電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用分析

豆亞玲

摘要：近年來，信息技術(shù)在各個生產(chǎn)生活領(lǐng)域不斷推廣和應(yīng)用，在高職院校的檔案管理工作中，電子檔案的應(yīng)用逐漸成為領(lǐng)導(dǎo)者重視的問題。本文對目前高職院校電子檔案應(yīng)用情況進(jìn)行了闡述和分析，并提出了現(xiàn)在電子檔案管理的優(yōu)勢和其中存在的問題，最后為高職院校的電子檔案管理工作提出了相關(guān)的對策和建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案 高職院校 檔案管理

中圖分類號：G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2019）08-0190-02

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷應(yīng)用于社會生產(chǎn)的各個領(lǐng)域以及各個主體的經(jīng)營和管理中，在高職院校的檔案管理中電子檔案的應(yīng)用變得十分廣泛。與此同時，電子檔案的普及為高職院校的檔案管理帶來了高效和便捷，同時也增加了檔案管理的成本和難度。因此，高職院校需要不斷進(jìn)行完善和改革，進(jìn)而使電子檔案的管理系統(tǒng)更為完善。

一、高職院校電子檔案管理應(yīng)用

在高職院校的檔案管理中，存在著多種多樣的類型，比如通過Word、Excel等辦公軟件對教案、試題、成績等學(xué)生檔案進(jìn)行文字或者數(shù)據(jù)的輸入和處理，通過錄音和視頻的制作來記錄院校活動的舉行和學(xué)術(shù)講座及重要會議的舉行，涉及算法和圖表的文件檔案可以通過CAD和Matlab等軟件進(jìn)行錄入和存儲。同時，高職院校應(yīng)當(dāng)建立多個職能不同的數(shù)據(jù)庫，用于儲存學(xué)生學(xué)籍、教職工情況等眾多電子檔案。

二、電子檔案管理優(yōu)勢

1.符合科技進(jìn)步和時代發(fā)展

從我國目前經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展情況來看，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展已經(jīng)成為主要趨勢，高職院校教育領(lǐng)域也已經(jīng)在充分引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，例如多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公室自動化等技術(shù)都在學(xué)校得到了廣泛的應(yīng)用。由此看來，電子檔案在高職院校檔案管理的應(yīng)用也將成為符合時代發(fā)展的趨勢。并且，電子檔案管理的應(yīng)用也與其他的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)相匹配，有助于高職院校形成一體化的教學(xué)環(huán)境和管理環(huán)境。

2.提高工作效率

在高職院校中，電子檔案在管理中的應(yīng)用會為其帶來很大的變革。檔案管理人員可以通過電腦對檔案進(jìn)行輸入、編輯、整理和保存，而在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理員需要對學(xué)生信息等文字進(jìn)行手寫輸入，并且在歸檔時需要對大量的文字進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和存儲，在這個過程中會消耗大量的人力和物力。電子檔案管理的應(yīng)用能夠適當(dāng)消除傳統(tǒng)檔案管理中的缺點(diǎn)和不便利，也能夠降低人力物力的浪費(fèi)。以學(xué)生信息檔案的管理為例，電子檔案應(yīng)用后，檔案管理員只需要在網(wǎng)上將學(xué)生檔案中的文字資料進(jìn)行錄入，并且直接在電腦里進(jìn)行保存，這樣就不僅能夠使檔案管理具備安全性和可信性，也能夠使檔案管理工作由繁變簡，從而促使檔案管理員工作效率的提升。因此，電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用能夠很大程度上提高管理人員的工作效率。

3.提高管理水平和檔案質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案往往以紙質(zhì)的形式進(jìn)行歸類、管理和保存，紙質(zhì)檔案往往對保存環(huán)境的溫度和濕度有一定的要求，過于潮濕或溫度過高的保存環(huán)境會對紙質(zhì)檔案造成一定程度上的破損和損壞，并且紙質(zhì)檔案極容易受到水災(zāi)和火災(zāi)的嚴(yán)重影響。另外，在高職院校中，學(xué)生數(shù)量較多，因此用于記載學(xué)生檔案的紙張需求也會更多，這就會大大增加建立檔案的成本以及保存管理檔案的成本。但是，通過電子檔案在高職院校檔案管理中的應(yīng)用，這些問題能夠得到一定的解決，電子檔案管理形式和紙質(zhì)檔案管理形式之間存在很大的差異，電子檔案的保存難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案的保存難度，采用電子檔案管理形式能夠有效地節(jié)約空間和紙張等資源，同時也能夠降低溫度、濕度等自然環(huán)境因素對檔案的影響，從而使檔案能夠在一個相對穩(wěn)定和安全的條件下進(jìn)行保存和存儲。

三、高職院校檔案工作存在問題及風(fēng)險(xiǎn)

1.電子檔案對計(jì)算機(jī)設(shè)備依賴程度較高

由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)軟件來進(jìn)行檔案的輸入和編制，所以在讀取檔案時，需要借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件，例如文字檔案會需要Word、Excel等辦公軟件，一些特殊的算法、程序類型的檔案需要CAD、Matlab等程序軟件。所以，檔案在制作過程中會受到軟件系統(tǒng)運(yùn)行情況的影響，同時在檔案的存儲和讀取時也需要在軟件的環(huán)境中進(jìn)行，所以當(dāng)軟件系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備存在問題時或停電的情況下，檔案的制作管理和保存也會遭遇困難。

2.檔案管理制度尚未完善

從傳統(tǒng)的檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變需要一定的過程，現(xiàn)階段高職院校的檔案管理工作中，學(xué)校需要不斷對自身的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和完善，從而構(gòu)建出一套相對完整的電子檔案管理系統(tǒng)，并形成相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是從高職院校的檔案管理改革情況來看，相關(guān)的管理系統(tǒng)和管理制度并不完善，并且存在著許多問題，例如存在檔案管理員權(quán)限責(zé)任不明確、檔案定位不準(zhǔn)確等情況。很多高職院校都不具備與電子檔案管理系統(tǒng)匹配的電子檔案管理制度，當(dāng)出現(xiàn)檔案丟失、檔案竊取、檔案篡改等情況時，不完善的檔案管理制度會導(dǎo)致不能夠及時對問題進(jìn)行處理，進(jìn)而對高職院校自身造成損失。另外，檔案管理工作的效率也會受到很大的影響。

四、高職院校檔案管理完善措施

1.加強(qiáng)電子檔案管理的重視度

如果高職院校中的檔案管理者對電子檔案的重視度不足，會形成管理制度不完善、安全風(fēng)險(xiǎn)較高、監(jiān)督力度不足等眾多問題。隨著電子檔案在高職院校檔案管理中的改革和應(yīng)用，高職院校也應(yīng)當(dāng)逐漸提高對于電子檔案管理的重視程度，院校管理層應(yīng)當(dāng)首先樹立正確的電子檔案管理理念，并認(rèn)識到電子檔案管理的重要性。同時，院校管理層要認(rèn)真落實(shí)電子檔案的應(yīng)用，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，對檔案管理精神的落實(shí)和檔案管理工作側(cè)重點(diǎn)的認(rèn)識尤其重要。另外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督力度，對學(xué)校自身的檔案管理工作提出一定的要求，并嚴(yán)格督促相關(guān)檔案管理人員開展檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的改革推行和檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.規(guī)范操作流程、完善制度

建立和健全電子檔案的管理制度對于高職院校的檔案管理工作也尤為重要。明確清晰的管理制度是處理電子檔案管理過程中出現(xiàn)問題的必要部分，學(xué)?？梢越Y(jié)合自身電子檔案的發(fā)展情況來制定具體的管理細(xì)節(jié)。高職院校通過管理制度的明確，可以對檔案管理員進(jìn)行嚴(yán)格的行為規(guī)范，進(jìn)而減少檔案丟失、泄露、篡改等情況的出現(xiàn)；也可以對權(quán)限責(zé)任進(jìn)行明確劃分，從而有效控制防范電子檔案的損壞、丟失等問題的發(fā)生，也對檔案管理人員起到一定的監(jiān)督作用。另外，在電子檔案管理制度的完善過程中，新增的檔案類型也能夠通過管理革新來找到其準(zhǔn)確定位，從而使檔案管理更加準(zhǔn)確和高效。

五、結(jié)語

總結(jié)來看，高職院校的電子檔案管理工作中面臨安全性風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備依賴度高和管理制度不完善等問題，為推進(jìn)電子檔案在院校中的應(yīng)用，學(xué)校可以通過采取加強(qiáng)電子檔案管理的重視度、規(guī)范操作流程、完善檔案管理制度、加強(qiáng)高職院校檔案管理員工隊(duì)伍建設(shè)等措施來實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張輯哲.淺析電子檔案管理在中專學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2014.

[2]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護(hù)[J].東方企業(yè)文化，2013（14）.

[3]吉順霞.電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）.

責(zé)任編輯：楊國棟