醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系構(gòu)建研究

文·王佳

檔案管理是醫(yī)院管理體系的重要組成部分，是醫(yī)院運(yùn)行中必不可少的環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案材料涉及了醫(yī)院的行政工作、醫(yī)療護(hù)理過程、藥品使用、后勤等醫(yī)院各方面工作，是醫(yī)院工作的全方位記錄。醫(yī)院各項(xiàng)工作的改進(jìn)和完善均以檔案為依據(jù)。規(guī)范化的檔案管理不僅是提升醫(yī)院管理水平和醫(yī)療水平的前提和基礎(chǔ)，也是保障醫(yī)院長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要后盾。在新形勢下，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理日益受到各級醫(yī)院的重視，檔案管理水平逐步提升。各級醫(yī)院構(gòu)建了健全的醫(yī)院檔案管理體制，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，越來越多的檔案資料通過紙質(zhì)、影像、電子等形式記載。在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也大范圍開展。醫(yī)院檔案管理的進(jìn)步對于推動我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)整體水平的提升發(fā)揮了重要作用。醫(yī)院檔案管理在各級醫(yī)院取得了較大發(fā)展，但是仍存在管理體系不規(guī)范、管理制度不統(tǒng)一、各級醫(yī)院之間檔案管理的差異性較大等問題，這些問題在新時代背景下對醫(yī)院的發(fā)展均造成一定的不利影響。分析上述問題的原因在于醫(yī)院檔案管理缺乏一套規(guī)范化的評價指標(biāo)體系。

查閱當(dāng)前國內(nèi)有關(guān)醫(yī)院檔案管理的研究文獻(xiàn)可以看出，諸多學(xué)者關(guān)注了新形勢下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題和解決措施，也有學(xué)者分析了在大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)問題以及大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理問題研究。但關(guān)于醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價及指標(biāo)體系構(gòu)建的文獻(xiàn)并不多見。因此，新時代背景下研究醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)非常具有必要性。通過構(gòu)建醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系并加以應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，可以為各級醫(yī)院提升自身檔案管理水平提供參考依據(jù)，可以為各級醫(yī)院之間協(xié)同合作尤其是醫(yī)聯(lián)體的建設(shè)提供檔案方面的順暢對接。醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系的構(gòu)建，既可以在上級行政主管部門和業(yè)務(wù)主管部門對醫(yī)院檔案工作進(jìn)行考核時依據(jù)此而做出科學(xué)而準(zhǔn)確的判斷，又有助于上級行政主管部門和業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)結(jié)果對醫(yī)院提出建議和要求，對提升醫(yī)院檔案工作整體水平具有重要的應(yīng)用價值。

一、研究方法和數(shù)據(jù)來源

本文綜合運(yùn)用了層次分析法、德爾菲法和Yaahp軟件構(gòu)建醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系。層次分析法（AHP）是美國著名運(yùn)籌學(xué)家T.L.Sstty等在20世紀(jì)70年代提出的一種定性和定量相結(jié)合的多準(zhǔn)則決策方法。該方法的特點(diǎn)在于對復(fù)雜問題進(jìn)行深入分析之后，構(gòu)建一個層次結(jié)構(gòu)模型，利用少量的定量信息，把決策過程數(shù)學(xué)化，將定性問題定量化。本文運(yùn)用層次分析法將定性化的醫(yī)院檔案管理問題進(jìn)行定量化研究，并運(yùn)用Yaahp軟件對評價指標(biāo)判斷矩陣進(jìn)行優(yōu)劣排序和權(quán)重計算，最終形成科學(xué)合理的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系。在層次分析法過程中，將問題決策進(jìn)行定量化的工具之一是德爾菲法。德爾菲法是一種主觀預(yù)測法，通過對專家進(jìn)行書面問卷調(diào)查的形式開展，其特點(diǎn)是調(diào)查者通過背對背、多輪地征求專家意見，最終形成一致評價結(jié)果，德爾菲法是層次分析法中常用的方法。

本文研究的數(shù)據(jù)主要來源于專家調(diào)查和訪談。通過運(yùn)用德爾菲法征求專家意見初步擬定指標(biāo)以及構(gòu)造判斷矩陣。本文選擇了10名專家參與指標(biāo)體系構(gòu)建的調(diào)查，專家既有來自醫(yī)院的管理者和醫(yī)院檔案管理工作人員，又有來自高等院校的醫(yī)院檔案管理研究學(xué)者，不同領(lǐng)域的專家為提高研究結(jié)果的科學(xué)合理性提供了保障。

二、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化評價指標(biāo)體系構(gòu)建

（一）構(gòu)建層次結(jié)構(gòu)模型

通過專家咨詢、文獻(xiàn)回顧、德爾菲法制定醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系。首先通過文獻(xiàn)回顧，結(jié)合我國醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出了醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的初評指標(biāo)，然后通過德爾菲法咨詢10位專家的意見，讓其選擇對醫(yī)院檔案規(guī)范管理初評指標(biāo)體系進(jìn)行排序，然后優(yōu)化專家意見，進(jìn)一步咨詢專家，最終形成的指標(biāo)體系包括四個一級指標(biāo)，具體為組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理?xiàng)l件保障、檔案信息化基礎(chǔ)工作、檔案服務(wù)工作。

每個一級指標(biāo)下分別設(shè)置二級指標(biāo)，其中一級指標(biāo)的“組織領(lǐng)導(dǎo)”下設(shè)的二級指標(biāo)有管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)管理職責(zé)；一級指標(biāo)的“檔案管理?xiàng)l件保障”下設(shè)的二級指標(biāo)有人員配備、經(jīng)費(fèi)保障、基礎(chǔ)設(shè)施；一級指標(biāo)的“檔案信息化基礎(chǔ)工作”下設(shè)的二級指標(biāo)有檔案信息收集與整理、檔案信息的鑒別、檔案統(tǒng)計；一級指標(biāo)的“檔案服務(wù)工作”下設(shè)的二級指標(biāo)有檔案利用、檔案編研。具體指標(biāo)體系如下圖1所示，圖中的決策目標(biāo)即為醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平，然后依次為一級指標(biāo)和二級指標(biāo)。

（二）構(gòu)造判斷矩陣和一致性檢驗(yàn)

通過咨詢上述10位專家，讓其對該指標(biāo)體系進(jìn)行兩兩比較，形成判斷矩陣。在第一步建立層次分析模型的基礎(chǔ)上，第二步進(jìn)行指標(biāo)評價，通過征求10位專家的意見，對所有指標(biāo)進(jìn)行兩兩比較，形成判斷矩陣。將統(tǒng)計結(jié)果輸入yaahp軟件進(jìn)行一致性檢驗(yàn)，輸出結(jié)果顯示比較矩陣均通過一致性檢驗(yàn)。具體結(jié)果如下。

表1 一級指標(biāo)比較

表2 二級指標(biāo)——組織領(lǐng)導(dǎo)

表3 二級指標(biāo)——檔案管理?xiàng)l件保障

表4 二級指標(biāo)——檔案信息化基礎(chǔ)工作

表5 二級指標(biāo)——檔案服務(wù)工作

（三）指標(biāo)權(quán)重排序

運(yùn)用機(jī)軟件對評價指標(biāo)判斷矩陣進(jìn)行優(yōu)劣排序和權(quán)重計算，形成量化的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系。

首先，對一級指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)劣排序和權(quán)重計算。得出結(jié)果為表6和表7.在一級指標(biāo)中權(quán)重系數(shù)最高的為檔案信息化基礎(chǔ)工作，權(quán)重系數(shù)為0.3750；權(quán)重系數(shù)最低的為檔案服務(wù)工作，為0.1250。

表6 一級指標(biāo)的比較結(jié)果統(tǒng)計表

表7 一級指標(biāo)的權(quán)重排序

其次，對二級指標(biāo)進(jìn)行優(yōu)劣排序和權(quán)重計算，得出結(jié)果如下表8到表11所示?？梢钥闯觯诙壷笜?biāo)組織領(lǐng)導(dǎo)指標(biāo)中權(quán)重系數(shù)最高的是機(jī)構(gòu)管理職責(zé)，在檔案管理?xiàng)l件保障二級指標(biāo)中人員配備權(quán)重系數(shù)最高，在檔案信息化基礎(chǔ)工作中檔案信息的鑒別權(quán)重系數(shù)最高。

表8 組織領(lǐng)導(dǎo)的二級指標(biāo)比較結(jié)果統(tǒng)計表

表9 檔案管理?xiàng)l件保障的二級指標(biāo)比較結(jié)果統(tǒng)計表

表10 檔案信息化基礎(chǔ)工作的二級指標(biāo)比較結(jié)果統(tǒng)計表

表11 檔案服務(wù)工作的二級指標(biāo)比較結(jié)果統(tǒng)計表

最后，對所有二級指標(biāo)對決策目標(biāo)的權(quán)重排序，得出結(jié)果如下表12所示。在所有二級指標(biāo)體系重權(quán)重系數(shù)最高的為檔案信息鑒別，其次為人員配備和檔案信息收集與整理。

表12 二級指標(biāo)對決策目標(biāo)的權(quán)重排序

經(jīng)費(fèi)保障 0.0972機(jī)構(gòu)管理職責(zé) 0.0972檔案統(tǒng)計 0.0750檔案利用 0.0729管理體制 0.0694基礎(chǔ)設(shè)施 0.0694檔案編研 0.0521機(jī)構(gòu)設(shè)置 0.0417

（四）指標(biāo)體系的構(gòu)建結(jié)果

經(jīng)過上述分析，可以得出所有指標(biāo)對醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平的權(quán)重系數(shù)，也即構(gòu)建出了醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系，如下表13所示。該指標(biāo)體系包括4個一級指標(biāo)和11個二級指標(biāo)，在具體使用過程中，專家對每一個二級指標(biāo)進(jìn)行評價打分，可以都按百分制進(jìn)行打分，然后將每一項(xiàng)指標(biāo)的分?jǐn)?shù)乘以其所占權(quán)重，即可以得出該醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平的總分，對公總分的評判標(biāo)準(zhǔn)一般為：規(guī)范化管理水平高（90-100）、較高（75-89）、一般（60-74）、較差（60以下）。

表13 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理指標(biāo)體系權(quán)重表

三、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化評價指標(biāo)體系的應(yīng)用

（一）醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系具有廣泛的適用性

本研究通過運(yùn)用層次分析法和德爾菲法構(gòu)建了包括4個一級指標(biāo)和11個二級指標(biāo)的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系，將主觀的專家預(yù)測進(jìn)行了量化，最終形成科學(xué)一致的量化評價指標(biāo)體系。該指標(biāo)體系中將每個指標(biāo)賦予了權(quán)重系數(shù)，能夠保證對醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀了進(jìn)行客觀的、有效的量化評價。通過量化評價得出定量結(jié)果，可以為醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)提供明確的方向。

由于各級醫(yī)院檔案管理工作具有相通性，該指標(biāo)體系在構(gòu)建過程中所選擇的專家來自于各個領(lǐng)域，既有理論專家，也有實(shí)踐專家，專家評價和預(yù)測的結(jié)構(gòu)通過了一致性檢驗(yàn)，因此，能夠保證該指標(biāo)體系的科學(xué)性和合理性。同時，該指標(biāo)體系的權(quán)重系數(shù)明確，能夠轉(zhuǎn)換成百分制直接進(jìn)行評價，增強(qiáng)了該指標(biāo)體系的適用性。該指標(biāo)體系可以在一、二、三級等各級綜合醫(yī)院和?？漆t(yī)院中進(jìn)行運(yùn)用，該指標(biāo)體系可用于各級醫(yī)院檔案管理工作的評價考核工作中，也可作為醫(yī)院提升檔案管理水平的依據(jù)。

（二）各級醫(yī)院可運(yùn)用評價指標(biāo)體系加強(qiáng)對檔案管理工作的指導(dǎo)

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，只有通過定期監(jiān)督和評價才能有效提升檔案管理水平。各級醫(yī)院應(yīng)當(dāng)依托規(guī)范化指標(biāo)體系加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的日常管理和考核評價。在指標(biāo)體系中可以看出一級指標(biāo)中檔案信息化基礎(chǔ)工作和條件保障是醫(yī)院檔案管理的重點(diǎn)和抓手，各級醫(yī)院在信息化時代應(yīng)當(dāng)首先做好信息化基礎(chǔ)工作，并完善基礎(chǔ)條件的保障，才能保障醫(yī)院的檔案管理工作規(guī)范化水平。在二級指標(biāo)中權(quán)重系數(shù)較高的檔案信息鑒別和檔案信息收集與整理正是醫(yī)院做好檔案管理的基礎(chǔ)和保證，同時人員配備是提升醫(yī)院檔案管理水平的前提。

（三）醫(yī)院檔案規(guī)范化管理評價指標(biāo)體系建設(shè)都應(yīng)做到與時俱進(jìn)

十九大報告中指出“中國特色社會主義進(jìn)入新時代，我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾”。在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域，我國主要矛盾體系為人民日益增長的健康需求和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的不平衡不充分發(fā)展至今的矛盾。面臨新的社會形勢，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)不斷提升醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，不斷滿足人民的健康需求。而醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，因此，在新時代背景下，隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用發(fā)展以及人民醫(yī)療訴求的增多，醫(yī)院檔案管理面臨更多新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。為了更好實(shí)現(xiàn)健康中國戰(zhàn)略目標(biāo)，提升醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，各級醫(yī)院檔案管理需進(jìn)一步提升規(guī)范化管理水平。而隨著醫(yī)院檔案管理工作的逐步改進(jìn)，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的評價指標(biāo)體系也不是一成不變的，在今后發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案管理規(guī)范化指標(biāo)體系應(yīng)隨著醫(yī)院的發(fā)展及時進(jìn)行調(diào)整和修正，進(jìn)而保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范化指標(biāo)體系的先進(jìn)性。