淺析辦公室精細(xì)化行政管理的策略

孫百明 石星明

【摘要】由于辦公室行政管理工作具有十分重要的作用，但在實(shí)際管理工作中存在內(nèi)容繁瑣及責(zé)任重大的問(wèn)題，一旦處理不當(dāng)，則會(huì)對(duì)單位的正常運(yùn)行帶來(lái)較大的影響。因此針對(duì)辦公室行政管理工作，需要實(shí)施精細(xì)化管理，加快推動(dòng)辦公室行政管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，全面提高辦公室行政管理的水平。

【關(guān)鍵詞】辦公室;精細(xì)化行政管理;策略

在辦公室行政管理工作中，通過(guò)融入標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化管理理念，能夠有效提高整體管理效率，降低管理成本，確保行政管理工作達(dá)到預(yù)期的效果。特別是在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，辦公室行政管理工作中可以充分融入各種先進(jìn)的管理理念，加快推動(dòng)辦公室行政管理工作的精細(xì)化發(fā)展，為單位各項(xiàng)工作的順利實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。

一、加強(qiáng)協(xié)同化、經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，融入流程和標(biāo)準(zhǔn)化理論

辦公室行政管理工作要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，需要不同部門(mén)及不同環(huán)節(jié)之間的相互配合和協(xié)同，這就要求各部門(mén)及相關(guān)成員要樹(shù)立良好的協(xié)同化意識(shí)，并注意投入與產(chǎn)出的關(guān)系，即要具備經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，強(qiáng)化成本控制，確保在不增加成本投入的情況下，全面提高精細(xì)化管理工作的效率。而且在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，辦公室行政管理工作可以充分的借鑒流水線式的管理模式，將流程化管理理念融入行政管理工作中來(lái)，并通過(guò)分解各項(xiàng)工作和任務(wù)，理順好各項(xiàng)工作的順序，確保各環(huán)節(jié)之間的良好銜接。將標(biāo)準(zhǔn)化理念融入辦公室行政管理工作中來(lái)，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)管理流程進(jìn)行梳理，構(gòu)建完善和科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，為辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)現(xiàn)提供重要的保障。

二、對(duì)管理科目不斷細(xì)化與量化，明確具體的崗位職責(zé)

當(dāng)前有大部分辦公室管理工作中都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)延續(xù)性和實(shí)效性，辦公室行政管理工作長(zhǎng)期處于模糊化的狀態(tài)，管理者往往是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和能力來(lái)開(kāi)展管理工作，對(duì)管理工作的細(xì)化和量化缺乏足夠的重視。在當(dāng)前推進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化過(guò)程中，需要改變傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)具體管理科目進(jìn)行細(xì)化和量化，并針對(duì)行政管理工作和任務(wù)特征將其進(jìn)行劃分，為管理者管理精細(xì)化管理提供重要的依據(jù)。在實(shí)際工作中，需要各部門(mén)對(duì)相關(guān)工作和任務(wù)進(jìn)行有效配合，并對(duì)工作流程進(jìn)行不斷改進(jìn)，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的管控，全面提高辦公室行政管理工作的水平。

由于辦公室行政管理工作具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)效性特點(diǎn)，在實(shí)踐工作中，一旦辦公室崗位設(shè)置具有隨機(jī)性和任意性，則不同崗位之間容易出現(xiàn)重疊或是無(wú)法有效銜接的問(wèn)題，導(dǎo)致同一事務(wù)的重復(fù)處理，存在管理混亂及資源浪費(fèi)等問(wèn)題，這不僅會(huì)影響到辦公室職員工作的積極性，而且不利于工作效率的提高。因此在實(shí)際工作中，辦公室崗位職責(zé)要進(jìn)行明確和細(xì)化，針對(duì)辦公室行政管理要求來(lái)明確設(shè)置崗位職責(zé)，并針對(duì)臨時(shí)交辦的任務(wù)要指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保辦公室行政管理工作能夠有序進(jìn)行，全面提高行政管理工作的效率和水平。

三、強(qiáng)化制度建設(shè)

為了能夠真正實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，并確保其達(dá)到預(yù)期的效果，則需要建立健全激勵(lì)和約束機(jī)制，構(gòu)建完善的流程化管理體系和內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。通過(guò)制定一套完善和系統(tǒng)的規(guī)章制度，可以為推行辦公室精細(xì)化行政管理工作起到重要的支撐和制度保障。而且制度建設(shè)無(wú)論是對(duì)于單位的整體發(fā)展還是辦公室行政管理工作都具有非常重要的意義，通過(guò)嚴(yán)格遵循具體的制度來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作，并在統(tǒng)一制度規(guī)范下實(shí)施管理，可以有效推動(dòng)自身的健康、持續(xù)發(fā)展，為辦公室精細(xì)化行政管理的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

四、大力推廣文化建設(shè)

文化作為單位的無(wú)形資產(chǎn)，一個(gè)好的公司文化會(huì)增強(qiáng)員工的歸屬感，激發(fā)其工作熱情。在辦公室行政管理工作中加強(qiáng)文化的推廣建設(shè)，以此來(lái)增強(qiáng)員工的凝聚力。在實(shí)際工作中，需要定期開(kāi)展一些文化活動(dòng)來(lái)宣傳精神文化，為員工創(chuàng)造一個(gè)輕松的工作氛圍。同時(shí)還要時(shí)刻關(guān)注員工的一些想法?？赏ㄟ^(guò)開(kāi)晨會(huì)和年會(huì)的方式來(lái)宣講單位的價(jià)值觀念，讓員工通過(guò)自我總結(jié)和自我評(píng)判來(lái)對(duì)自身工作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行判定。利用單位網(wǎng)站來(lái)宣傳具體的思想和方針，并公布單位內(nèi)部一些重大事件，定期開(kāi)展團(tuán)建活動(dòng)，將單位的文化價(jià)值觀貫穿于整個(gè)活動(dòng)過(guò)程。

五、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理工作的必要要求，辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，可以有效解決辦公室行政管理工作中存在的一些混亂情況，有效的匹配行政管理工作崗位、職責(zé)和人員，實(shí)現(xiàn)管理成本的節(jié)約及管理效率的提高，為辦公室各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，還要強(qiáng)化制度建設(shè)，并對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和明確，全面提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，確保辦公室行政管理精細(xì)化水平全面提升。

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