企業(yè)規(guī)章制度信息化建設(shè)的研究

摘 要：規(guī)章制度建設(shè)是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，規(guī)章制度管理也是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，隨著企業(yè)信息化的綜合應(yīng)用水平和能力的提升，規(guī)章制度的信息化管理與應(yīng)用也要與時(shí)俱進(jìn)。本文通過分析規(guī)章制度管理信息化的現(xiàn)狀，提出其必要性，對規(guī)章制度管理信息化建設(shè)提出若干意見，并對現(xiàn)實(shí)制度管理與信息化相結(jié)合的客觀條件進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：規(guī)章制度;管理;信息化

中圖分類號：F426.61文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-4379-（2019）11-0282-02

作者簡介：高立新（1976-），男，漢族，吉林農(nóng)安人，中國航發(fā)動(dòng)控所，高級政工師，研究方向：思想政治。

黨的十八大以來，以習(xí)近平為核心的黨中央將全面依法治國納入了“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，將依法治國提上新的戰(zhàn)略高度。依規(guī)治企是依法治國的微觀基礎(chǔ)，是落實(shí)“法治中國”基本方略的重要任務(wù)[1]。隨著企業(yè)管理信息化的不斷應(yīng)用，以及規(guī)章制度在企業(yè)管理運(yùn)行中的地位、作用發(fā)揮不斷強(qiáng)化，規(guī)章制度管理與信息化手段的融合，將為規(guī)章制度管理創(chuàng)新帶來更多可能，成為落實(shí)依法治企的重要抓手。

一、規(guī)章制度管理信息化的現(xiàn)狀

正是由于規(guī)章制度具有基礎(chǔ)性，才直接體現(xiàn)了規(guī)章制度管理是普遍性的企業(yè)行為。目前，各個(gè)企業(yè)規(guī)章制度管理信息化水平不一，大部分單位通過信息化手段規(guī)范了制度審批流程，搭建了制度查閱的平臺，這也是制度管理最基本內(nèi)容的一部分;少部分單位甚至還未開展制度管理信息化建設(shè)，仍在通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)或行政文件的形式進(jìn)行管理;部分單位建立了基于流程的管理制度體系，將制度流程與信息化流程相融合，并以體系文件的形式將管理制度內(nèi)容涵蓋其中。

二、規(guī)章制度管理信息化的必要性

一是構(gòu)建科學(xué)規(guī)章制度體系的客觀需求。規(guī)章制度的系統(tǒng)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，是企業(yè)規(guī)章制度體系建設(shè)的主要手段，更加科學(xué)的規(guī)章制度體系對制度管理提出了更高的要求，制度建設(shè)需要適應(yīng)不斷變化的管理需求，依托信息化手段開展規(guī)章制度管理將為夯實(shí)企業(yè)基礎(chǔ)管理、提升規(guī)章制度體系科學(xué)性提供有力保障。

二是提高制度管理的效率與質(zhì)量主要抓手。由于傳統(tǒng)的人為管理存在很多弊端和風(fēng)險(xiǎn)，在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下，企業(yè)管理制度的信息化也顯露出其強(qiáng)大的優(yōu)勢[2]，在有限的人力資源下，通過信息化手段優(yōu)化人機(jī)分工，一方面提高制度管理工作的效率，另一方面通過信息化技術(shù)提升管理的規(guī)范性。

三是推動(dòng)管理合規(guī)化的重要舉措。2018年11月2日，國務(wù)院國資委印發(fā)《中央企業(yè)合規(guī)管理指引（試行）》，推動(dòng)中央企業(yè)全面加強(qiáng)合規(guī)管理，強(qiáng)化合規(guī)將成為企業(yè)發(fā)展的新趨勢，企業(yè)的基礎(chǔ)管理與行為需要規(guī)章制度（包括外部法規(guī)）的約束，規(guī)章制度作為企業(yè)合規(guī)管理的重要內(nèi)容，在新形勢下，制度建設(shè)需要連同外部法規(guī)等進(jìn)行統(tǒng)一管理，規(guī)章制度信息化建設(shè)將成為推動(dòng)管理合規(guī)化的重要舉措。

三、規(guī)章制度管理信息化建設(shè)的策略

一是建立多元化的規(guī)章制度體系架構(gòu)。制度體系架構(gòu)一般結(jié)合企業(yè)發(fā)展愿景，統(tǒng)籌企業(yè)當(dāng)前及未來發(fā)展所涉及到的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，但體系較為固化，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展變化、業(yè)務(wù)的變更，經(jīng)常容易出現(xiàn)架構(gòu)無法滿足所有業(yè)務(wù)的需要，且由于業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間存在相互耦合、針對特定業(yè)務(wù)視角下業(yè)務(wù)約束全集無法進(jìn)行體現(xiàn)。通過信息化手段將各規(guī)章制度按照特定的方式歸集在不同的體系內(nèi)，企業(yè)定義好按照不同角度（如業(yè)務(wù)、組織、標(biāo)準(zhǔn)等）設(shè)計(jì)的體系架構(gòu)，將每一份規(guī)章制度交叉納入到不同的架構(gòu)中。依托信息化手段建立多元化制度體系架構(gòu)的規(guī)程中，一方面在梳理各架構(gòu)下的制度可以反向查找管理制度的缺失，另一方面可以看到不同的視角下業(yè)務(wù)制度集，提高制度對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)性。

二是優(yōu)化完善規(guī)章制度管理程序。規(guī)章制度作為規(guī)范員工和管理者行為的依據(jù)，是企業(yè)的行為工程和行為準(zhǔn)則，要確保其本身的合規(guī)。通過信息化流程規(guī)范規(guī)章制度的管理程序，管理程序?qū)⒉粌H僅是“起草、會簽、審批”，而更多的是將其功能進(jìn)行放大和疊加，促進(jìn)企業(yè)管理的效率提升、效益的最大化，同時(shí)防范更多的人為風(fēng)險(xiǎn)和失誤，提升制度的執(zhí)行力，便于制度準(zhǔn)確性、完善性的監(jiān)督檢查。通過使用軟件工具可將編制模板格式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，減少規(guī)范性審核的工作量;通過固化審批流程，可增加完備合規(guī)性審查、保密審查、文化審查等方面百分百的審核，進(jìn)一步確保審查的完整性與制度內(nèi)容的規(guī)范性。

三是加強(qiáng)內(nèi)外部規(guī)章制度數(shù)據(jù)的管理。傳統(tǒng)的規(guī)章制度管理更多是對規(guī)章制度整體架構(gòu)、規(guī)范性、審批流程及執(zhí)行情況等管理，缺乏對于規(guī)章制度內(nèi)容數(shù)據(jù)本身的統(tǒng)一管理，傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)外部相關(guān)的制度及要求數(shù)據(jù)分散在了各個(gè)信息化系統(tǒng)或個(gè)人手中。企業(yè)規(guī)范運(yùn)行既要靠外部的法律法規(guī)的支撐和保障，也要靠其內(nèi)部完善的規(guī)章制度約束[3]。制度數(shù)據(jù)的管理包括對整個(gè)與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)外部完整約束集的管理，所有規(guī)范性內(nèi)容均在管理范圍之內(nèi)，同時(shí)對內(nèi)容的版本有效性進(jìn)行關(guān)聯(lián)，通過將散落在各系統(tǒng)平臺中的規(guī)章制度類文件進(jìn)行歸集與標(biāo)定，形成規(guī)章制度“數(shù)據(jù)倉庫”，消除“信息孤島”。隨著云時(shí)代的來臨，規(guī)章制度的數(shù)據(jù)化管理，將為后續(xù)規(guī)章制度管理乃至整個(gè)企業(yè)管理提供了更多可能。

四是需要結(jié)合規(guī)章制度有效性的評估?！胺ㄖ疾?，重在執(zhí)行”，執(zhí)行是規(guī)章制度生命力的體現(xiàn)，制度失去了有效性便會被束之高閣，規(guī)章制度有效性評估是制度管理的重要內(nèi)容，一般其有效性情況經(jīng)常通過人工的檢查進(jìn)行評估，通過統(tǒng)計(jì)、通報(bào)等形式反饋。要結(jié)合信息化手段提升制度的有效性評估的效率，如將制度的要求與信息化流程相結(jié)合，通過信息化流程數(shù)據(jù)來直觀閉環(huán)執(zhí)行情況，通過后臺自動(dòng)統(tǒng)計(jì)規(guī)章制度的查詢或點(diǎn)擊次數(shù)進(jìn)行排行，為制度有效性評估營造新的工作環(huán)境，同時(shí)促進(jìn)制度的不斷優(yōu)化與完善。

四、實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)章制度信息化建設(shè)的客觀條件分析

一是體系建設(shè)的科學(xué)性與實(shí)際會存在偏差，需要與企業(yè)實(shí)際信息化能力相匹配。推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)的關(guān)鍵是尋求和選擇一條企業(yè)長期發(fā)展與短期經(jīng)營績效均衡、企業(yè)治理與企業(yè)管理協(xié)調(diào)的現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)的路徑[4]。規(guī)章制度管理需要有科學(xué)的體系建設(shè)，不能脫離企業(yè)實(shí)際的發(fā)展需要，但不同企業(yè)的信息化能力不同，對制度管理的客觀需求也不盡相同，規(guī)章制度管理在探索創(chuàng)新的同時(shí)，信息化作為一種管理手段、支撐工具，應(yīng)追求同資源水平與投入的相互匹配，實(shí)現(xiàn)資源投入與產(chǎn)出的協(xié)調(diào)發(fā)展。

二是體系建設(shè)的科學(xué)性需要顛覆傳統(tǒng)，需要強(qiáng)大的組織保障。信息化手段的引入，可能需要對企業(yè)現(xiàn)有規(guī)章制度架構(gòu)進(jìn)行顛覆性的更改或轉(zhuǎn)化，由于規(guī)章制度的本身內(nèi)容來源各職能部門，基礎(chǔ)性的工作需要各職能部門的通力配合，僅僅依靠管理部門推進(jìn)實(shí)施將無法扎實(shí)落地。對原有規(guī)章制度管理機(jī)制的更改或轉(zhuǎn)化需要全員的重視與參與，需要各級領(lǐng)導(dǎo)員工的積極參與，沒有強(qiáng)大的組織保障將使其難以推進(jìn)。

三是體系建設(shè)科學(xué)性要與信息化軟件開發(fā)架構(gòu)的實(shí)際充分結(jié)合。信息化手段的引入，在對現(xiàn)行管理模式的重新思考與定義的同時(shí)，還需要兼顧信息化軟件開發(fā)架構(gòu)的特點(diǎn)。需求分析是軟件開發(fā)工作的第一環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)[5]，要加強(qiáng)功能需求與軟件開發(fā)設(shè)計(jì)之間的溝通，對軟件開發(fā)架構(gòu)的兼容性、應(yīng)用平臺的互操作性、數(shù)據(jù)累計(jì)管控方式等等進(jìn)行綜合考慮，從實(shí)際應(yīng)用需求出發(fā)，結(jié)合軟件開發(fā)架構(gòu)的功能實(shí)現(xiàn)特點(diǎn)，確保發(fā)揮信息手段的積極作用。

五、結(jié)束語

綜上所述，依托信息化手段開展規(guī)章制度管理不僅可以滿足制度管理規(guī)范性要求，更為企業(yè)規(guī)章制度體系建設(shè)提供了創(chuàng)新的思路，成為提高企業(yè)管理現(xiàn)代化水平、推進(jìn)公司治理能力提升的重要手段。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1]國電四川省電力公司"依法治企長效機(jī)制體系構(gòu)建研究"課題組，魏良益.依法治企長效機(jī)制體系構(gòu)建研究——以國網(wǎng)電力公司J市供電公司為例[J].經(jīng)濟(jì)體制改革，2016（06）：106-113.

[2]顧玲.當(dāng)前我國企業(yè)管理信息化問題研究[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2014（10）：28-29.

[3]孫林.企業(yè)管理常用規(guī)章制度范本：條文檢索與應(yīng)用指引·序言[M].法律出版社，2016.

[4]崔新健，楊智寒，鄭勇男，章東明.民營企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)現(xiàn)狀及其競爭力——基于北京市民營企業(yè)樣本的研究[J].經(jīng)濟(jì)體制改革，2017（05）：88-95.

[5]潘斌.計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)的基礎(chǔ)架構(gòu)原理分析[J].電子制作，2014（19）：223-224.