大數(shù)據(jù)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策分析

石艷梅

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并在其行業(yè)領(lǐng)域中發(fā)揮著主要作用。當(dāng)然，教育行業(yè)亦不例外。檔案管理是院校管理最為基礎(chǔ)的工作之一，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使其管理模式發(fā)生了相應(yīng)變化。本文簡(jiǎn)單分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，重點(diǎn)討論了強(qiáng)化中職學(xué)校檔案管理工作的有效對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 中職學(xué)校 檔案管理 有效對(duì)策

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代中職學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）現(xiàn)有管理技術(shù)存在缺陷

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)信息的傳播呈現(xiàn)出廣泛性、快速性、全面性的特點(diǎn)，這一特點(diǎn)下中職學(xué)校檔案管理應(yīng)以更高的標(biāo)準(zhǔn)以及服務(wù)展開(kāi)工作，使相關(guān)人員可及時(shí)獲取所需信息，并不斷創(chuàng)新管理模式以及管理技術(shù)，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)智慧化管理。通過(guò)調(diào)查與分析，筆者發(fā)現(xiàn)目前大部分中職學(xué)校已經(jīng)建立了學(xué)生電子檔案庫(kù)，但僅存儲(chǔ)著現(xiàn)有的學(xué)生檔案，未能充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行及時(shí)更新，致使實(shí)際檔案管理工作出現(xiàn)滯后性缺陷，而整個(gè)收集、整理、分類過(guò)程消耗時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，難以體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)時(shí)代各種管理技術(shù)的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)。另外，相關(guān)人員未能定期檢查學(xué)生檔案，如有的學(xué)校僅僅在新生入學(xué)時(shí)整理學(xué)生檔案，之后將其放置在檔案庫(kù)中，直至畢業(yè)再調(diào)出，這樣的檔案管理難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的各項(xiàng)要求。

（二）檔案管理缺乏預(yù)測(cè)性

大數(shù)據(jù)的主要作用為分析、預(yù)測(cè)以及廣泛延伸，若是可以合理應(yīng)用這一技術(shù)，則能夠在現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上展開(kāi)全面且準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，把控其發(fā)展趨向，為相關(guān)人員提供更為即時(shí)性的資料。但現(xiàn)階段，大部分中職學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容僅僅停留在檔案資料收集以及整理上，未能認(rèn)識(shí)預(yù)測(cè)的重要性與必要性。新時(shí)期，要想有效提升辦學(xué)質(zhì)量，中職學(xué)校必須打破傳統(tǒng)思維禁錮，借助大數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行綜合評(píng)估與預(yù)測(cè)，進(jìn)而做出科學(xué)的決策。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)化中職學(xué)校檔案管理工作的有效對(duì)策

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)資源整合

大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了創(chuàng)新檔案管理模式，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化管理意識(shí)，從根源上重視起此項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)資源整合，并建設(shè)綜合性數(shù)據(jù)資源庫(kù)。首先，學(xué)?？杉哟笸顿Y力度，結(jié)合實(shí)際情況建立健全的制度體系，為此項(xiàng)工作的高效開(kāi)展提供后備保障;其次，中職學(xué)校相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)更新管理理念，充分利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行海量數(shù)據(jù)分析，為校內(nèi)相應(yīng)決策的確定提供參考數(shù)據(jù)。例如，在調(diào)整某一專業(yè)課程體系時(shí)，可通過(guò)大數(shù)據(jù)分析學(xué)生實(shí)際情況，并對(duì)比得出相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，依托這一信息確保最終體系可滿足學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)需求，進(jìn)而有效提升教學(xué)質(zhì)量。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

新形勢(shì)下，中職學(xué)校應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)際情況來(lái)構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)，使所有學(xué)生檔案可呈現(xiàn)在這一平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代，可利用先進(jìn)技術(shù)展開(kāi)資源收集、分析、分類等各項(xiàng)工作，將其上傳至數(shù)據(jù)共享平臺(tái)上，為查詢者提供更為便捷的途徑。例如，某院校在將各級(jí)學(xué)生的電子檔案統(tǒng)一集中于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，設(shè)置了一定的查詢權(quán)限，相關(guān)人員可輸入個(gè)人賬號(hào)登錄系統(tǒng)，輸入學(xué)生檔案號(hào)或者關(guān)鍵字獲得相應(yīng)資源，大大節(jié)省了尋找檔案資料的時(shí)間，也確保了學(xué)生檔案的安全性。

（三）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化管理模式

中職學(xué)生檔案管理工作涉及的檔案類別較多，為了進(jìn)一步確保學(xué)生檔案管理工作的高效執(zhí)行，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)以及軟件，針對(duì)性地優(yōu)化其管理模式?，F(xiàn)階段，校企合作已然成為中職學(xué)生最具特色的辦學(xué)模式，因此可以充分發(fā)揮現(xiàn)代企業(yè)的用途與優(yōu)勢(shì)，借助企業(yè)力量來(lái)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，并在此基礎(chǔ)上深度挖掘?qū)W生檔案，從中提取更多可用信息，以此來(lái)完善課程體系以及專業(yè)教學(xué)內(nèi)容。除此以外，中職學(xué)校亦要重視個(gè)性化服務(wù)，利用大數(shù)據(jù)分析展開(kāi)全面預(yù)測(cè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新時(shí)代檔案管理主動(dòng)服務(wù)，不斷提高用戶的使用體驗(yàn)。

（四）組建人才隊(duì)伍，提升管理水平

高素養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍是提升學(xué)生檔案管理水平的必要前提，因此現(xiàn)階段中職學(xué)校應(yīng)組建人才隊(duì)伍，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的方式不斷增強(qiáng)相關(guān)人員的信息素養(yǎng)，使他們可利用大數(shù)據(jù)思維展開(kāi)更為高效的工作。培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)以檔案管理專業(yè)知識(shí)以及先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用技巧為主，逐漸形成高水準(zhǔn)的信息化檔案管理模式。另外，中職學(xué)校亦可針對(duì)此項(xiàng)管理工作組建監(jiān)督隊(duì)伍，要求監(jiān)督人員定期檢查實(shí)際工作情況，堅(jiān)持公平公正的原則，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)展開(kāi)全面分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其存在的缺陷問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)，進(jìn)而有效確保學(xué)生檔案管理的切實(shí)性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)化學(xué)生檔案管理工作對(duì)中職學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提升有著極為重要的意義。因此，現(xiàn)階段應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到其面臨的挑戰(zhàn)，并從強(qiáng)化管理意識(shí)、構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、組建人才隊(duì)伍等方面做起，不斷探索新型檔案管理模式，為使用者提供更為高效、便捷的服務(wù)，從而進(jìn)一步推動(dòng)中職學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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