大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案信息化建設的探究

歐陽滿兮

摘 要：基于高職院校目前對信息化建設的認知較淺薄、檔案信息化建設的相關制度不完善、應用技術(shù)水平低、建設體系不健全等現(xiàn)象，本文針對這些問題對大數(shù)據(jù)時代推進高職院校檔案信息化建設的有效對策進行探究，高職院校領導要提高對檔案信息化建設的重視度，采用先進的理念，制定完善的信息化建設制度和管理制度，并配置相應的軟硬件設施，加強對檔案管理人員的培訓，從而促進檔案信息化建設的實施。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 高職院校 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-00-01

一、高職院校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及問題

1.信息化建設認知較淺薄

首先，檔案管理人員在進行信息化的建設時只是將紙質(zhì)的檔案信息錄入電子設備當中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，工作的重心在于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案的效率。檔案信息化的建設，不只是轉(zhuǎn)換電子檔案，還有檔案信息系統(tǒng)建設、系統(tǒng)功能規(guī)劃等工作內(nèi)容。

其次，目前大部分高職院校還沒有對檔案信息化進行深入的建設，還停留在最初是的階段。檔案人員對檔案信息化建設的相關技術(shù)并不了解，沒有對現(xiàn)代大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進行系統(tǒng)的學習，因而沒有掌握專業(yè)的信息化建設相關技術(shù)和內(nèi)容，導致高職院校檔案信息化建設水平較低。

2.檔案信息化建設相關制度不完善

首先，檔案信息化管理制度不完善，檔案管理工作包含的工作內(nèi)容較多，從檔案收集錄入、整理、歸檔、保存、查找借閱、利用等工作都需要進行系統(tǒng)的管理，尤其是檔案信息安全保密工作的管理。

這些工作內(nèi)容都需要進行全面的規(guī)劃，管理制度就是檔案信息化管理工作的規(guī)范，是讓工作人員明確工作任務，規(guī)范工作行為，從而提高檔案管理規(guī)范性和安全性。其次，檔案信息化建設制度不完善，簡單來說就是關于檔案信息化建設的工作沒有進行有效的落實，檔案信息化建設進度緩慢，沒有較大進展。

3.信息化建設技術(shù)水平較低

第一，高職院校檔案管理工作人員專業(yè)性不足，大部分的高職院校檔案管理人員工作年限較長，曾經(jīng)檔案管理都是紙質(zhì)的，如今轉(zhuǎn)換成信息化、網(wǎng)絡化的管理，工作人員對信息化技術(shù)了解和掌握是有難度的。

第二，高職院校對于檔案管理信息化建設的重視度低，沒有組織檔案管理人員進行信息化管理相關的培訓，只是將信息化建設的任務下達至檔案管理人員，檔案管理人員進行信息化建設時就會出現(xiàn)盲目的現(xiàn)象，檔案管理人員為了完成任務會自學信息化建設的相關內(nèi)容，但是學習的效果不夠?qū)I(yè)，學習的信息化建設內(nèi)容是淺層的，因而所應用的技術(shù)也是比較落后的。

4.檔案信息化建設體系缺失

首先，高職院校的相關管理部門對檔案信息化建設工作沒有進行全面、系統(tǒng)的規(guī)劃，也沒有制定詳細的信息化建設方案和措施，對具體的檔案信息化建設沒有過多的關注，沒有進行相關政策的制定，而且并沒有在檔案信息化建設方面投入過多的資金，信息化建設需要引進先進的技術(shù)，購置信息化的設備，沒有充足的資金，信息化建設是無法順利的完成的。

其次，高職院校檔案部門管理人員對信息化建設相關的內(nèi)容了解程度不足，在組織建設檔案信息化管理時沒有進行全面的考察和規(guī)劃。信息化建設需要相應的設備支持，在選購信息化設備時沒有進行綜合的考量，只是將現(xiàn)代先進的設備購買進來，并沒有掌握其技術(shù)，而且有些先進設備并不適用本高校，導致一些較貴的設備沒有有效的投入使用，造成浪費。

最后，檔案信息化建設工作的效率較差，檔案管理人員本身對信息化建設工作的重視程度也是不高的，在日常的工作當中沒有緊迫感，還是保持以前清閑、慢節(jié)奏的工作狀態(tài)，例如電子信息錄入完成后，后續(xù)的信息整理和加工工作沒有及時的進行，當時沒有進行整理，后期進行的過程中對信息相關內(nèi)容掌握就不夠全面，工作效率和質(zhì)量就會受到影響。

二、大數(shù)據(jù)時代推進高職院校檔案信息化建設的對策

1.提高檔案信息化建設重視度，采用先進理念

首先，要明確在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息管理就是對院校所有檔案信息數(shù)據(jù)的管理，檔案信息化建設可以有效提高管理工作的質(zhì)量和效率。完善檔案管理信息化建設對高職院校的發(fā)展有是非常重要的。因此高職院校的相關領導人員要重視這項工作，為檔案信息化建設工作提供更多有效的支持，加大資金投入，采用現(xiàn)代先進的理念，應用最新的技術(shù)，推動檔案信息建設的完善。

2.完善檔案信息化建設的相關制度

首先，高職院校的領導要制定相關的信息化建設制度，將檔案信息化建設的內(nèi)容具體化，根據(jù)高職院校信息化建設的基本情況制定信息化建設的方案，將信息化建設的各個環(huán)節(jié)和工作任務合理的分配至檔案管理工作人員身上，成立專門的信息化建設小組，同時制定相關的績效考核制度，提高工作質(zhì)量和效率。其次，要制定檔案信息化管理制度，檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，制定管理制度規(guī)范檔案管理人員的工作，同時要設立專業(yè)的工作指導和監(jiān)督人員，對信息化建設工作的進行全程的指導和幫助，提高信息化建設的專業(yè)水平。

3.完善信息化軟硬件設備建設

硬件基礎設施建設，包括必要的數(shù)字檔案室硬件設備，如有用于運行各類檔案管理應用的服務器，有可供存儲電子檔案數(shù)據(jù)光盤（庫）或磁盤陣列、磁帶機等數(shù)據(jù)保管、備份設備，有用于確保電子檔案數(shù)據(jù)信息安全的軟硬件設備等。

4.加強對檔案管理人員的培訓教育

高職院校檔案信息化建設的目的在于提高檔案管理效率，最大化體現(xiàn)檔案的價值。在大數(shù)據(jù)時代，檔案資源經(jīng)過整合分析后要能夠為教育決策提供依據(jù)，為院校的長遠發(fā)展提供參考。這對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。首先需提高檔案人員業(yè)務能力，要積極參加各類信息化技能的專業(yè)培訓，學習先進的工作方法。還可以建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員進步與創(chuàng)新。

其次，要強化檔案管理人員的安全意識，檔案資源當中大部分都是高職院校的重要信息，對檔案信息的安全管理也是非常重要的。在大數(shù)據(jù)時代，人們的生活和工作都已經(jīng)離不開網(wǎng)絡，所有重要的信息都儲存在網(wǎng)絡當中，因此信息安全保密工作一定要做好，要對檔案管理人員開展信息安全管理培訓，學習現(xiàn)代先進的信息安全保密技術(shù)，提高檔案信息的保密性和安全性。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，高職院校的檔案信息化建設還存在很多的問題，信息化建設的效率較低，技術(shù)水平偏低。高職院校領導要重視檔案信息化建設，加大資金投入，引進先進的設備和技術(shù)，提高檔案管理人員信息化專業(yè)水平，促進檔案信息化全面完善和發(fā)展。

參考文獻

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