淺談大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

楊珂

摘要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展與運(yùn)用，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。本文旨在通過對(duì)大數(shù)據(jù)概念及運(yùn)用進(jìn)行闡述的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀，分析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以及如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作能力和服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 措施

中圖分類號(hào)：G271? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2019）05-0245-02

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到越來越多的領(lǐng)域，并帶給應(yīng)用領(lǐng)域以變革。而伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，會(huì)形成大量的信息資料數(shù)據(jù)，成為構(gòu)成檔案管理工作的重要部分，同時(shí)這些檔案信息也是對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要見證。大數(shù)據(jù)背景下，如何運(yùn)用新技術(shù)來提高檔案管理工作水平和服務(wù)能力，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)和支持，以此促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，是目前檔案管理工作亟待解決的問題。

一、大數(shù)據(jù)相關(guān)概念界定

（一）數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)即是數(shù)值，泛指通過觀察、計(jì)算等途徑獲取的可以查詢和儲(chǔ)存的信息。數(shù)據(jù)既可以是數(shù)值，也可是語言文字、圖形圖畫和音像等各種可被人體感官察覺到的事物。數(shù)據(jù)這一概念運(yùn)用到檔案工作中，可以分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、其他載體檔案等。細(xì)分如：案卷、數(shù)碼照片、數(shù)碼錄像、錄音磁帶和微縮膠片等多種形式，這都是檔案數(shù)據(jù)的載體，也都是數(shù)據(jù)的一種表現(xiàn)形式。

（二）大數(shù)據(jù)

2015年國務(wù)院印發(fā)的《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》中對(duì)大數(shù)據(jù)一詞做了定義，指出大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價(jià)值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合。[1]這就從側(cè)面指明了，大數(shù)據(jù)是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。因此，大數(shù)據(jù)是超出傳統(tǒng)手段、技術(shù)、管理和儲(chǔ)存等軟件和工具的海量信息資源，需要新技術(shù)和更強(qiáng)大的處理模式來獲取并進(jìn)行信息資源整合。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是指對(duì)一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合進(jìn)行專業(yè)化處理的手段。大數(shù)據(jù)技術(shù)與各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域相結(jié)合，依托互聯(lián)網(wǎng)，綜合利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等一系列技術(shù)通過對(duì)已掌握的龐大信息數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理，提高數(shù)據(jù)的“加工”能力，并以此實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)日益成熟，如今已經(jīng)被運(yùn)用到越來越多的領(lǐng)域，人們利用數(shù)據(jù)的資源化的優(yōu)勢(shì)，以快速獲取有效資源信息并進(jìn)行利用、分析和決策。國家檔案局局長(zhǎng)李明華在2017年12月27日在京召開的全國檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上表示，我國檔案工作要應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、乘勢(shì)而為，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。[2]這里所提到的信息化就是指以大數(shù)據(jù)技術(shù)等新興技術(shù)為手段來變革現(xiàn)行檔案管理工作的方式，以此提高檔案管理事業(yè)和工作水平。

二、大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的機(jī)遇

1.大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得檔案管理工作效率大幅度提高

傳統(tǒng)檔案管理工作一般面臨著龐大數(shù)據(jù)整合的現(xiàn)狀，需要消耗大量的人力、物力和空間資源，工作效率低下。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作的方式、載體發(fā)生變化，由過去的手寫、紙質(zhì)檔案等轉(zhuǎn)為電子錄入、云端儲(chǔ)存等新興方式，節(jié)省了傳統(tǒng)檔案存放所需承載的大量空間，變相提高了單位的資源利用率。同時(shí)，新興的檔案管理方式依托大數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算、云端儲(chǔ)存等技術(shù)，使得工作效率大幅提高。

2.大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)檔案管理工作存在服務(wù)質(zhì)量相對(duì)較低的問題，由于紙質(zhì)檔案存放空間較大，存放、查找都費(fèi)時(shí)費(fèi)力。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得檔案的存取變得簡(jiǎn)單、快捷。檔案存放人可以利用移動(dòng)端傳輸檔案數(shù)據(jù)，檔案管理人員也便于接收和存放。同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也面臨老化、易損等問題，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)檔案的保管現(xiàn)狀得以改變，有效避免上述問題的發(fā)生。這都在一定程度上提高了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

（二）大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)現(xiàn)今的檔案管理工作需要，檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檔案形式由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變，使得查詢、調(diào)取等環(huán)節(jié)變得更為輕松，為檔案管理提供了一種更高效、便捷的模式。檔案管理部門是單位機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，檔案管理工作也為單位發(fā)展提供長(zhǎng)遠(yuǎn)的支撐，這就需要有關(guān)單位要重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案部門的投入力度，改變現(xiàn)有落后的檔案管理模式，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。

2.檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)亟待提高

部分單位檔案管理人員隊(duì)伍存在年齡結(jié)構(gòu)偏高的現(xiàn)狀，檔案管理人員普遍接受能力較弱，不利于進(jìn)行大數(shù)據(jù)的應(yīng)用來進(jìn)行檔案的保存，檔案管理人員的素質(zhì)也難以滿足大數(shù)據(jù)應(yīng)用的要求。[3]大數(shù)據(jù)背景下，必須建立一支年齡結(jié)構(gòu)適中，對(duì)新技術(shù)接受能力強(qiáng)和電腦操作能力過硬的專業(yè)化檔案管理人員隊(duì)伍。因此，檔案管理部門應(yīng)重視目前檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)問題，如若在人員隊(duì)伍素質(zhì)較低情況下開展檔案管理信息化建設(shè)，不僅有礙于工作開展進(jìn)程，更不利于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，反而使得檔案管理工作效率降低。

3.檔案安全工作面臨考驗(yàn)

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用在給檔案管理工作帶來快捷、便利的同時(shí)，也考驗(yàn)著檔案部門的安全管理能力。與傳統(tǒng)檔案安全工作不同，大數(shù)據(jù)背景下更應(yīng)加強(qiáng)信息安全意識(shí)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)信息保護(hù)機(jī)制，而目前這方面都是有所欠缺的。電子檔案雖保存、調(diào)取方便，但是面對(duì)復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，還是應(yīng)做到數(shù)據(jù)安全保管工作，如防止數(shù)據(jù)丟失和黑客入侵等。同時(shí)，現(xiàn)有的檔案管理人員隊(duì)伍因文化水平結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等因素，電腦操作水平和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)還存在差異，這些問題都是需要檔案管理部門迫切解決的。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作應(yīng)對(duì)措施

（一）完善現(xiàn)有檔案管理制度和設(shè)備

首先，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下，利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)，針對(duì)現(xiàn)行的檔案管理工作制度和管理體系作出相應(yīng)的調(diào)整。要讓大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)有檔案管理制度相結(jié)合，利用新技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段，讓制度跟上技術(shù)的步伐，制定、細(xì)化各類檔案與大數(shù)據(jù)相結(jié)合的情況，做到因檔案類別不同，檔案管理具體方式不同。其次，要及時(shí)更新檔案管理部門的軟、硬件設(shè)施。軟、硬件設(shè)施作為檔案管理部門的基礎(chǔ)，其作用不可忽視。要對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行整合處理利用，加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案儲(chǔ)存模式。[4]同時(shí)，單位要重視檔案管理工作，適需加大投入力度。檔案管理部門要積極與大數(shù)據(jù)公司進(jìn)行對(duì)接，設(shè)計(jì)、優(yōu)化出符合單位需要的檔案管理軟件，提高檔案管理工作的效率與服務(wù)能力。

（二）提高檔案管理人員相關(guān)管理能力

首先，應(yīng)設(shè)置相關(guān)技能、知識(shí)培訓(xùn)課程。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)通過組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等形式，提高現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)知識(shí)，重視檔案管理人員的專業(yè)能力、操作能力和服務(wù)水平的提升。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的手段和方式在不斷改變，專業(yè)化傾向更加明顯。其次，積極引進(jìn)專業(yè)化人才。檔案管理部門要根據(jù)需求，引進(jìn)專業(yè)化人才。政府、用人單位也應(yīng)積極和高校進(jìn)行協(xié)商、合作，培養(yǎng)出適應(yīng)檔案管理需求的應(yīng)用型、復(fù)合型人才，同時(shí)也應(yīng)為檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)學(xué)生給予實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，使其在進(jìn)入社會(huì)后能快速適應(yīng)國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)和信息部門相關(guān)工作，更好地服務(wù)檔案事業(yè)。最后，合理優(yōu)化檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)。要根據(jù)檔案管理部門所服務(wù)的對(duì)象現(xiàn)狀，調(diào)整相應(yīng)的檔案部門管理人員結(jié)構(gòu)，做到從基層服務(wù)人員到技術(shù)性人才靈活配備，使檔案管理隊(duì)伍與實(shí)際工作需要相匹配。同時(shí)，還應(yīng)注重青年人才引進(jìn)工作，根據(jù)工作情況來改善現(xiàn)有的福利政策，以改變現(xiàn)有的檔案管理人員年齡偏高問題，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)比例，打造有活力有能力的檔案管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理安全性工作保障

大數(shù)據(jù)背景下，雖然帶給檔案管理工作以巨大的儲(chǔ)存空間和快捷的操作方式等一系列優(yōu)勢(shì)，但是同時(shí)也面臨著來自網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)。在平時(shí)工作中讓其形成良好的操作習(xí)慣，如及時(shí)更新殺毒軟件、更新系統(tǒng)補(bǔ)丁等，定時(shí)查殺病毒，杜絕惡意軟件入侵。其次，要積極與大數(shù)據(jù)公司的技術(shù)人員進(jìn)行對(duì)接。多進(jìn)行技術(shù)交流，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的危機(jī)處理能力和手段，提高單位檔案數(shù)據(jù)的安全性。最后，要制定嚴(yán)格的檔案數(shù)據(jù)安全保障制度。檔案部門要認(rèn)真制定好檔案數(shù)據(jù)安全保障制度，做到從檔案數(shù)據(jù)收集、整理、調(diào)取等各個(gè)環(huán)節(jié)來規(guī)范工作流程，明確檔案數(shù)據(jù)突發(fā)情況處理程序，做到穩(wěn)中有序、安全快捷的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]吳薇，陳陽.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2019（1）：12.

責(zé)任編輯：景辰