基于EXCEL宏應(yīng)用的教學(xué)考勤系統(tǒng)

黃丹語

(漳州衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院,福建 漳州 363000)

0 引言

考勤作為課程最終考核總分的一部分，一般占總分的10%～20%，是高校教學(xué)過程中督促學(xué)生到課的一種必要手段。通常情況是由任課教師挨個點名或主觀地進行隨機抽點，對學(xué)生的到課情況進行手工記錄。傳統(tǒng)的點名方式不但浪費課堂時間，容易出錯，而且主觀性的抽點達不到真正的隨機性，且期末的考勤統(tǒng)計困難。因此，針對傳統(tǒng)點名的種種弊端，結(jié)合實際需要，本人利用EXCEL VBA開發(fā)了一套簡易考勤系統(tǒng)，方便教學(xué)過程中的考勤及統(tǒng)計管理。

1 EXCEL中的宏應(yīng)用

EXCEL電子表格是辦公應(yīng)用軟件中應(yīng)用最廣泛的軟件之一，他的數(shù)據(jù)處理、圖表功能及各種函數(shù)和工具深受廣大用戶的喜愛。EXCEL的強大優(yōu)勢之一在于它提供的宏語言Visual Basic for Application(VBA).Visual Basic是windows環(huán)境下開發(fā)應(yīng)用軟件的一種通用程序設(shè)計語言，功能強大，簡便易用。VBA是它的一個子集，可以廣泛地應(yīng)用于Microsoft公司開發(fā)的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等[1]。EXCEL VBA作為Office辦公軟件的內(nèi)置編程語言，用戶可以創(chuàng)建功能強大的宏，以輕松執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)，實現(xiàn)對各類復(fù)雜數(shù)據(jù)管理的簡單化[2]，不僅能夠提高數(shù)據(jù)處理的效率和準確度，而且可移植性強，具有較強的通用性和擴展性。

2 設(shè)計簡便考勤系統(tǒng)的特色及優(yōu)勢

1) 開發(fā)便捷： VBA是Office辦公軟件的內(nèi)置編程語言，通過該語言，用戶可以創(chuàng)建功能強大的宏，以輕松執(zhí)行重復(fù)性的任務(wù)，實現(xiàn)對各類復(fù)雜數(shù)據(jù)管理的簡單化。VBA簡單易學(xué)，可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼，因此能很容易地把需要處理的工作自動化。

2) 考勤系統(tǒng)界面友好，易移植，易操作：EXCEL作為辦公、教學(xué)必備的辦公軟件之一，在眾多高校的多媒體教室中都安裝使用。使用人員只需利用優(yōu)盤等存儲移動設(shè)備將該系統(tǒng)拷貝至任一臺裝有Microsoft Office辦公軟件的計算機上，便可通過excel辦公軟件打開進行操作。不需要再另行安裝任何的軟件或插件。

現(xiàn)如今計算機的普遍應(yīng)用，計算機課程覆蓋至小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)，各年齡層次的用戶對辦公應(yīng)用軟件的使用都不陌生。加上EXCEL本身的易操作性，非計算機專業(yè)的教師在進行簡單的培訓(xùn)之后也能夠較熟練進行考勤系統(tǒng)的操作。

3) 加權(quán)算法，特色考勤吸引學(xué)生：傳統(tǒng)的考勤方式一般采用點名以及手工記錄的方式，若上課班級人數(shù)較多，全部點完名就占用了很大一部分的上課時間，即使進行抽查點名，教師對學(xué)生姓名的“感覺”會使抽點的選擇變得主觀性，部分學(xué)生可能經(jīng)常被點到，或者總是沒被點到，抽點缺乏真正的隨機性。該考勤系統(tǒng)的設(shè)計思路主要體現(xiàn)兩個方面：一是實現(xiàn)抽點的隨機性。點名前，系統(tǒng)會為每名學(xué)生自動分配一個相同的權(quán)重數(shù)，對于被抽中且到課的學(xué)生，在下一次抽點時會降低其抽中的概率，多次抽點后可保證每名學(xué)生都至少有一次被抽點到；二是對于被抽點到且“遲到”或“曠課”的學(xué)生，在下次抽點中增加被抽中的概率。

3 框架、算法設(shè)計

3.1 算法設(shè)計與說明

1) 根據(jù)學(xué)生數(shù)據(jù)中學(xué)生重復(fù)的數(shù)目來控制被點名的概率。

2) 沒有被點名到的學(xué)生在學(xué)生記錄的條數(shù)=2條。

3) 點名了都到的學(xué)生在數(shù)據(jù)中記錄的條數(shù)=2-點到的次數(shù)(如果小于1設(shè)為等于1)。

4) 如果有曠課或者遲到的學(xué)生記錄條數(shù)=2+曠課次數(shù)*2+遲到次數(shù)*1。

5) 給每條記錄分配隨機數(shù)，按照隨機數(shù)排序，去掉重復(fù)的學(xué)生后，取希望點名的學(xué)生數(shù)。

6) 記錄條數(shù)多的學(xué)生被排到前面的概率會變大。曠課或者遲到越多被點到的概率越大。被點到的概率：曠課>遲到>沒被點到過>點到?jīng)]有曠課。

3.2 系統(tǒng)設(shè)計流程圖(見圖2)

圖1 系統(tǒng)設(shè)計流程圖

4 算法實現(xiàn)與設(shè)計結(jié)果

4.1 主要算法實現(xiàn)

If CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,3).Value)=0 Then

"從來沒點到過

tep_Cnt=2

Else

If CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,4).Value)=0 And

CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,5).Value)=0 Then

''點到過，但沒曠課和遲到

tep_Cnt=2-CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,3).Value)

If tep_Cnt<1 Then

tep_Cnt=1

End If

Else

''點到過，有曠課或遲到

tep_Cnt=2+CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,4).Value)*2+CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,5).Value)*1

End If

End If

4.2 設(shè)計結(jié)果

1) 輸入“日期”及“抽點人數(shù)”，點擊“生成名單”按鈕，生成以“日期”命名的新工作表。

2) 對抽取的學(xué)生進行點名，下拉框有“已到”、“遲到”、“曠課”三種選項，選擇或進行填充，如圖2。

3) 對抽取的學(xué)生的點名狀況選擇完后，回到首頁工作表，點擊“匯總”按鈕。此時首頁工作表已自動添加本次點名的情況，并自動為每位學(xué)生的“點名次數(shù)”、“曠課次數(shù)”、“遲到次數(shù)”進行統(tǒng)計，如圖3。

圖3 匯總點名結(jié)果界面

5 效果檢驗

5.1 操作實用性檢驗

該考勤系統(tǒng)界面功能清晰，步驟簡單，容易操作，我們對60位不同年齡層次的非計算機專業(yè)教師進行操作試驗，在對系統(tǒng)步驟進行一次演示之后，50歲以上有95%的教師能夠完全掌握考勤系統(tǒng)的使用，由于50歲～65歲這個年齡段的教師計算機知識較為欠缺，因此有25%的教師未能掌握考勤系統(tǒng)。對于未能掌握的教師，我們又進行了二次講解與演示，這次演示過后，教師掌握人數(shù)達100%，說明該考勤系統(tǒng)容易上手，適合各年齡層次的教師使用。試驗結(jié)果如表1。

表1 側(cè)重性檢驗試驗結(jié)果

5.2 普及性與隨機性檢驗

該考勤系統(tǒng)的特點之一在于它通過每位學(xué)生的點名權(quán)重來區(qū)分幾種不同“類別”學(xué)生(“曠課”、“遲到”、“沒被點到過”、“點到?jīng)]有曠課”)，從而決定點到的概率。特別地，“沒被點到過”的概率大于“點到?jīng)]有曠課”的概率，這就盡可能保證在幾次點名之后，每名學(xué)生都會被點到。而且在相同權(quán)重之下，學(xué)生被抽點到的概率是相同的。這既能保證點名的側(cè)重性和普遍性，又能保證隨機性。

為了證明以上結(jié)論，我們將該考勤系統(tǒng)設(shè)置為實驗組，另外構(gòu)建一個完全隨機性的抽點系統(tǒng)作為對照組，以60名學(xué)生為試驗對象。在試驗前，我們?nèi)藶楣潭?0名學(xué)生中有5名學(xué)生在每次抽點都“曠課”，5名學(xué)生都“遲到”。試驗過程中每次抽點20名學(xué)生。

經(jīng)過100次的試驗之后，我們發(fā)現(xiàn)：要保證60名學(xué)生都至少抽點過一次，實驗組平均需要7.5次，而對照組平均需要11.8次。由此可見，對“沒被點到過”的權(quán)重側(cè)重更能使每個學(xué)生能盡早地被抽到。

5.3 側(cè)重性檢驗

為證明該考勤系統(tǒng)對“曠課”和“遲到”的學(xué)生有側(cè)重性的點名，我們對實驗組和對照組分別進行了10次點名，經(jīng)過100次試驗，記錄“曠課”、“遲到”、“已到”的學(xué)生被抽中次數(shù)并對其平均值進行分析。試驗結(jié)果如表2。

表2 側(cè)重性檢驗試驗結(jié)果

從表2的試驗結(jié)果我們可以看出，實驗組中，“曠課”和“遲到”的平均抽點次數(shù)明顯高于“已到”的平均抽點次數(shù)，且“曠課”的平均抽點次數(shù)會略高于“遲到”的平均抽點次數(shù)。而對照組中，“曠課”、“遲到”、“已到”的平均抽點次數(shù)相當(dāng)。由此我們可以得出結(jié)論：該考勤系統(tǒng)能針對“曠課”和“遲到”的學(xué)生側(cè)重性的點名。

6 總結(jié)與展望

該考勤系統(tǒng)采用EXCEL VBA進行設(shè)計，算法新穎，能夠?qū)Α皶缯n”、“遲到”、“已到”、“沒被點到過”的學(xué)生分配不同的抽點權(quán)重，即兼顧點名的側(cè)重性，又滿足抽點的隨機性。該系統(tǒng)實用性強，易于使用，能對考勤數(shù)據(jù)進行高效的查詢、管理[3]。

隨著信息化手段的不斷發(fā)展和進步，利用移動設(shè)備來進行人員管理的應(yīng)用軟件也越來越多。我們也計劃結(jié)合該系統(tǒng)的抽點算法優(yōu)勢，在移動應(yīng)用平臺開發(fā)一套手機APP或者小程序，并不斷優(yōu)化和完善考勤系統(tǒng)功能，來促使該考勤系統(tǒng)具有更完善的功能、更友好的界面和更智能化的使用[4]。