檔案查重的暢想

文·黃曉霞

市、縣（區(qū)）級國家綜合檔案館館藏文書檔案存在一定量的重份文件，檔案館館際之間、館室之間、各檔案室之間也存在重份問題，這些重份檔案不僅占用了寶貴的庫房空間，還增加了檔案管理成本，造成一些不必要的浪費(fèi)。隨著檔案信息資源的不斷整合，共享理念的日趨成熟，重份檔案已經(jīng)沒有了存在的價(jià)值。筆者認(rèn)為，在檔案信息化管理軟件中添加檔案查重功能，在文件材料歸檔、移交進(jìn)館及館（室）藏管理過程中探索檔案查重，減少或根除檔案重份問題應(yīng)引起市、縣（區(qū)）級檔案部門的關(guān)注。

一、查重的必要性

市、縣（區(qū)）級國家綜合檔案館館藏和館際之間、館室之間、各檔案室之間檔案的重份量大，館（室）檔案庫房存儲空間又普遍緊張，因此，進(jìn)行檔案查重、探索有效的途徑防止和減少檔案重份問題十分必要。

（一）館藏檔案重份量大

館藏重份檔案以上級文件及機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、表彰先進(jìn)文件為主，其中上級文件中又以各地黨委、政府文件為主。這是由于國家綜合檔案館的接收范圍往往覆蓋轄區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，多達(dá)百余個(gè)。根據(jù)《檔案館通則》和國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和長期（30年以上，含30年）的檔案。各單位對于需要本單位貫徹執(zhí)行的上級文件特別是當(dāng)?shù)攸h委、政府文件多數(shù)作為長期保存，對于機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、表彰先進(jìn)等文件只要內(nèi)容涉及本單位的多以永久、長期保存。這些單位檔案按期移交檔案館，就不可避免地造成了館藏重份檔案的產(chǎn)生。雖然2006年國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》頒布之后，強(qiáng)調(diào)了“以我為主”的歸檔理念，上級文件應(yīng)大部分歸入短期保存。但由于各單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的參差不齊、歸檔時(shí)保管期限鑒定就高不就低的指導(dǎo)思想，上級重份檔案的數(shù)量仍未能明顯減少。加上檔案館在檔案接收工作中，由于考慮單位撤并及其他特殊情況，很多館也在陸續(xù)接收短期卷，使得短期檔案中大量的上級文件也得以在館庫內(nèi)安家落戶。這樣，隨著每年檔案接收工作的開展，館藏檔案重份量日益攀升。

（二）館際之間、館室之間、各檔案室之間檔案重復(fù)問題突出

各單位對于需要本單位貫徹執(zhí)行的上級文件作為長期保存，就會使得同一份上級文件在所轄的不同市地、不同縣區(qū)的多個(gè)下級單位檔案全宗中出現(xiàn)。如一份山東省人民政府辦公廳的文件，其收文單位是各市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門、各直屬機(jī)構(gòu)，各大企業(yè)，各高等院校。作為發(fā)文單位的省政府辦公廳和作為收文單位的山東省所轄的17個(gè)地級市政府、137個(gè)縣（市、區(qū)）政府及百余個(gè)省政府部門、直屬機(jī)構(gòu)、各大企業(yè)、各高等院校都會對此文歸檔保存，這就造成了不同單位檔案室之間檔案的重復(fù)。這些單位的檔案移交同級檔案館后，又造成了各檔案館館藏內(nèi)部的重份問題和各檔案館館際之間、館室之間檔案的重復(fù)。機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、表彰先進(jìn)的文件也是同樣。如一份2014年臨沂市人民政府表彰臨沂市勞動模范和模范集體的決定，受表彰的239名勞模和60個(gè)模范集體所在單位及作為發(fā)文單位的市政府、作為收文單位的臨沂市所轄的12個(gè)縣區(qū)政府、3個(gè)開發(fā)區(qū)管委會都會將此件存檔，這樣，300余份同樣的文件就會被分別保存在市、縣（區(qū)）檔案館和各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室內(nèi)，其中所耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力，占用的館庫空間和管理費(fèi)用都是一筆不小的數(shù)目。

（三）館、室檔案存儲空間壓力大

市、縣（區(qū)）直單位由于受辦公條件的限制，檔案室普遍存在面積小、存儲空間不足的問題，有些單位甚至沒有獨(dú)立的檔案室。檔案館的館庫空間也是壓力巨大，尤其是縣（區(qū)）級檔案館普遍存在館庫空間不能滿足館藏增長需求的問題。有些地方甚至出現(xiàn)因受館庫存儲量限制導(dǎo)致多年到期應(yīng)進(jìn)館檔案無法按期進(jìn)館。解決問題的途徑除了檔案館庫的擴(kuò)建、新建外，檔案查重，使館（室）藏瘦身也可以在一定程度上緩解館庫壓力。

二、查重的可行性

目前，多數(shù)市、縣（區(qū)）級檔案館已建立起館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，檔案檢索已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動檢索，只要在檔案信息化管理軟件中添加查重功能就可以實(shí)現(xiàn)查重。但是，對于館藏存量，因館藏每件檔案都已有固定的檔號和相應(yīng)的檢索工具，重份檔案又是分散保存在不同的全宗、不同的保管期限內(nèi)，如進(jìn)行查重揀出就會牽一發(fā)而動全身，工作繁雜，還容易造成混亂。因此，如果重份檔案數(shù)量不大，就沒有必要進(jìn)行一一揀出重整。進(jìn)館增量的查重是比較簡單易行的，應(yīng)作為目前查重工作的重點(diǎn)。館際間、館室間、各檔案室之間的檔案查重可隨著區(qū)域目錄中心的建立、檔案信息資源共享的不斷發(fā)展逐步推進(jìn)。

（一）進(jìn)館增量的查重

檔案接收進(jìn)館之前進(jìn)行機(jī)讀目錄查重，把重份文件剔除，進(jìn)行歸檔調(diào)整后再接收進(jìn)館。2002年執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》之后的文書檔案整理，件號都是每年一個(gè)流水號，這就給件號的調(diào)整帶來了便利?？梢园衙磕昱旁谧詈蟮奈募岬角懊嬗脕硖钛a(bǔ)因重份被剔除掉的文件的空號，比較簡單易行。尤其是今年的機(jī)構(gòu)改革，涉改單位大量檔案需移交檔案館，在檔案的接收進(jìn)館工作中進(jìn)行文件查重，篩選、精減之后再進(jìn)館，將大大減輕進(jìn)館壓力和館藏壓力，最大限度地利用好寸土寸金的館庫空間和節(jié)約掃描、編目、消毒殺菌等管理成本。今后，如能實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，各單位檔案在歸檔環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)查重將會更加科學(xué)有效，可以徹底杜絕重份檔案的進(jìn)館。

（二）館藏存量的查重

若館藏存量重份問題嚴(yán)重，可以嘗試通過電子目錄查重，把所有重份檔案在目錄上標(biāo)注“重份銷毀”字樣，檔案實(shí)體挑出登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并征求有關(guān)部門意見后進(jìn)行銷毀。留存的檔案卷（件）號不變，重新集中裝盒，盒號進(jìn)行變更。在這一過程中要特別注意檔案實(shí)體盒號的變更要跟檢索工具的變更步調(diào)一致，銷毀清冊和重整前后的檔案目錄要存入全宗卷。

（三）館際間、館室間、各檔案室之間的檔案查重

館際間、館室間、各檔案室之間檔案的查重應(yīng)以區(qū)域目錄中心的建立和館際間、館室間、各檔案室之間檔案信息資源實(shí)現(xiàn)完全共享為前提，當(dāng)數(shù)字化的發(fā)展可以完全打破各檔案館、室之間的壁壘，所有檔案信息可以實(shí)現(xiàn)全方位的數(shù)據(jù)共享，那時(shí)，一份檔案，只需一個(gè)檔案館保存一份就可以了，我們可以理解為文件材料只需發(fā)文單位存檔就可以，收文單位就不必歸檔保存了。也就是說各單位的歸檔范圍可以限定為只是本單位發(fā)文需歸檔，收文屬不歸檔范圍。