OA協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

馬瑾男

(山西省信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究院有限公司,山西 太原 030012)

協(xié)同辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是給辦公人員提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款管理軟件。系統(tǒng)采用了流程化設(shè)計(jì)、精細(xì)化設(shè)計(jì)、平臺(tái)化設(shè)計(jì)、易用性設(shè)計(jì)等四大設(shè)計(jì)理念，充分應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、中間件技術(shù)、Web服務(wù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、AJAX等技術(shù)，同時(shí)以知識(shí)管理為核心，協(xié)同運(yùn)作為進(jìn)化手段，使政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的資源融會(huì)貫通，吐故納新，以嶄新的形象生機(jī)勃勃地面對(duì)多變的外界環(huán)境，符合企事業(yè)政府單位的辦公習(xí)慣和特點(diǎn)，將辦公I(xiàn)T化、信息化、智能化、高效化，從而降低辦公成本，提高工作效率，形成一個(gè)規(guī)范有序的辦公管理體系，加強(qiáng)信息的共享和人員的溝通，創(chuàng)造無(wú)障礙的團(tuán)隊(duì)協(xié)作辦公環(huán)境。

1 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

協(xié)同辦公平臺(tái)主要有七大功能：個(gè)人事務(wù)、綜合辦公、流程申請(qǐng)、固定資產(chǎn)/辦公用品、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)監(jiān)控。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖

◆ 個(gè)人事務(wù)主要是綜合了日常的使用功能，如待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、日程安排、內(nèi)部郵件收發(fā)、意見(jiàn)/投票發(fā)起等，針對(duì)用戶(hù)個(gè)人設(shè)置的常用功能。

◆ 綜合辦公主要是綜合了日常辦公所需要的功能，這些功能根據(jù)用戶(hù)職能的不同而不同。

◆ 流程申請(qǐng)主要是需要走審批/申請(qǐng)的功能集合，如請(qǐng)示報(bào)告、印章申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)等，需要向上級(jí)提交等待審核、批示的功能。

◆ 固定資產(chǎn)/辦公用品：主要是固定資產(chǎn)/辦公用品的出/入庫(kù)、借用/領(lǐng)用、歸還、報(bào)廢等功能，用于固定資產(chǎn)/辦公用品的管理。

◆ 系統(tǒng)設(shè)置主要是針對(duì)系統(tǒng)添加用戶(hù)、部門(mén)、角色、字典、崗位等信息使用。

◆ 系統(tǒng)監(jiān)控主要是對(duì)連接池、日志等的監(jiān)視監(jiān)控，方便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。

2 系統(tǒng)主體用戶(hù)設(shè)計(jì)

協(xié)同辦公平臺(tái)主要有五個(gè)主體用戶(hù)：領(lǐng)導(dǎo)層用戶(hù)、超級(jí)管理員、車(chē)輛管理員、人事審核員、普通用戶(hù)。

圖2 系統(tǒng)主體用戶(hù)設(shè)計(jì)圖

◆ 領(lǐng)導(dǎo)層用戶(hù)：領(lǐng)導(dǎo)層用戶(hù)通過(guò)添加用戶(hù)時(shí)增加，擁有各自的領(lǐng)導(dǎo)層用戶(hù)后，根據(jù)賬戶(hù)使用者的崗位、職責(zé)的不同擁有不同的權(quán)限，領(lǐng)導(dǎo)層用戶(hù)主要具有審核、查看、監(jiān)督以及管理下屬科室等功能。

◆ 超級(jí)管理員：超級(jí)管理員主要是針對(duì)系統(tǒng)給用戶(hù)分配角色/崗位、添加新用戶(hù)、新科室等功能，擁有較全面的系統(tǒng)功能，可分配所有用戶(hù)的功能權(quán)限，相當(dāng)于系統(tǒng)用戶(hù)管理員，但不具備領(lǐng)導(dǎo)層用戶(hù)的審核功能。

◆ 車(chē)輛管理員：車(chē)輛管理員除擁有普通用戶(hù)的基本權(quán)限和功能外，主要是有車(chē)輛的審核、分配、修改功能。

◆人事管理員：人事管理員除擁有普通用戶(hù)的基本權(quán)限和功能外，主要是在請(qǐng)假流程中，針對(duì)某些特定假期根據(jù)實(shí)際情況和條文規(guī)定給出參考意見(jiàn)和建議。

◆ 普通用戶(hù)：普通用戶(hù)登錄后可以進(jìn)行一些基礎(chǔ)功能，主要是輔助完成日常辦公中的事項(xiàng)，做到真正的無(wú)紙化協(xié)同辦公，提高辦公效率。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

協(xié)同辦公系統(tǒng)主要分七大塊內(nèi)容：個(gè)人事務(wù)、綜合辦公、流程申請(qǐng)、固定資產(chǎn)、辦公用品、系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)監(jiān)控。

圖3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)圖

3.1 個(gè)人事務(wù)

1) 我的事項(xiàng)：主要記錄所有的事務(wù)，可根據(jù)流程類(lèi)型和完成時(shí)間查詢(xún)已辦或未辦事項(xiàng)。

2) 待辦事項(xiàng)：主要把未辦事宜列出，方便查看、辦理。

3) 已辦事項(xiàng)：此功能主要是已辦理事項(xiàng)的匯總，可通過(guò)流程類(lèi)型、創(chuàng)建時(shí)間查詢(xún)。

4) 通知公告：此功能主要用于查詢(xún)已發(fā)布的會(huì)議、獎(jiǎng)懲、活動(dòng)等通告，也可通過(guò)標(biāo)題、類(lèi)型查詢(xún)通知。

5) 內(nèi)部郵件：內(nèi)部郵件主要用于公司員工之間的郵件收發(fā)，方便內(nèi)部員工交流通訊。

6) 我的薪酬：此功能主要用于查看個(gè)人工資情況和明細(xì)。

7) 個(gè)人信息：個(gè)人信息主要是個(gè)人的姓名、手機(jī)、所屬部門(mén)等基本信息編輯和查看，以及頭像編輯。

8) 日程安排：通過(guò)此功能可以記錄自己的日程內(nèi)容、日程時(shí)間，方便查看所有日程。

9) 文件管理：文件管理主要把上傳在系統(tǒng)的文件分類(lèi)保存，或者提前上傳需要的文件，方便使用。

10) 通訊錄：通訊錄主要是記錄本公司員工的電話(huà)、郵箱等通訊地址，方便員工查看其他員工的信息以及聯(lián)系方式。

11) 發(fā)起投票/我的投票：發(fā)起投票主要是員工本人發(fā)起，我的投票是記錄員工歷史投票記錄。

12) 發(fā)起意見(jiàn)/意見(jiàn)反饋信息：此功能可匿名或?qū)嵜虮竟救魏我蝗税l(fā)起意見(jiàn)或建議，提出自己的意見(jiàn)，在意見(jiàn)反饋信息中查看反饋信息、時(shí)間等。

13) 我的好友：我的好友中可添加本公司任意員工，添加后生成好友的個(gè)人名片，展示每個(gè)人的基本信息，相當(dāng)于電子名片冊(cè)。

14) 共享文件：此功能主要是匯總所有共享文件，方便用戶(hù)查看。

15) 記事本：記事本可創(chuàng)建、編輯、打開(kāi)、查看、導(dǎo)出、查找文本，是一個(gè)用來(lái)創(chuàng)建簡(jiǎn)單文檔的基本文本編輯器。

3.2 綜合辦公

1) 檔案管理:檔案管理主要實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類(lèi)、編號(hào)、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化，最終促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和正規(guī)化。

2) 請(qǐng)假情況:請(qǐng)假情況是記錄所有人的請(qǐng)假信息，包括請(qǐng)假類(lèi)型、請(qǐng)假時(shí)間段、請(qǐng)假原因等，也可查詢(xún)某個(gè)請(qǐng)假人的請(qǐng)假信息。

3) 考勤管理:此功能是記錄所有員工的在崗狀態(tài)，標(biāo)識(shí)請(qǐng)假、缺勤、曠工、在崗等信息，方便查看以及作為工資計(jì)算的參考。

4) 印章使用情況:記錄所有類(lèi)型的印章使用、審批情況，方便查看，也可導(dǎo)出Excel表格。

5) 客戶(hù)管理:此功能是記錄、保存客戶(hù)信息，可以是個(gè)人也可是單位，保存客戶(hù)信息，形成客戶(hù)信息列表，可指定客戶(hù)，也可直接導(dǎo)出客戶(hù)信息，方便客戶(hù)信息的管理和查看。

6) 用車(chē)調(diào)整:此功能是針對(duì)申請(qǐng)用車(chē)成功后需要調(diào)整車(chē)輛時(shí)使用，由于某些原因需要更換車(chē)輛，則在此功能中修改。

7) 項(xiàng)目管理:此功能主要是通過(guò)添加項(xiàng)目基本信息后，存儲(chǔ)匯總項(xiàng)目信息，形成項(xiàng)目列表，可通過(guò)項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目編號(hào)查詢(xún)某一特定項(xiàng)目。

8) 基本薪酬管理/薪酬管理:基本薪酬管理用于錄入員工的某些固定不變的薪酬信息，薪酬管理用戶(hù)錄入員工的浮動(dòng)薪酬信息。

9) 車(chē)輛信息:此功能用戶(hù)記錄、添加本公司所有車(chē)輛信息，包括車(chē)輛年檢、車(chē)輛保險(xiǎn)、車(chē)輛狀態(tài)等詳細(xì)信息，方便公司車(chē)輛的記錄、管理。

3.3 流程申請(qǐng)

1) 發(fā)文擬稿:發(fā)文擬稿功能主要是填寫(xiě)發(fā)文內(nèi)容和發(fā)文信息后，提交到部門(mén)經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批，審批全部通過(guò)后形成文稿，簽發(fā)。

2) 收文登記:收文登記主要是來(lái)文登記后提交申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人、副總、總經(jīng)理審批，由承辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)辦理，二者可同時(shí)進(jìn)行，也可先審批后辦理，同時(shí)也可選擇閱辦。

3) 請(qǐng)示報(bào)告:請(qǐng)示報(bào)告主要是填寫(xiě)請(qǐng)示內(nèi)容后，提交部門(mén)經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審核，由領(lǐng)導(dǎo)批示請(qǐng)示是否通過(guò)。

4) 合同申請(qǐng):通過(guò)填寫(xiě)合同的詳細(xì)信息，上傳合同附件，提交給部門(mén)經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審核。

5) 請(qǐng)假申請(qǐng):填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)信息后，根據(jù)請(qǐng)假的類(lèi)型選擇是否需要人事給出建議或意見(jiàn)，根據(jù)請(qǐng)假時(shí)間類(lèi)型選擇提交給部門(mén)經(jīng)理審核還是副總、總經(jīng)理審核。

6) 項(xiàng)目申請(qǐng):填寫(xiě)項(xiàng)目基本信息后，提交給部門(mén)經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審核。

7) 考勤舉報(bào):可通過(guò)此功能舉報(bào)某一位員工的考勤狀態(tài)。

8) 印章申請(qǐng):通過(guò)此功能申請(qǐng)使用辦公用章，選擇用章類(lèi)型，填寫(xiě)基本信息后提交審核，不同類(lèi)型的用章由不同的領(lǐng)導(dǎo)人審核。

9) 用車(chē)申請(qǐng):用車(chē)申請(qǐng)功能用于公司員工申請(qǐng)用車(chē)，填寫(xiě)用車(chē)信息后提交審核，審核通過(guò)后，由車(chē)輛管理員派車(chē)。

10) 固定資產(chǎn)/辦公用品采購(gòu)申請(qǐng):固定資產(chǎn)/辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)功能主要是采購(gòu)人員填寫(xiě)固定資產(chǎn)/辦公用品采購(gòu)清單的詳細(xì)信息后，提交給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、副總、總經(jīng)理審核。

11) 固定資產(chǎn)/辦公用品借用申請(qǐng):固定資產(chǎn)/辦公用品借用申請(qǐng)主要由借用人通過(guò)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)后，提交由部門(mén)經(jīng)理、副總、總經(jīng)理審批，審批通過(guò)后即可借用。

3.4 固定資產(chǎn)

1) 固定資產(chǎn)/辦公用品庫(kù)存管理:此功能用于查詢(xún)固定資產(chǎn)/辦公用品的庫(kù)存，可通過(guò)名稱(chēng)及型號(hào)、固定資產(chǎn)/辦公用品類(lèi)型查詢(xún)，同時(shí)也可導(dǎo)出列表。

2) 固定資產(chǎn)入庫(kù)管理:此功能用于固定資產(chǎn)的入庫(kù)，同時(shí)也可根據(jù)固定資產(chǎn)名稱(chēng)及型號(hào)、固定資產(chǎn)類(lèi)型、申請(qǐng)人等條件查詢(xún)已入庫(kù)的固定資產(chǎn)信息。

3) 固定資產(chǎn)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn):固定資產(chǎn)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)中可通過(guò)固定資產(chǎn)名稱(chēng)及類(lèi)型、固定資產(chǎn)類(lèi)型、申請(qǐng)人等信息查詢(xún)，也可添加新的固定資產(chǎn)信息，以及修改已入庫(kù)的固定資產(chǎn)信息。

4) 固定資產(chǎn)/辦公用品借用登記:固定資產(chǎn)/辦公用品借用登記在領(lǐng)用人通過(guò)領(lǐng)用申請(qǐng)審批后使用，可添加借用信息，也可根據(jù)名稱(chēng)及型號(hào)、借用時(shí)間等條件查詢(xún)已借用信息。

5) 固定資產(chǎn)借用/辦公用品領(lǐng)用查看:固定資產(chǎn)借用查看/辦公用品領(lǐng)用是借用人的信息匯總，在此功能中可通過(guò)名稱(chēng)及型號(hào)、借用時(shí)間、借用人等信息條件查詢(xún)借用列表。

6) 固定資產(chǎn)歸還登記:此功能用于登記歸還信息，可通過(guò)固定資產(chǎn)名稱(chēng)及型號(hào)、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人等信息查詢(xún)已借固定資產(chǎn)信息，歸還入庫(kù)。

7) 固定資產(chǎn)報(bào)廢管理:此功能需填寫(xiě)報(bào)廢的固定資產(chǎn)信息，填寫(xiě)后形成固定資產(chǎn)報(bào)廢列表，方便查詢(xún)已報(bào)廢固定資產(chǎn)，同時(shí)已填寫(xiě)信息可通過(guò)固定資產(chǎn)名稱(chēng)及型號(hào)、報(bào)廢時(shí)間等查詢(xún)。

8) 固定資產(chǎn)/辦公用品屬性設(shè)置:固定資產(chǎn)/辦公用品屬性設(shè)置中主要是添加、修改、刪除固定資產(chǎn)類(lèi)型、固定資產(chǎn)名稱(chēng)及型號(hào)。

3.5 辦公用品

1) 辦公用品庫(kù)存管理:此功能用于查詢(xún)辦公用品的庫(kù)存，可通過(guò)辦公用品名稱(chēng)及型號(hào)、辦公用品類(lèi)型查詢(xún)，同時(shí)也可導(dǎo)出辦公用品庫(kù)存列表。其他功能請(qǐng)參考固定資產(chǎn)模塊。

3.6 系統(tǒng)設(shè)置

1) 用戶(hù)管理:用戶(hù)管理功能用于錄入本公司員工的基本信息，包括用戶(hù)的登錄名、電話(huà)、所屬部門(mén)等，可添加、修改、刪除、導(dǎo)出員工信息。

2) 菜單管理:菜單管理主要是更改頁(yè)面功能列表，可增加、修改、刪除功能，也可排序，根據(jù)個(gè)人習(xí)慣安排菜單的前后放置順序。

3) 部門(mén)管理:部門(mén)管理主要用于添加本公司部門(mén)信息，與用戶(hù)管理相關(guān)聯(lián)，錄入用戶(hù)管理信息前，需要先錄入部門(mén)信息，方便錄入用戶(hù)時(shí)選擇員工所屬部門(mén)。

4) 角色管理:角色管理中用于設(shè)置角色的權(quán)限、屬性，可以新添加角色信息，也可修改、刪除已有角色信息。角色信息設(shè)置好后可給用戶(hù)分配。

5) 字典管理:字典管理主要用戶(hù)添加、修改、刪除系統(tǒng)中固定選項(xiàng)的字段，比如車(chē)輛類(lèi)型的添加、修改、刪除在此功能中可實(shí)現(xiàn)。

6) 崗位管理:崗位管理用于設(shè)置崗位的職能、崗位名稱(chēng)等崗位信息，可添加新崗位，也可修改、刪除已有崗位信息。

3.7 系統(tǒng)監(jiān)控

1) 日志查詢(xún):日志查詢(xún)主要是為了操作留痕，隨時(shí)查看用戶(hù)在系統(tǒng)中的操作，以及某些流程是哪些用戶(hù)操作，起到監(jiān)管、留痕的作用。

2) 系統(tǒng)監(jiān)控管理:此功能可實(shí)時(shí)監(jiān)控JVM、CPU、內(nèi)存的使用率，也可做警告設(shè)置，查看服務(wù)器信息，隨時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)的安全以及使用情況。

4 總結(jié)

本系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)提高了信息交流的效率和共享程度，大大提高了辦公效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省了辦公費(fèi)用，從而實(shí)現(xiàn)了辦公無(wú)紙化、信息共享化、決策科學(xué)化、工作流程自動(dòng)化，同時(shí)工作文檔電子化的要求，使文檔的保存、使用、共享變成輕而易舉的事情。