醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的問題分析及努力方向

文·謝文茹

醫(yī)院在運(yùn)營管理過程中形成了大量的第一手檔案資料，對這些檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以對醫(yī)院發(fā)展起到重要保障作用。隨著檔案管理模式的不斷完善，檔案科學(xué)化管理迫切需要檔案管理進(jìn)入信息化時代。目前，各級醫(yī)院已逐步意識到加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要性，但阻礙檔案信息化建設(shè)的問題依然眾多，值得檔案部門研究和深思。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和醫(yī)療保險制度改革的深入推進(jìn)，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院改革發(fā)展的需要。我院是一個三級甲等醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展，帶動了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的腳步。2017年，我院積極爭創(chuàng)山東省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位，加大了對檔案管理信息化人力、物力、財(cái)力等方面的投入，新增了服務(wù)器，完善了檔案信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子文件的收集和歸檔，建立了全部室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理、檢索查詢、檔案統(tǒng)計(jì)等功能。一方面順利通過了先進(jìn)單位的測評，另一方面也使檔案管理信息化成為醫(yī)院信息化管理的組成部分，大大地提高了醫(yī)院管理服務(wù)水平，滿足了患者對醫(yī)院檔案利用和檢索的更高要求。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的作用日益突顯。首先，醫(yī)院檔案信息化的運(yùn)用大大提高了醫(yī)院檔案的收集、檢索、統(tǒng)計(jì)及利用效率；其次，通過檔案信息化建設(shè)，減少了紙質(zhì)檔案的存儲空間，降低了管理成本和人工投入；再次，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持下，可以構(gòu)建基于醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，通過資源共享提高醫(yī)院工作效率。但針對檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、數(shù)字資源、應(yīng)用系統(tǒng)、信息安全等方面的標(biāo)準(zhǔn)要求，我院檔案信息化建設(shè)的問題還很多，還有很大的提升空間。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的問題分析

（一）對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠

醫(yī)院信息化建設(shè)改變了醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式，優(yōu)化了醫(yī)院管理流程，提高了管理工作效率，讓醫(yī)院受益匪淺。但醫(yī)護(hù)人員對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性仍認(rèn)識不足、重視不夠。在檔案收集工作中，各科室的兼職檔案員受慣性思維支配，仍習(xí)慣延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，只注重紙質(zhì)檔案歸檔，而忽略電子文件的存檔，上傳電子文件的意識不夠，致使電子文件存檔不完整、不系統(tǒng)、不全面，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)始終滯后于醫(yī)院信息化建設(shè)。

（二）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

目前，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，多是根據(jù)醫(yī)院自身信息化建設(shè)的情況來制定，有的是自主研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，有的是軟件公司研發(fā)的檔案管理軟件，也有的是醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)自帶的檔案管理模塊，沒有一個衛(wèi)健系統(tǒng)統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。雖然衛(wèi)生部頒布了《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，但是對醫(yī)院電子檔案管理還沒有出臺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，致使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)形態(tài)各異、標(biāo)準(zhǔn)不一、難以相容，起不到檔案信息化數(shù)據(jù)共享共融的作用。

（三）醫(yī)院檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)欠缺

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，離不開一支高素質(zhì)管理隊(duì)伍的依托。目前，醫(yī)院檔案管理人員普遍年齡結(jié)構(gòu)老化、綜合素質(zhì)參差不齊，有的只熟知檔案管理法律法規(guī)和工作流程，不具備過硬的理論知識和專業(yè)技能；有的能熟練掌握檔案材料的收集、編號、統(tǒng)計(jì)、檢索技能，但不掌握電子檔案管理軟件的使用方法，不能在檔案信息化管理中獨(dú)當(dāng)一面；有的檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有時間和精力去熟悉和掌握檔案信息化管理技能，對檔案工作只是被動應(yīng)付。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的舉施

（一）提高認(rèn)識，保障到位

提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平，首先要提高認(rèn)識，加強(qiáng)保障。醫(yī)院要樹立全員檔案意識，將檔案信息化建設(shè)納入到醫(yī)院信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，同部署、同落實(shí)、同考核。將檔案信息化管理人員納入醫(yī)院信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組中，建立醫(yī)院檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，制定完善的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)制度，給予醫(yī)院檔案信息化建設(shè)人力、物力、財(cái)力等方面的支持和投入，保證資金到位、設(shè)備落實(shí)。其次，要嚴(yán)格落實(shí)工作責(zé)任制，將檔案信息化管理制度納入醫(yī)院管理制度和分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)中，強(qiáng)化各科室兼職檔案員對檔案信息化管理工作的認(rèn)識，提高電子歸檔意識，保證電子檔案材料收集齊全、安全管理。

（二）加強(qiáng)管理，設(shè)施到位

檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施配置，是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必備條件，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)性保障設(shè)施。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件建設(shè)等。其中，基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其它支撐設(shè)備；系統(tǒng)軟件主要是計(jì)算機(jī)運(yùn)行所需的各種程序及有關(guān)文字資料，如檔案管理軟件等。配置完備的檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，一是可以自主從事最基本的檔案數(shù)字化掃描工作。我院在創(chuàng)建檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位時，按照細(xì)則要求，必須實(shí)現(xiàn)一定比例的室藏檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)，但由于我院沒有配備檔案數(shù)字化加工設(shè)備，只能采取社會化服務(wù)方式完成室藏檔案的數(shù)字化任務(wù)，這對于檔案安全造成一定隱患。二是可以將檔案管理軟件與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行有效鏈接，讓檔案信息化管理系統(tǒng)擺脫孤軍奮戰(zhàn)的狀態(tài)，強(qiáng)大檔案信息資源的管理、利用和共享力度。

（三）重視培訓(xùn)，素質(zhì)到位

要將檔案信息化管理人才的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)的計(jì)劃中，不斷提升檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是醫(yī)院內(nèi)部制定檔案業(yè)務(wù)研討計(jì)劃和科室兼職檔案人員的學(xué)習(xí)計(jì)劃，提升檔案人員自主學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)、主動掌握檔案信息化管理知識和相關(guān)技能的積極性，成為檔案信息化管理工作的明白人和參與者，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展盡己所能。二是醫(yī)院要有計(jì)劃地做好檔案人員的培訓(xùn)工作，既可以邀請檔案管理專家來醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化專業(yè)知識講座，也可以到兄弟單位學(xué)習(xí)檔案信息化管理好的做法，讓檔案信息化管理人員在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中長進(jìn)，在長進(jìn)中提高。

（四）強(qiáng)化措施，安全到位

在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，要特別重視各類檔案數(shù)據(jù)的保密性和安全性。一是要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的安全保密制度，用對信息系統(tǒng)設(shè)置必要的“防火墻”、網(wǎng)關(guān)以及權(quán)限、密碼等方式加強(qiáng)系統(tǒng)訪問控制，確保醫(yī)院檔案資料的安全。二是要做好醫(yī)院“內(nèi)網(wǎng)”和“外網(wǎng)”的隔離工作，給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝防病毒卡或反病毒軟件并及時更新版本，設(shè)置安全有效的安保措施，以確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)在收集、存儲、利用過程中的安全運(yùn)行。

當(dāng)前，信息化、數(shù)字化已廣泛運(yùn)用到醫(yī)院管理的各個方面，“移動醫(yī)療”“移動護(hù)理”“床邊結(jié)算”也大大方便了醫(yī)護(hù)人員對患者的診療服務(wù)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必須緊跟醫(yī)院信息化建設(shè)的步伐，修正問題，采取措施，不斷適應(yīng)醫(yī)院信息化管理的要求，為不斷提高醫(yī)院管理水平，提升醫(yī)院競爭力，做出檔案服務(wù)應(yīng)有的貢獻(xiàn)。