干部人事檔案管理和建設(shè)的分析研究

章麗華

摘 要：干部人事檔案是人力資源管理的一個重要環(huán)節(jié)，是用人單位在人力資源管理過程中形成的人事記錄，可以較為全面的反映個人的工作能力、工作表現(xiàn)以及個人品德等方面情況。人事檔案管理水平的高低直接體現(xiàn)著人力資源管理成效，人事檔案工管理比較復(fù)雜和瑣碎，在檔案管理和建設(shè)過程中存在諸多限制和不足，管理工作有著不完善的地方，亟待改進和規(guī)范，本文通過對人事檔案管理和建設(shè)方面的研究，推動檔案管理技術(shù)進步，將檔案管理與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，更大發(fā)揮檔案管理工作的作用，使檔案管理更加規(guī)范科學(xué)有效，以推進我國人事檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 建設(shè) 分析研究

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部、選拔干部的重要依據(jù)，記錄著干部基本信息 、個人經(jīng)歷 、業(yè)務(wù)水平、 工作業(yè)績等情況，它是人事管理工作重要組成部分，目前我們一些單位檔案部門采用傳統(tǒng)手工方式查閱檔案，利用率低，費時費力，容易出錯和丟失，檔案管理和建設(shè)仍未跟上時代步伐，隨著社會信息化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式不能滿足當(dāng)今社會發(fā)展要求，在檔案管理和建設(shè)方面仍存在薄弱環(huán)節(jié)，既有組織管理內(nèi)部體制問題，也有現(xiàn)實條件問題，因此，我們應(yīng)重視人事檔案的管理和建設(shè)，投入人力和資金，加強檔案管理和建設(shè)，以快速實現(xiàn)檔案信息資源全方位的分類、歸檔、存儲和管理，提高檔案管理整體水平，保證管理工作高效率和信息的完整。

一.人事檔案管理和建設(shè)過程中存在一些問題：

1.缺乏完善的人事檔案基礎(chǔ)工作

人事檔案是全面詳細地反映出個人一生基本情況，是一個人綜合情況的真實記錄，無論是職務(wù)晉升、職稱申報、社保繳納、組織外調(diào)等情況都需要以人事檔案為參考，它關(guān)系到干部的考察、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到干部的發(fā)展前途和利益。因此，對人事檔案管理基礎(chǔ)工作，一定要加以完善和規(guī)范，維護檔案的規(guī)范、完整、準確是檔案管理基礎(chǔ)性工作的重要內(nèi)容，有些檔案管理部門在檔案管理中或多或少存在不符合標準規(guī)范問題，缺乏規(guī)范的檢索體系，有些立卷編目檢索沒按標準規(guī)范操作，檔案管理模式老套，存在檔案材料不完整，干部填報個人信息前后不一致，主要表現(xiàn)在干部年齡、工齡、黨齡不一致情況比較突出， 有些干部填報個人信息隱瞞真實情況，甚至有的檔案存在涂改造假問題，由于沒有核實認定，造成個人信息不準確，對變更個人信息，由于沒有及時修正更新影響了信息系統(tǒng)可信度，這給檔案管理造成很大難度，也影響了人事檔案認定工作。

2.人事檔案管理技術(shù)滯后

傳統(tǒng)的人事檔案管理采用紙質(zhì)形式保存，檔案的查閱還是靠傳統(tǒng)的手工操作，忽視了檔案管理信息化建設(shè)，沒有充分運用現(xiàn)代化技術(shù)，這與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展存在一定差距，檔案保存方式存在一些缺陷，由于時間長久和環(huán)境因素影響，再加上頻繁的翻閱，檔案容易出現(xiàn)霉變破損情況，手工操作費時費力，容易出錯，嚴重影響了檔案工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理的信息化提供了重要的契機，如果加強信息化建設(shè)，將檔案的信息輸入計算機中，通過計算機的檢索，可以方便快捷查詢。

3.人事檔案管理缺乏有效管理機制

檔案管理成效與健全相應(yīng)的管理制度緊密相連，目前少數(shù)人事檔案部門缺乏相對健全和完善的管理機制，這就難于做好檔案管理工作，建立科學(xué)合理規(guī)范并符合現(xiàn)代檔案管理制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障，人事檔案部門需建立人事檔案管理制度、查閱制度，檔案信息安全與保密制度，檔案信息隱私保護制度，人事檔案安全應(yīng)急預(yù)案等各項制度，使人事檔案管理工作有章可循，制定的規(guī)章制度需合理、科學(xué)、有效，檔案管理工作要明確的職責(zé)要求和工作內(nèi)容，包括檔案歸檔、移交、保存、借閱、利用等內(nèi)容，明確分工，責(zé)任到人，做到收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化、開發(fā)利用現(xiàn)代化，只有這樣檔案的管理才能更加規(guī)范標準，才能從制度上保證檔案資料的完整和準確，為實現(xiàn)檔案的使用價值提供制度保障，完善干部檔案管理制度這是保障檔案安全的基礎(chǔ)，堅持嚴格管理制度，以制度約束、用制度規(guī)范的管理體系，只有建立完整規(guī)范的檔案管理制度，才能使檔案管理科學(xué)化、標準化和規(guī)范化。

二. 加強人事檔案管理和建設(shè)的措施：

1. 加快人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

人事檔案管理和建設(shè)的發(fā)展需要創(chuàng)新管理方式，增強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案管理所需要的硬件設(shè)備，檔案管理水平離不開相關(guān)配套設(shè)施的配合。目前一些單位由于經(jīng)濟方面的因素，無法通過資源管理體系加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)進程，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備匱乏，信息化設(shè)備配置不合理，有些設(shè)備出現(xiàn)老化現(xiàn)象，難以符合檔案管理的需求，這嚴重影響了檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展，因此，我們應(yīng)重視檔案管理建設(shè)，需要投入大量資金，配置基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建符合現(xiàn)代化信息化要求的檔案庫，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、服務(wù)器、軟件設(shè)施，硬件設(shè)施、通訊設(shè)備、存儲設(shè)備等，充分滿足檔案用房充裕，達到布局合理，優(yōu)化設(shè)計，保存安全，利用便捷的要求，檔案室應(yīng)按檔案管理要求將庫房、閱覽室、辦公室“三分開”管理，通過改善檔案管理工作環(huán)境和配置先進設(shè)備以提升檔案管理的工作效率和管理水平。

2.完善人事檔案管理制度體系

加強對檔案管理和建設(shè)工作的重視。人事檔案管理制度建設(shè)，需要對原有的不符合實際需要進行舍棄，根據(jù)實際情況進行改進，在制度的創(chuàng)新上做好相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，建立符合本單位特點的科學(xué)規(guī)范合理的管理制度，對檔案管理工作形成有效約束，通過健全人事檔案管理制度，建立檔案材料的歸檔制度，查閱制度、保密機制、監(jiān)管機制以及管檔人員崗位責(zé)任制規(guī)范檔案管理工作，這樣可以明確工作職責(zé)，規(guī)范管理程序，在檔案管理工作中做到有章可循、有法可依，當(dāng)合理的制度建立起來就能嚴格的按照規(guī)章制度執(zhí)行，使人事檔案管理朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展，保障對人事檔案的有效管理。

3.加快人事檔案數(shù)字化進程

進入21世紀以來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理難以滿足時代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料容易發(fā)生破損和丟失。在檔案管理工作中我們往往在歸檔和提檔時往返于檔案庫房和辦公室之間，這種工作方式不僅影響了整個查檔、歸檔的速度，同時也會造成檔案材料不安全，一些重要的紙質(zhì)材料在頻繁查閱的過程中，都難免受到霉變、灰塵、空氣濕度等多方面影響，紙質(zhì)材料受到頻繁的磨損，容易形成了“霉變老舊”檔案，還有資料由于種種原因而受到篡改、撕毀，這些都會影響檔案的真實性?，F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了很大便利，將現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)引進人事檔案管理，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)今工作的重要任務(wù)，而檔案數(shù)字化建設(shè)是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用先進設(shè)備對人事檔案進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，具有信息錄入檔案掃描存儲備份提供利用等功能，檔案數(shù)字化的建設(shè)需要完善規(guī)范和標準，符合具有本單位特點的標準和業(yè)務(wù)流程，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供基礎(chǔ)和保障，數(shù)字化信息技術(shù)與檔案工作有效的結(jié)合在一起，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，降低了紙質(zhì)檔案的人為破損，縮小了檔案存儲空間，不僅查閱方便，而且還可以長期保存，也避免了空氣濕度、人為修改等因素所產(chǎn)生的影響，最大程度上保護了原始檔案的完整性和真實性。電子人事檔案不再受異地限制，空間限制，在電子檔案管理系統(tǒng)中可以集中存儲，統(tǒng)一管控，能夠把復(fù)雜的工作簡單化，管理人員能快速歸檔材料和查閱檔案材料，在異地可以進行閱讀、查詢，擴大檔案存儲空間的使用效率，紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案雙軌運行，全面提升人事檔案的信息化、科學(xué)化水平。

4.建立人事檔案安全防范機制

隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進，人事檔案管理信息安全問題日益凸顯出來，我們應(yīng)當(dāng)充分認識到各種風(fēng)險的存在，需要采取風(fēng)險防范措施，首先要建立存檔與閱檔分開管理機制，辦公設(shè)備應(yīng)定期檢查更換設(shè)備，根據(jù)檔案管理需求提供合適的溫度濕度，要采取防火、防盜、防潮，防霉、防高溫等措施，定期檢查安全隱患，對破損嚴重褪色老化檔案材料必須采取補救措施，按檔案保護技術(shù)進行修復(fù)，做好人事檔案防護工作。為了保證檔案信息安全，還需要建立應(yīng)急預(yù)防機制，對可能出現(xiàn)的安全隱患進行報備，如果出現(xiàn)危險情況，及時采取相應(yīng)措施，協(xié)調(diào)解決，保證檔案工作安全運行。人事檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字檔案，容易受到計算機病毒侵害，原始數(shù)據(jù)被篡改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準確，所以要建立風(fēng)險防范機制，及時做好檔案的備份和維護，定期對管理系統(tǒng)殺毒防毒，以防檔案原件毀壞，確保人事檔案安全性。

5.加強人事檔案管理隊伍建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理隊伍的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和成效，因此我們必須大力加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提高自身的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，以適應(yīng)科技進步和社會發(fā)展的需要，適應(yīng)檔案工作的要求，在當(dāng)今社會高速發(fā)展的今天，增加知識儲備，更新知識結(jié)構(gòu)已成為建設(shè)專業(yè)型檔案管理隊伍的重要要求，建立檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)化的團隊，需要提高檔案管理人員的現(xiàn)代化科技水平，不斷提升綜合素質(zhì)，熟練掌握計算機技術(shù)，需加大管檔人員的專業(yè)知識技能培訓(xùn)，開展計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)和檔案知識的培訓(xùn)，只有不斷加強檔案管理隊伍能力建設(shè)，把培養(yǎng)人才作為檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重，實施人才興檔，人才強檔的戰(zhàn)略，才能緊隨時代步伐，滿足社會對檔案事業(yè)發(fā)展的要求，在未來的檔案管理和建設(shè)的發(fā)展中，我們應(yīng)積極主動地引入創(chuàng)新建設(shè)思路，開拓服務(wù)功能，推進檔案信息化數(shù)字化建設(shè)的全面發(fā)展，全面提升現(xiàn)階段的檔案管理效率和服務(wù)水平。

參考文獻

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