高校干部人事檔案管理模式轉變探討

文·張光明

大數據時代的到來，為高校干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新帶來了契機。在國家層面，先后有《促進大數據發(fā)展行動綱要》《大數據產業(yè)發(fā)展規(guī)劃（2016-2020年）》等國家政策性文件發(fā)布?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中明確指出，高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。在大數據時代，高校檔案管理部門應當及時更新管理理念，轉變工作思路，創(chuàng)新檔案數據共享服務模式，提高服務隊伍綜合素質。[1]實施大數據發(fā)展戰(zhàn)略，需要從宏觀層面對檔案管理和服務進行頂層設計，推動檔案部門在技術、資源與安全保障等方面的創(chuàng)新，從而滿足大數據時代檔案管理與發(fā)展需求，推動檔案工作轉型升級。[2]

一、大數據的概念與影響

迄今為止，學界對于大數據還沒有一個準確的定義，但大數據的四個特征，即數據規(guī)模大、數據種類多、處理速度快、數據價值密度低，得到了較為廣泛的認同。本文中所提到的大數據是具備以上四項特征的高校干部人事檔案的相關數據集合。

大數據對高校干部人事檔案管理模式有著重要的影響，傳統(tǒng)的高校檔案管理受到時代和技術的限制，有滯后性、靜止性等缺點，通過大數據技術，可以讓干部人事檔案及時更新；在傳統(tǒng)的檔案查詢的過程中，單一地依賴人工的檢查紙質文件，不僅會消耗很多人力與物力，且工作的效率也難以提升，很難滿足人事信息的改革要求，[2]大數據能夠為高校建立實用性較強的人事檔案管理體系，增強信息檢索的效率和準確性，更好更快地發(fā)揮人事檔案的作用；傳統(tǒng)的檔案數據受到載體的限制，檔案儲存量非常有限，在大數據時代，通過云存儲的方式，能儲存大量的檔案數據，還可以通過多種方式備份，以防檔案丟失。大數據時代的到來，為我國大數據時代的數字檔案資源整合與服務帶來了新思維、新方式、新資源、新基礎設施、新能力、新權力六個方面的機遇，[3]只有把握好這個機會，針對檔案管理過程中存在的問題轉變管理模式，才能進一步增強高校干部人事檔案管理水平。

二、高校干部人事檔案管理存在的問題

高校干部人事檔案為高校干部的聘用、培養(yǎng)、晉升提供了有力的依據，但目前的高校干部人事檔案管理模式，還是存在一些問題。

（一）高校干部人事檔案數據收集儲存困難

高校干部人事檔案基本可以分為三類，一是離退休干部的檔案；二是在編干部的檔案；三是已經離職或者是調離干部的檔案。針對不同情況的人員，檔案數據的采集和整理要采取不同的方式。一般來說，離退休干部的檔案相對較為穩(wěn)定，很少會出現較大變動，不屬于檔案收集的重點；但是在編干部，因其存在進修、內部調動、升職、職稱評定等情況，會造成檔案數據不同程度的變動，這就需要及時收集相關的信息，對人事檔案進行完善和補充；離職或者是調離的干部，往往會涉及檔案的轉接問題，傳統(tǒng)的檔案轉遞不但耗時長，且會出現檔案丟失等問題。這些情況都影響了高校干部檔案數據的收集和儲存。

（二）高校干部人事檔案管理人才短缺

大數據技術在檔案管理中的應用給檔案管理工作者帶來了一定的挑戰(zhàn)，只有熟悉計算機技術、互聯網技術、數字媒體技術，并且能將以上技術融入到檔案資源的收集、整理、存儲、共享的各個流程之中的專業(yè)管理人員，才能做好干部人事檔案管理工作。目前高校檔案管理部門這類復合型專業(yè)技術人才的缺乏，延誤了高校干部人事檔案大數據化管理工作的深入開展。

（三）高校干部人事檔案數據安全難以保證

在互聯網環(huán)境下，數據安全是十分重要的問題，檔案數據是個人職業(yè)生涯中的重要憑證，若被非法更改或者是竊取，會給工作和本人帶來巨大損失。只有解決好檔案數據的安全問題，才能讓檔案管理工作在大數據的進程中更科學有效的開展。

（四）高校干部人事檔案數據未得到充分利用

人事檔案信息在服務人力資源管理上缺乏主動性，高等院校中各個崗位對干部的專業(yè)素養(yǎng)都有不一樣的要求，在人員調配的過程中，只有全面考慮專業(yè)背景、實踐經驗、工作能力等情況，才能做出合理的安排。而目前的人事檔案只是對人力資源現狀的部分反映，未能利用大數據及相關技術對人力資源管理全過程的各環(huán)節(jié)進行量化，對于高校干部的調動、安排等決策無法提供有效參考。[4]由于檔案數據利用不充分，工作中存在人崗不匹配的情況，造成工作不能有效的開展，個人的能力也不能完全施展出來。

三、高校干部人事檔案管理模式轉變

面對高校干部人事檔案管理過程中出現的各種問題，只有做出積極應變，及時改變干部人事檔案管理模式，才能在大數據時代更好的完成檔案管理工作。

（一）轉變干部人事檔案數據收集儲存模式

在檔案數據收集方面，要發(fā)揮出信息化優(yōu)勢，利用計算機的功能，對離退休干部、在編干部、已經離職或者是調離干部進行識別。針對不同類型的檔案采取不同的收集方式。對于離退休干部，其檔案變動較小，重點做好退休前的檔案收集，盡量減少檔案數據的補正工作。對于在編干部，在人事變動的過程中，做好與各個部門和學院之間的銜接，可以采用先電子后紙質的方式：先進行網絡申報，然后提交檔案數據變更申請，預約紙質檔案材料提交時間，然后根據提交的網絡數據對相應的紙質證明材料進行收集，既能防止重要信息的遺漏，也能有序的安排相關材料收集，提升檔案數據收集效率。對于已經離職和調離的干部，主要做好檔案的轉接和備份工作。干部檔案在轉接的過程中，可以先和接受單位進行溝通，進行電子數據和紙質數據的雙份傳送，保證效率的同時，還可以防止檔案數據丟失，自己單位也要做好電子檔案的備份。檔案數據的表現形式可能是多種多樣的，有可能是文件、影像甚至是實物。在檔案收集的過程中，要不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數據信息的收集能力，為增強檔案的可靠性，應當對不同表現形式的檔案數據，加以鑒別、收集和保存。對于各類收集上來的檔案數據，要及時整理歸檔，準確統(tǒng)計，使檔案數據收集工作向著規(guī)律化、程序化逐步發(fā)展。[5]

在干部人事檔案數據儲存方面，要先對收集上來的檔案數據進行預處理，通過篩選、集成、變換等步驟，將其中殘缺、重復和不相關的數據進行剔除，[6]以減少數據的處理量和儲存量，然后以云計算為技術構架進行設計，革新檔案管理系統(tǒng)，擴大檔案數據儲存容量。這樣不但能夠提升干部人事檔案管理水平，還可以降低檔案的儲存成本和查詢成本。一般情況下，可以通過查詢電子檔案數據的方式來調取所需資料，提升檔案查詢效率。

（二）轉變干部人事檔案管理隊伍建設模式

檔案管理的核心是管理隊伍的建設。新時代對檔案管理工作隊伍也提出了新的要求，只有政治過硬、本領高強的檔案管理隊伍，才符合新時代的發(fā)展需要。在檔案管理團隊組建方面，應當挑選計算機、檔案管理、人力資源等不同領域的人才進行管理團隊的組建。通過提升組織層級、專業(yè)分層負責、明確激勵賞罰制度、強化團隊專業(yè)性，來進行檔案管理團隊的組建。全面提升管理團隊專業(yè)素質，強化檔案服務績效，最終實現高校干部人事檔案管理大數據技術的全面應用。

在檔案管理人員培訓方面。在檔案管理人員的培養(yǎng)上，以業(yè)務培訓為主，注重了解大數據領域的最新技術和應用，因為大數據領域的相關技術發(fā)展日新月異，只有不斷學習才能充分了解前沿技術；還要加強思想政治培訓，組織檔案管理人員學習黨的最新方針政策，提升政治覺悟，確保其以崇高的職業(yè)操守、扎實的工作作風，投身檔案管理工作。通過定期舉辦檔案管理培訓班的方式，提升檔案管理人員理論水平，定期開展業(yè)務考核和技能比賽，加強檔案管理人員實踐能力，從理論和實踐兩個方面促進檔案管理隊伍的服務水平。

（三）轉變干部人事檔案數據保密模式

實現檔案數據分級管理。將干部人事檔案分為絕密、機密、秘密、內部、公開等五個層次，其中絕密、機密的檔案，主要采用紙質檔案的形式進行管理和保存，但是也要做好相關電子檔案的留存，避免因紙質檔案的損害而帶來的影響，這兩個級別的檔案一般不在網絡上進行儲存，這樣能夠最大程度上避免因網絡原因造成的信息外漏。內部級別的干部人事檔案可以在加密的情況下，進行網絡上的數據收集、整理和保存。公開級別的檔案，應當有針對性的公開，確保檔案數據可以進行有效的收集、查詢和更改，真正實現干部人事檔案的大數據管理。在非檔案管理人員進行電子檔案訪問時，要做好訪問人員的身份認證，限制其訪問權限和訪問次數，做好訪問痕跡留檔。

構建檔案數據安全管理制度。高等院校應當會同二級學院和職能部門，結合自身的實際情況來進行檔案安全保障及應急制度的制定。對于數字檔案資源的安全管理，需要各個學院和職能部門同檔案管理部門達成一致意見。尤其是在突發(fā)狀況的處理方面，要做好預案，制定相應的處理標準，以便在處理檔案數據信息泄露事件的時候，做到有法可依、有規(guī)可循，從而保證檔案數據信息的穩(wěn)定性和安全性。在制度構建的基礎上，嚴格檔案數據的收集、儲存、查詢流程，限定檔案管理人員權限，成立對檔案管理部門的監(jiān)管小組，監(jiān)管小組主要是針對檔案數據的安全工作進行監(jiān)督，同時應急處理各種網絡信息侵犯的突發(fā)事件。

（四）轉變干部人事檔案數據的利用模式

利用大數據助力高校干部管理。通過大數據技術對干部人事檔案有效的分析，使高校決策管理層能夠更加準確地掌握人力資源管理的方向，促進高校干部隊伍的不斷優(yōu)化。根據高校的實際情況，量化各項檔案數據指標，對高校內部不同的崗位分別建立模型。在高校干部人事檔案數據充分搜集的基礎上，利用大數據技術對其進行精確分析，分析人事檔案數據中的各項要素，掌握人力資源管理方向，實現干部和崗位的精準匹配。

檔案管理融入到日常工作之中。將檔案管理系統(tǒng)和日常的辦公系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)相連接，定時定向收集干部的工作數據，包括各項工作任務的完成時間、完成質量以及成果，科研、教學、管理過程中的具體工作內容，根據高校實際運作情況來拓寬檔案數據收集渠道，進一步提升干部人事檔案的廣度與深度，為干部人事檔案數據分析提供足夠的數據支撐。將大數據徹底貫徹到人力資源管理的各個環(huán)節(jié)之中，把高校的干部變動、干部招聘、干部離職和人事檔案聯系起來，以達到完善崗位管理、穩(wěn)定干部隊伍、提升干部管理效率的目的，從而實現干部管理的長遠規(guī)劃。

在大數據時代，對高校干部人事檔案管理工作提出了新的要求，實施檔案大數據戰(zhàn)略是一項系統(tǒng)工程，需要理論界和實踐部門共同努力。[7]只有科學完整的檔案管理模式，才能充分利用人事檔案數據，更好的發(fā)揮高校干部的作用，只有充分利用大數據技術，更新檔案管理模式，深入挖掘檔案數據潛在價值，才能讓高校干部人事檔案管理這項傳統(tǒng)工作在新時代煥發(fā)新生機。