性。我們現(xiàn)在制定的檔案接收范圍基本都是框架結構式的，以分類范圍的方式呈現(xiàn)給各相關單位，各相關單位憑該范圍自行理解和細分具體的移交范圍。同時各單位制定出的移交范圍也是檔案人員擬定的，真正了解全校職能的部門或者人員并未參與，所以在檔案接收過程中難于把握檔案的具體接收內(nèi)容。操作起來相當難，后果就是導致該進館的檔案未進館，不該進館的進館保存了，造成檔案資源的浪費和損失。二是接收范圍的檔案價值界定難以有效把握。對檔案價值界定結果的處置行為有兩種，另一種判定保管期限，決定不同重要程度檔案的安保程度與條件，一種是判定續(xù)存還是銷毀，決定檔案的生與死。由于檔案價值鑒定的難度大，導致了些許永久保存的，被納入30年或者10年保存，一些本該納入30年或者10年保存的，誤判為永久進行保存，給國家的檔案資源造成了極大損失與資源浪費。三、接收進館的時間不及時。按照《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》和《國家檔案館工作通則》的相關規(guī)定，各級檔案館接收檔案的時限要求各不相同，最短的時間也要在檔案形成單位保存10年以上，這10年雖然滿足了檔案形成單位的管理參考使用需求，發(fā)揮了檔案的參考憑證價值，但也忽略了檔案內(nèi)涵的歷史文化價值元素，抑制了檔案的文化功能，人為延緩了檔案歷史文化價值的功能發(fā)揮。四是檔案接收標準的超前性與苛刻性。為了便于管理，各檔案館對檔案接收通常采用最新標準，要求移交單位嚴格按照目前的相關標準進行規(guī)范整理。導致新舊標準矛盾引起的問題大量產(chǎn)生，既給檔案移交單位增加了額外的勞動量與難度，同時也給檔案接收單位帶來了指導與檔案接收的難度，影響著該項工作的正常推進。如目前要求各單位移交檔案必須“雙套制”。五是民生對檔案資源需求的激增。隨著國家的政治、經(jīng)濟、文化等的全面提升，國民的民主意識與檔案意識得到了極大的提升，他們渴望了解歷史，了解事實，把自己的個體行為與活動自主地與國事相結合，因此，國民對記錄國事發(fā)展經(jīng)歷的檔案資源需求愿望越來越強烈，利用檔案的積極性與主動性越來越高。鑒于此，國家對新時期檔案事業(yè)發(fā)展提出了檔案接收重時效的重要指示。

3檔案接收重實效的策略

檔案事業(yè)為了獲得在新的歷史時期的創(chuàng)新發(fā)展，必須積極主動地按照黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的要求，主動作為，創(chuàng)新作為，積極謀劃，精心布置，確保檔案事業(yè)的每一項工作落到實處，獲得實效。

3.1作好檔案資源調(diào)查與研究

1931年，毛澤東提出“不做調(diào)查沒有發(fā)言權，不做正確的調(diào)查同樣沒有發(fā)言權"。我們從事檔案接收工作也一樣，不對接收進館檔案資源的詳細、周密的調(diào)查與研究，無法形成針對性強，可操作性的接收方案。

移交單位檔案資源情況調(diào)查與研究。調(diào)查研究的內(nèi)容包括檔案資源的存在數(shù)量、保管狀況、形成時間、資源結構、人員數(shù)量、技術水平、工作任務、設施設備、領導重視程度、資金投入、日常利用、利用類型、利用效益等。調(diào)查研究的方式多樣化，可以采用深入所在區(qū)域和單位內(nèi)部進行走訪，也可以深入實地查看等方式方法進行調(diào)查研究。

3.2制定可行性接收方案

有實效性的接收方案應該是檔案移交單位和接收單位的共同智慧結晶，是檔案接收工作的指導性文件，是該項工作獲得實效的依據(jù)，通常情況下，可行性方案具備以下特性。

（1）宏觀性與微觀性相結合，其中微觀性為主。宏觀性主要指適用于所有移交單位的相關規(guī)范、標準與要求。微觀性主要針對于履行職能的某個具體單位，根據(jù)其具體職能個性制定的接收方案。

（2）全面性與系統(tǒng)性相結合。全面性包括理論性與實踐操作性相結合，以操作性為主。

（3）常規(guī)性與機動性相結合，以常規(guī)性為主等。同時方案可行與否的關鍵還包括方案制定參與主體的全面性，為了確保該方案的可行性與有效性，要求制定該方案時，務必要求把檔案移交單位的核心職能部門（辦公室或者綜合科）納入成員隊伍之中，確保該方案涉及內(nèi)容的全面覆蓋性。

3.3作好檔案接收工作前期培訓與過程培訓、指導、監(jiān)督

為了確保檔案資源接收質(zhì)量，獲得實效，檔案接收單位必須做好該項工作的前期培訓與過程指導、監(jiān)督。

3.3.1培訓

主要培訓檔案移交的相關標準與規(guī)范，講清相關的重難點，學會相關的操作規(guī)范。培訓的方式以實踐操作為主，理論教授輔之。同時也要加強檔案接收工作方案的培訓，力爭將接收方案內(nèi)化心，作為檔案接收工作行為指南，外化于行，作為檔案接收方案的行為體現(xiàn)。

3.3.2加強指導與監(jiān)督

過程指導內(nèi)容包括檔案移交要求的相關規(guī)范、標準的理解、認識、與執(zhí)行的方式、方法及操作技能，是檔案接收效果的強力保證。監(jiān)督是檔案接收規(guī)范與標準獲得全面貫徹與落實的有效手段。包括監(jiān)督標準與規(guī)范的落實，方案執(zhí)行等，因此，在從事檔案接收工作過程中，檔案管理部門相關人員必須要扎根工作一線，全程參與檔案移交工作，全面履行過程管理職責，確保檔案整理質(zhì)量和整項工作有序推進與按時完成。

3.4作好檔案接收工作質(zhì)量考核指標體系

檔案接收考核指標體系是從事檔案接收工作的直接依據(jù)，其內(nèi)容涉及面廣泛，包括組織機構、人員、制度、規(guī)范、標準、資金和設施設備投入、社會效益與經(jīng)濟效益情況等，考核指標體系堅持以量性考核為主，盡量減少主觀評價性考核指標內(nèi)容，確保考核結果相對公平與公正，以期該項工作能夠按照既定目標推進與完成，達到預期的接收效果。

3.5及時作好檔案接收工作信息反饋

為了作好檔案接收工作，確保檔案接收工作取得實效，建立相關的信息反饋機制必不可少，它是該項工作獲得持續(xù)推進與延伸發(fā)展的保證。信息反饋的渠道主要有檔案移交單位、檔案移交人員、檔案指導人員、檔案接收人員、檔案接收單位、檔案利用人員和檔案利用的相關單位等。信息來源采取主動來源原則和開放性原則，不能坐等信息報送或者反映，充分利用各種新媒體加強宣傳和接收，確保反饋信息渠道暢通、信息獲取及時有效等，以此驅(qū)動檔案接收工作向著實效化發(fā)展，為整個社會主義建設事業(yè)發(fā)展提供有效資源保障。

在新的歷史時期，檔案工作適應國家和社會強力發(fā)展的唯一有效方式就是對標發(fā)展檔案資源需求，建立豐富的檔案資源體系和便于利用的檔案利用工作體系，檔案接收工作是前提和基礎，也是關鍵，因此，檔案事業(yè)發(fā)展獲得有效性的前提和基礎是提高檔案接收工作的實效性，接收國家、社會發(fā)展所需和民眾民生所需的檔案資源，盡量體現(xiàn)接收進館資源的豐富性、齊全性、完整性、系統(tǒng)性、有用性、可用性、預見性與益民性等，讓檔案有故事可講，讓民眾有檔案可用和能用，使檔案成為民眾工作、學習、生活不能缺失的資源。

作者簡介：史金瑩（1971.09-），女，湖南長沙人，四川省冶金地質(zhì)勘查局六0一大隊，檔案館員，研究方向：檔案管理實務。

參考文獻

[1] 陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎（第三版）[M].中國人民大學出版社，2005：66.

[2] 第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議.中華人民共和國檔案法[Z].1987-09-05.