優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理 促進(jìn)人才資源利用

陳曦

【摘 要】 本文闡述了人事檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，指出了醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，并提出以下對策：完善人事資源檔案記錄功能;建立檔案監(jiān)管機(jī)制;健全人事檔案管理體系;實現(xiàn)人事檔案管理信息化;加強檔案管理人員的培訓(xùn)。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院人事檔案;管理問題;管理對策

人事檔案作為配置人力資源的有效依據(jù)，醫(yī)院對人事檔案管理工作的開展越來越重視。筆者將分別從：人事檔案管理工作開展的重要性、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理提高人才資源利用率的有效對策，三個方面展開闡述。

一、人事檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用

在醫(yī)院發(fā)展中開展人事檔案管理工作可為醫(yī)院提供更準(zhǔn)確的人才信息，通過這一措施可實現(xiàn)對員工的合理配置，使工作人員在各自的崗位充分發(fā)揮作用，基于這種情況下應(yīng)加強對各個員工基本信息的了解，這也是人事檔案管理工作實施的重要性。只有加強對各個工作人員的了解方可提高人事檔案管理效率。此外，人事檔案管理工作的開展還可為醫(yī)院決策提供科學(xué)依據(jù)，基于此醫(yī)院應(yīng)對人事檔案制度進(jìn)行完善，加強對在職人員考核、人才聘用及職務(wù)晉升的管理，通過人事檔案管理還可根據(jù)員工自身的優(yōu)勢與劣勢制定科學(xué)合理的人才培訓(xùn)方案，以此為依據(jù)來確定員工的薪酬。人事檔案信息是醫(yī)院決策的主要依據(jù)。

信息化時代下，醫(yī)院人事檔案管理面臨更多發(fā)展契機(jī)的同時，也會產(chǎn)生諸多問題，為確保檔案工作的順利開展，應(yīng)對檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，為檔案管理提供安全保障。與此同時，醫(yī)院還應(yīng)對相關(guān)人員開展法律法規(guī)教育培訓(xùn)工作，掌握更多信息安全技術(shù)，避免物理系統(tǒng)受第三方的攻擊和信息外泄情況的發(fā)生，樹立檔案管理人員良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)使用電腦、存儲資料。通過筆者分析發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院的人事檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展而言至關(guān)重要，就目前來看，醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，這些問題若不及時解決便會影響醫(yī)院的有效運行。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

經(jīng)筆者研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院在人事檔案管理工作中還存在諸多問題，如醫(yī)院對人事檔案管理的重視度較低、人事檔案管理人員能力有限、人事檔案管理方式存在滯后性、人事檔案內(nèi)容不夠全面等，詳情如下。

1、醫(yī)院對人事檔案管理的重視度較低

現(xiàn)階段我國大部分醫(yī)院未意識到人事檔案管理工作開展的重要性，許多領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重視度相對較低，未及時對人事檔案陳舊問題進(jìn)行更新與修正，在這種情況下會導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容相對滯后，難以將當(dāng)事人工作經(jīng)歷與技術(shù)狀況充分體現(xiàn)出來。

2、人事檔案管理人員能力有限

人事檔案管理人員作為檔案管理的主要實施者，就目前來看醫(yī)院人力資源相對有限，導(dǎo)致人事檔案管理人員身兼多職現(xiàn)象的出現(xiàn)，在這種情況下無法集中精力開展人事管理工作，另外大部分檔案管理人未經(jīng)過科學(xué)的培訓(xùn)，缺乏一定管理經(jīng)驗與技能，無法從根本上提高檔案管理水平。

3、人事檔案管理方式存在滯后性

從人事檔案管理方式來看，部分醫(yī)院依然在沿襲傳統(tǒng)人事檔案管理方法，利用人工來開展檔案管理，使檔案管理效果難以提高，從而影響到醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

4、人事檔案內(nèi)容不夠全面

據(jù)調(diào)查研究，醫(yī)院人事資源檔案管理內(nèi)容具有一定滯后性，難以滿足時代的發(fā)展需求，部分醫(yī)院認(rèn)為檔案無用，這些問題均會影響檔案管理效果。總的來說，目前醫(yī)院的人事檔案管理工作還存在諸多問題，若不及時改善便會影響到管理效果，不利于我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

總之，醫(yī)院在人事檔案管理中還存在各種各樣的問題亟待解決，為提高醫(yī)院管理效率，應(yīng)加強檔案信息化管理，將信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

三、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理、提高人才資源利用率的有效對策

綜上筆者對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，從中發(fā)現(xiàn)諸多問題，若不及時改善便會影響檔案管理效果，基于此，醫(yī)院應(yīng)采取行之有效的管理對策，通過完善人事檔案記錄功能、建立檔案監(jiān)管機(jī)制、健全檔案管理體系、提高檔案管理的信息化水平、加強對檔案管理人才的培訓(xùn)，促進(jìn)人才資源利用效率的提升。

1、完善人事資源檔案記錄功能

為確保人事檔案管理工作效率的提升，首先醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)對人事資源檔案記錄功能加以完善，確保記錄內(nèi)容的全面性、科學(xué)性。通過這一措施可加強醫(yī)院對各個員工的深入了解，為了確保人才信息的可靠性與真實性，還應(yīng)將與工作獎懲、技能技術(shù)等內(nèi)容加入其中。

2、建立檔案監(jiān)管機(jī)制

此外醫(yī)院還應(yīng)對人事檔案監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行建立，確保其符合管理要求，在具體實施中相關(guān)部門應(yīng)設(shè)置檔案監(jiān)督小組，定期對資源檔案實施檢查，如若違反《檔案法》則應(yīng)立即給予懲處，確保人事檔案管理工作的有效推行。

3、健全人事檔案管理體系

為了確保人事資源的合理配置，醫(yī)院應(yīng)對人事檔案管理體系加以健全，通過信息技術(shù)將人才檔案信息記錄入庫，將技術(shù)人才科研水平、綜合能力與學(xué)術(shù)動態(tài)等信息添加到數(shù)據(jù)庫中，以此為人力資源的配置提供科學(xué)的依據(jù)。在對醫(yī)院人事檔案信息管理中，應(yīng)根據(jù)人才特點及能力合理分類整理，確保人才作用得到充分發(fā)揮，避免人才擠壓現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

4、實現(xiàn)人事檔案管理信息化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢，通過信息技術(shù)的運用可充分提高檔案管理效率與質(zhì)量，在這種情況下醫(yī)院應(yīng)對人事資源管理系統(tǒng)進(jìn)行建立，對醫(yī)院人才合理配置，提高人事檔案資源的利用率。

由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性，在實際運行中難免會出現(xiàn)運行風(fēng)險，據(jù)此醫(yī)院在人事檔案管理中應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，在具體實施中應(yīng)對檔案管理信息安全制度有效完善，根據(jù)管理實際情況來采取安全措施，與此同時還應(yīng)對檔案管理人員的行為加以約束，使其形成安全防范意識，醫(yī)院通過對人才的培訓(xùn)管理可幫助檔案人員掌握更多計算機(jī)技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)運行中極易出現(xiàn)的安全問題提前預(yù)防，避免不法分子的入侵，確保檔案管理工作的有序?qū)嵤?/p>

5、加強檔案管理人員的培訓(xùn)

醫(yī)院還應(yīng)加強對管理人員的培訓(xùn)管理，旨在提高其綜合素質(zhì)水平，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含軟件的應(yīng)用、信息化技術(shù)下的工作流程以及相關(guān)資料的收集方法，并向員工普及信息化技術(shù)的重要性，通過培訓(xùn)幫助老員工熟練的掌握信息化技術(shù)操作，提高老員工的信息化技術(shù)能力。在招聘新員工時，企業(yè)不但需要對他們的專業(yè)水平做出評估，更加需要注重新員工的信息化技術(shù)水平，在工作中讓老員工幫助新員工掌握工作的具體事項，讓新員工教會老員工信息技術(shù)的使用，以此來建設(shè)出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。在醫(yī)院現(xiàn)代檔案管理中，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用最為頻繁，因此掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)對于檔案管理人員而言至關(guān)重要，通過該技術(shù)可防止檔案被破壞與丟失。

四、結(jié)束語

總的來說，醫(yī)院人事檔案管理是一項長期工程，為了確保該項管理工作的有效推行，需整個醫(yī)院工作人員參與其中，并建立檔案管理制度，構(gòu)建一支高素質(zhì)檔案管理隊伍，為開展人事檔案管理工作做好準(zhǔn)備，為醫(yī)院的發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

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【作者簡介】

陳 曦（1983.10—）女，漢族，廣東湛江人，大專學(xué)歷，研究方向：檔案信息資源開發(fā)與利用.