精益管理在煤炭企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/高向麗

（作者單位：國家能源神東煤炭集團(tuán)）

（責(zé)任編輯：龐永厚）

煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)不同發(fā)展階段、不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)發(fā)生的重大事件、重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的客觀、真實(shí)記錄，還包括煤礦資源儲(chǔ)量、證件辦理、財(cái)務(wù)憑證、煤炭開采技術(shù)裝備、項(xiàng)目建設(shè)、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、人事管理等核心機(jī)密資料。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化、精益化，神東煤炭集團(tuán)引進(jìn)精益化管理理念，建立了新的檔案管理模式和機(jī)制，提升了企業(yè)檔案管理水平。

一、神東煤炭集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀及與精益管理存在的差距

神東煤炭集團(tuán)檔案室通過加強(qiáng)日常基礎(chǔ)管理,檔案管理工作取得一定實(shí)效,檔案信息和資源優(yōu)勢(shì)得到有效發(fā)揮。但是距離精細(xì)管理、可視管理還有相當(dāng)?shù)木嚯x，主要存在以下問題：

一是員工缺乏精益化管理工作理念。檔案管理存在重保管、輕利用，重保密、輕開發(fā)問題，部分檔案工作人員主要工作精力用于檔案收集保管，對(duì)檔案工作的職責(zé)、任務(wù)、內(nèi)容認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案信息缺乏主動(dòng)挖掘、主動(dòng)研究的意識(shí)；個(gè)別檔案工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，在單位和個(gè)人查閱檔案時(shí)，登記內(nèi)容過于簡(jiǎn)單，局限于檔案利用工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。

二是檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理對(duì)工作人員主觀和專業(yè)性要求很強(qiáng)，而目前神東專兼職檔案員共97人，多數(shù)是非專業(yè)科班出身，對(duì)檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范操作知之甚少，只能從事基礎(chǔ)性檔案管理工作。另外，雖然公司有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是因個(gè)人專業(yè)和能力的差別，最終產(chǎn)生檔案分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象。

三是多種因素導(dǎo)致檔案工作人員主觀能動(dòng)性發(fā)揮不夠。個(gè)別檔案工作涉及跨年度、甚至數(shù)年的各種資料、文檔整理工作，長期、大量的工作容易挫傷檔案工作人員的積極性。同時(shí)，目前神東檔案室工作人員的薪酬待遇，普遍低于同職級(jí)業(yè)務(wù)干部，加之檔案業(yè)務(wù)的單一性，導(dǎo)致檔案工作人員成長進(jìn)步空間狹窄，檔案工作人員的積極性受到挫傷，員工業(yè)務(wù)提升動(dòng)力不足，管理挖潛不足。

四是缺乏細(xì)致可行的工作標(biāo)準(zhǔn)，難以將考核和評(píng)價(jià)落到實(shí)處。當(dāng)前神東檔案室業(yè)務(wù)核心指標(biāo)中，文書檔案管理核心指標(biāo)為檔案收集的及時(shí)性、檔案收集的完整性和檔案整理的差錯(cuò)率，這幾項(xiàng)指標(biāo)可操作性不高，更多依靠檔案員的自發(fā)工作，管理上只能整體掌控，實(shí)質(zhì)上很難按照人和時(shí)間進(jìn)行分解。財(cái)務(wù)檔案管理核心指標(biāo)為檔案收集的及時(shí)性、完整性和檔案整理的差錯(cuò)率，財(cái)務(wù)檔案來源較為單一，形成較為規(guī)范，及時(shí)性、完整性兩項(xiàng)指標(biāo)易于實(shí)現(xiàn)，檔案整理的差錯(cuò)率指標(biāo)受限于工作量，很難核實(shí)?？萍紮n案管理的核心指標(biāo)為過程管控的有效性、檔案移交的及時(shí)性、整理的差錯(cuò)率，三項(xiàng)指標(biāo)基本可實(shí)現(xiàn)量化管理，指標(biāo)方向正確有效，缺陷在于對(duì)質(zhì)量的核查缺乏有效手段。檔案的利用服務(wù)和庫房管理工作核心指標(biāo)為檔案查閱利用的好評(píng)率、查全率、查準(zhǔn)率和巡查的有效性，各項(xiàng)指標(biāo)基本可落實(shí)到位，缺陷在于細(xì)致性條款不夠，不能有效區(qū)別科室內(nèi)人員的工作情況。

二、精益管理在神東煤炭集團(tuán)檔案管理實(shí)踐應(yīng)用的思路和措施

針對(duì)神東煤炭集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀，要應(yīng)用精益化管理方式，探索建立新的檔案工作模式和管理機(jī)制，提升公司檔案工作整體水平。重點(diǎn)從以下五個(gè)方面推進(jìn)實(shí)施。

一是通過精益管理方法實(shí)現(xiàn)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化。貫徹執(zhí)行《檔案法》及實(shí)施辦法，樹立全員責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí)，確保“檔案精益化管理”有法可依、有章可循。成立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化小組，組織對(duì)公司所有檔案管理制度進(jìn)行討論、修訂，分析制度存在的漏洞與問題，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)實(shí)際，因地制宜制定適合本企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度。

二是通過精益管理方法實(shí)現(xiàn)檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化。應(yīng)用精益管理方法，使庫存檔案去粗取精，重組檔案序列，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，科學(xué)界定檔案分類，節(jié)省當(dāng)前和遠(yuǎn)期貯存空間，提高經(jīng)濟(jì)效益。全面分析公司層面和各基層單位歸檔情況，制訂詳細(xì)工作計(jì)劃，進(jìn)行制度討論、制度培訓(xùn)、單獨(dú)檔案知識(shí)輔導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的完善、齊全，為檔案數(shù)字化管理打好基礎(chǔ)。研究檔案開發(fā)利用服務(wù)流程，利用現(xiàn)代化手段多渠道開發(fā)利用檔案，提高檔案的利用率，拓展服務(wù)流程渠道，滿足企業(yè)和員工檔案信息需求。研究庫存檔案內(nèi)容，深挖檔案資源，為檔案查閱者節(jié)省查閱、分析、綜合、總結(jié)等工作時(shí)間，提高服務(wù)效率。加強(qiáng)工程檔案過程管控，規(guī)范和統(tǒng)一檔案員工例會(huì)、檢查、驗(yàn)收的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作方法，使工程檔案的形成和移交與工程實(shí)體契合和同步。運(yùn)用精益管理工具，對(duì)公司歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)、要求、方法等進(jìn)行明確，改善檔案歸檔質(zhì)量差、歸檔不全等情況。

三是通過精益管理方法實(shí)現(xiàn)檔案目視化管理。精益管理追求的是一個(gè)不斷改進(jìn)的動(dòng)態(tài)過程，即“追求目標(biāo)→暴露問題→改進(jìn)活動(dòng)→追求目標(biāo)”，無限循環(huán)，逐漸靠近并實(shí)現(xiàn)理想目標(biāo)。因此，要運(yùn)用精益化管理方法，制訂“檔案工作管理目視板”,全面呈現(xiàn)檔案室全年的工作情況，并對(duì)工作整體進(jìn)度、責(zé)任人及完成情況進(jìn)行定期跟蹤、展示，通過視覺形式傳遞管理信息，提高管理效率。充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部媒體作用，創(chuàng)辦“神東檔案直通車”微信公眾平臺(tái)，拓寬檔案?jìng)鞑デ?，促進(jìn)公司互動(dòng)交流，實(shí)現(xiàn)檔案工作與知識(shí)信息共享，提升檔案系統(tǒng)工作人員整體服務(wù)能力和水平。

四是通過精益管理方法優(yōu)化檔案現(xiàn)場(chǎng)管理。將精益管理的 6S（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全）運(yùn)用在檔案現(xiàn)場(chǎng)管理中，將常用與不常用的檔案分別“整理”出來，處置不可用檔案；開展可用檔案“整頓”工作，按照定容、定量、定位的方式，按歸類、規(guī)則整理，并逐一標(biāo)識(shí)；認(rèn)真“清掃”原檔案占用的工作場(chǎng)所，保持環(huán)境干凈、整潔；在全體檔案工作人員中，反復(fù)灌輸整理、整頓、清掃的標(biāo)準(zhǔn)化步驟，使每一位工作人員樹立“清潔”的檔案管理理念；提高檔案工作人員素養(yǎng)，時(shí)刻保持檔案查閱后及時(shí)歸位、復(fù)原的習(xí)慣；始終堅(jiān)持檔案“安全”理念，嚴(yán)格管控檔案收集、整理、借閱各環(huán)節(jié)，確保檔案安全可控、在控；不斷優(yōu)化檔案工作環(huán)節(jié)、流程，減少管理內(nèi)耗，最終實(shí)現(xiàn) “零差錯(cuò)”“零浪費(fèi)”“零事故”。

五是通過精益管理方法提升檔案工作人員素質(zhì)和能力。創(chuàng)新檔案工作人員管理機(jī)制，將檔案精益管理工作納入單位督辦事項(xiàng)，與科室及人員績(jī)效掛鉤，把“持續(xù)改善”的理念融入職工思維中，推進(jìn)員工自我加壓、自我改進(jìn)、自我超越，確保精益管理落地。注重發(fā)揮檔案管理人員的示范引領(lǐng)作用，做到謀劃、布置、推進(jìn)各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，逐層級(jí)傳遞精益思想與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，營建精益管理的濃厚氛圍。鼓勵(lì)檔案管理創(chuàng)新和提高工效的行為，引導(dǎo)全員積極運(yùn)用精益管理手段，推進(jìn)企業(yè)整體檔案管理水平的提高。提供平臺(tái)幫助檔案工作人員學(xué)習(xí)知識(shí)、提高才能，增強(qiáng)廣大檔案工作人員的責(zé)任感，發(fā)掘他們的才智潛能，使企業(yè)檔案管理工作真正走向精益化。