談中職學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

栗華

【摘要】絕大多數(shù)的檔案信息都對(duì)社會(huì)部門(mén)、機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有非常重要的指導(dǎo)作用。因此，進(jìn)一步加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源管理，對(duì)于中職學(xué)校的穩(wěn)定、健康、科學(xué)發(fā)展具有非常重要的意義。以加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源管理工作的重要性和我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源管理工作的不足之處為探究起點(diǎn)，具體分析并闡述中職學(xué)校檔案資源管理對(duì)策，自上而下、由內(nèi)而外地分析如何加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源管理工作，具體如下。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校檔案管理工作問(wèn)題對(duì)策中職學(xué)校檔案管理工作對(duì)中職學(xué)校的正常運(yùn)營(yíng)具有非常重要的作用，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也逐漸向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換，而通過(guò)復(fù)雜的編碼和眾多的增刪、改查功能，數(shù)字檔案以其本身具備的操作方便、節(jié)省保存空間以及可以實(shí)現(xiàn)共享等多方面的特點(diǎn)在中職學(xué)校中的使用越來(lái)越廣泛?，F(xiàn)階段，中職學(xué)校檔案管理方式為“紙質(zhì)+電子文檔”，這其中也不免會(huì)出現(xiàn)諸多使用性和適應(yīng)性問(wèn)題。

一、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源管理工作的重要性

（一）提高工作效率和工作質(zhì)量

中職學(xué)校檔案記錄著學(xué)校資金、人員、物資的使用情況，以及其他一些非常重要的私密信息，只有保管好它們，才能夠很大程度上保證整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，高效、科學(xué)的中職學(xué)校檔案資源管理工作還能大幅度提升整體工作的效率和質(zhì)量。

（二）提高信息管理質(zhì)量

隨著我國(guó)的信息安全工作逐步完善，提升中職學(xué)校檔案信息管理質(zhì)量也勢(shì)在必行，加強(qiáng)檔案資源管理，就能發(fā)揮這些檔案信息的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，因此，進(jìn)一步加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源管理工作是非常重要的。

（三）提升的整體管理水平

提升檔案管理水平是推動(dòng)工作水平不斷提升的重要力量，如今，我國(guó)各中職學(xué)校等都相繼成立較大型的檔案資源管理信息部門(mén)，足可見(jiàn)加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源管理工作對(duì)于提升管理水平的重要性。

二、中職學(xué)校檔案資源管理工作的問(wèn)題

（一）檔案資源管理紙質(zhì)化的不足

第一，紙質(zhì)化的檔案材料易遭水泡、蟲(chóng)噬、霉變，對(duì)紙質(zhì)化檔案資源管理的成本較高;第二，紙質(zhì)檔案外形笨重，不方便攜帶，無(wú)形中增加了借調(diào)和歸檔工作量;第三，價(jià)格昂貴，增加了檔案資源管理成本;第四，紙質(zhì)材料數(shù)量龐大，所以學(xué)校不得為其提供非常大的保存空間，這在無(wú)形中造成空間資源浪費(fèi)。

（二）檔案資源管理過(guò)程不合理，資料安全性難以保障

傳統(tǒng)的檔案資源管理過(guò)程并不是非常細(xì)致，檔案在收集、整理、立卷和歸檔的時(shí)候容易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)偏差，在借調(diào)過(guò)程中還容易出現(xiàn)資料丟失、外泄的情況。

（三）檔案分類(lèi)不合理，資料查找存在困難

每一類(lèi)檔案資料都可以按不同標(biāo)準(zhǔn)分為不同的類(lèi)，但是當(dāng)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)非常多的時(shí)候，多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下的檔案信息容易出現(xiàn)交叉重疊的情況，這就給檔案管理帶來(lái)諸多不便，同時(shí)，由于檔案資源管理不集中，各部門(mén)檔案信息也存在交叉錯(cuò)亂的情況。

三、關(guān)于中職學(xué)校檔案資源管理的若干建議

（一）制定更加科學(xué)、高效的中職學(xué)校檔案資源管理制度

有效且完善的中職學(xué)校檔案資源管理制度，可以對(duì)中職學(xué)校檔案資源管理工作起到統(tǒng)籌和監(jiān)管的作用，為促進(jìn)中職學(xué)校的發(fā)展提供一定的便利。因此，校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常組織校內(nèi)檔案管理人員開(kāi)展座談會(huì)，以“找出問(wèn)題，解決問(wèn)題，制定檔案管理制度，制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案”為主要內(nèi)容，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)校檔案資源管理制度。

（二）在中職學(xué)校檔案資源管理工作方面應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)性投入

將中職學(xué)校檔案運(yùn)用到的中職學(xué)校檔案資源管理工作中需要投入一定的資金、技術(shù)和人員，這也決定著一個(gè)中職學(xué)校中職學(xué)校檔案資源管理工作建設(shè)的信息化水平。所以，校領(lǐng)導(dǎo)在這方面一定不能太過(guò)小氣，在發(fā)現(xiàn)好的技術(shù)、軟硬件時(shí)要積極深入的對(duì)其進(jìn)行調(diào)研，一旦確定就要適時(shí)引入，同時(shí)，在招聘檔案管理人員方面也要廣開(kāi)言路，拓寬招聘渠道，善于發(fā)現(xiàn)人才，多選用專(zhuān)業(yè)化人才。

（三）全面升級(jí)和優(yōu)化中職學(xué)校檔案資源管理過(guò)程

中職學(xué)校檔案資源管理工作包括收集、整理、立卷和歸檔四部分。第一，收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，在此工作中，工作人員要十分注重檔案的完整性、科學(xué)性和準(zhǔn)確性，確保收集到的資料具有較大的參考價(jià)值;第二，整理工作包括為檔案編號(hào)、根據(jù)入檔要求整理移交案卷、整理零散文件等，在此工作中，工作人員要做到認(rèn)真仔細(xì)，避免出現(xiàn)信息錯(cuò)亂或交叉的情況;第三，立卷工作即將整理后的資料進(jìn)行規(guī)整和編排，在此工作中，工作人員要分門(mén)別類(lèi)做好檔案的歸類(lèi)工作;第四，歸檔工作即按照一定的歸檔順序，將檔案入庫(kù)進(jìn)行保存，在此工作中，工作人員一定要做到耐心細(xì)致，防止檔案損壞甚至遺失。

（四）采用現(xiàn)代化科技手段管理檔案信息

形成“電子+紙質(zhì)”的新型檔案資源管理載體形式：中職學(xué)校檔案資源管理和紙質(zhì)檔案資源管理其實(shí)各有利弊，當(dāng)今世界科技雖說(shuō)發(fā)展迅速，但想以中職學(xué)校檔案全面替代紙質(zhì)檔案還存在諸多問(wèn)題，為進(jìn)一步提升中職學(xué)校檔案資源管理工作水平，可以采用“電子+紙質(zhì)”的新型檔案資源管理載體形式，既節(jié)約管理成本，又提升管理效率。

（五）注意檔案信息的保密工作

首先，要定期核對(duì)檔案數(shù)量，采取“有多少檢查多少，有多細(xì)檢查多細(xì)”的工作方式，同時(shí)加大巡查和檢查力度;其次，制定嚴(yán)格的檔案借調(diào)規(guī)范，防止資料外泄，通常來(lái)說(shuō)，的重要資料只允許內(nèi)部人員調(diào)用，而且該人員不僅需要有對(duì)應(yīng)的借調(diào)憑據(jù)，還要有對(duì)應(yīng)的借調(diào)權(quán)限。

（六）加大檔案資源管理人才培養(yǎng)力度

高素質(zhì)的檔案資源管理人才對(duì)提升檔案資源管理水平非常重要，因此，應(yīng)發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，廣泛調(diào)動(dòng)社會(huì)資源以拓展人才招聘渠道，同時(shí)加強(qiáng)檔案資源管理人才培訓(xùn)工作，以人才的力量推動(dòng)中職學(xué)校檔案資源管理工作水平的快速提升。

（七）始終堅(jiān)持以人為本的科學(xué)工作理念

以人為本的管理理念即重視人在中職學(xué)校檔案資源管理工作中的主體作用，通過(guò)對(duì)檔案資源管理人員的合理調(diào)配，從而形成“各司其職，協(xié)同合作，大家管理，共同維護(hù)”的檔案管理工作新格局，同時(shí)要做好人員的職位調(diào)配工作，最大程度的提升人力資源利用率。總地來(lái)說(shuō)，科學(xué)的中職學(xué)校檔案資源管理工作理念將有利于進(jìn)一步優(yōu)化中職學(xué)校檔案管理工作結(jié)構(gòu)。

（八）以“精細(xì)化、系統(tǒng)化、全面性”為基本的工作思路

精細(xì)化即做到檔案信息準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)精確、條分縷析;系統(tǒng)化即做到檔案信息分門(mén)別類(lèi)，不交叉、不重疊;全面性是指檔案信息要全面，根據(jù)檔案信息能快速找到資料。以上三點(diǎn)是中職學(xué)校檔案資源管理工作的基本思路，需要工作人員牢記在心并時(shí)刻注意。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上可知，我國(guó)的傳統(tǒng)中職學(xué)校檔案資源管理工作無(wú)論從管理理念、管理過(guò)程、管理模式和管理人才上都存在明顯不足，要解決這些問(wèn)題，就必須從全局出發(fā)，進(jìn)行制度、資金、人員、管理過(guò)程、管理細(xì)節(jié)改革，同時(shí)還要注重檔案資源管理的信息化建設(shè)工作，上述建議只是筆者的淺見(jiàn)，希望能為中職學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)一步提升提供幫助。

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