醫(yī)院合同檔案管理分析

崔奇

摘 要 隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和發(fā)展，我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展也受到了很大影響醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展模式發(fā)生了很大變化，尤其是醫(yī)院的管理工作，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，所以對醫(yī)院管理工作進(jìn)行改革已經(jīng)勢在必行。當(dāng)前醫(yī)院在發(fā)展的過程中受到市場經(jīng)濟(jì)的影響，醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)活動中所產(chǎn)生的合同檔案數(shù)量不斷增多，所以要求醫(yī)院必須加強(qiáng)合同檔案管理工作。本文就對醫(yī)院合同檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并探究新時期醫(yī)院合同檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 合同檔案 管理

合同是企業(yè)在參與經(jīng)濟(jì)活動過程中產(chǎn)生的協(xié)議，該協(xié)議中規(guī)定了經(jīng)濟(jì)活動中雙方所持有的權(quán)利以及需要履行的義務(wù)，對生產(chǎn)和管理工作進(jìn)行了一系列的規(guī)范，合同對雙方能夠起到重要的規(guī)范和約束作用，是經(jīng)濟(jì)活動有序開展的重要保障。目前我國醫(yī)院在發(fā)展的過程中受到市場經(jīng)濟(jì)體制的影響，日常經(jīng)營和發(fā)展過程中需要簽訂的合同越來越多，所以合同檔案管理工作逐漸受到重視，醫(yī)院必須要對簽訂的合同進(jìn)行歸檔，建立合同檔案，這能夠?yàn)獒t(yī)院的經(jīng)營決策和發(fā)展提供重要依據(jù)。

一、醫(yī)院合同檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院的重視程度不足

目前我國醫(yī)院在發(fā)展的過程中，市場經(jīng)濟(jì)體制的運(yùn)行要求醫(yī)院必須要加強(qiáng)合同檔案管理，但是在實(shí)際的經(jīng)營過程中，很多醫(yī)院更加重視經(jīng)濟(jì)效益的提升，反而忽視了管理工作，醫(yī)院對合同檔案管理的重視程度明顯不足，認(rèn)為合同檔案管理不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以就忽略了在該方面的投入和建設(shè)合同檔案管理工作存在著很多漏洞，管理機(jī)制不完善，管理水平低下。

（二）管理制度不完善

在我國醫(yī)院的合同檔案管理工作中，管理制度不完善是一個十分嚴(yán)重的問題，合同檔案管理工作必須要有相關(guān)的制度作為輔助才可以實(shí)施，可是很多醫(yī)院在該方面的制度都存在著漏洞，使得合同檔案管理工作的開展缺少制度的指引和規(guī)范，管理工作中存在著很多漏洞，管理部門的工作效率十分低下，質(zhì)量得不到提高，導(dǎo)致很多合同無法進(jìn)行歸檔保存。[1]

（三）信息化程度低

我國醫(yī)院在開展合同檔案管理工作時，存在著信息化程度低的問題，目前信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院的經(jīng)營和管理工作中已經(jīng)得到了極大的普及，可是由于合同檔案管理工作不受重視，所以信息化建設(shè)十分緩慢，硬件設(shè)備落后，也沒有建立專門的軟件系統(tǒng)和平臺，導(dǎo)致合同檔案管理工作的效率得不到提高，合同檔案的管理水平得不到提升。

（四）管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

醫(yī)院合同檔案管理工作需要由相關(guān)專業(yè)人員來開展，可是很多醫(yī)院的黨合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)都不高，醫(yī)院往往會將一些即將退休的老員工安排在合同檔案管理的崗位上，或者安排一些非專業(yè)的人員進(jìn)行管理，這些工作人員不具備合同檔案管理的專業(yè)知識和能力，也無法熟練運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，無法適應(yīng)新時期合同檔案管理工作的各項(xiàng)要求。

二、醫(yī)院合同檔案管理的有效措施

（一）從全局出發(fā)

在我國醫(yī)院的管理工作中，合同檔案管理對于醫(yī)院的經(jīng)營、決策和發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，而且合同檔案與其他的常規(guī)檔案相比也有著特殊性，所以要求合同檔案管理人員在工作的過程中，必須要充分認(rèn)識到其特殊性，要將其與其他的檔案管理工作區(qū)分開來，這樣才能保證合同檔案管理的質(zhì)量。[2]因此我國醫(yī)院的合同檔案管理人員在工作的過程中，必須要從全局出發(fā)，對合同檔案進(jìn)行綜合考慮，對不同類型的合同采取不同的檔案管理方法，也需要對合同采用獨(dú)特的歸檔方式，要積極主動地與其他部門進(jìn)行合作，對即將到期的合同進(jìn)行針對性管理，然后對合同中存在的漏洞進(jìn)行及時修訂和補(bǔ)充，隨時跟進(jìn)合同的履行情況，提高合同檔案管理的有效性。

（二）及時歸檔

在醫(yī)院合同檔案管理工作中，醫(yī)院在簽訂了合同之后，管理人員需要對其進(jìn)行迅速歸檔，合同雙方在簽訂合同并辦理完相關(guān)手續(xù)之后，需要工作人員對合同檔案進(jìn)行及時歸檔，而在合同管理過程中，如果合同雙方當(dāng)事人對合同的內(nèi)容有所疑惑或?qū)贤瑑?nèi)容進(jìn)行修訂，在該過程中產(chǎn)生的來往信件和催告函件也需要與相應(yīng)的合同歸檔在一起，進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣在合同管理的過程中，就能夠充分了解合同雙方的意愿以及合同條款的具體內(nèi)容，便于合同的查閱和使用。[3]

（三）規(guī)范檔案的使用

醫(yī)院進(jìn)行合同檔案管理的一個重要目的是方便進(jìn)行合同檔案的使用，醫(yī)院再將合同進(jìn)行歸檔之后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和管理層在醫(yī)院經(jīng)營決策時，可以更加便捷地進(jìn)行合同調(diào)閱和使用，作為經(jīng)營決策的依據(jù)，所以要求合同檔案管理工作中，必須要對檔案的使用進(jìn)行規(guī)范。為了防止檔案在使用過程中出現(xiàn)破損或丟失的情況，在檔案使用時管理人員需要向使用方提供合同的復(fù)印件，合同的原本必須要保存完好。

三、結(jié)語

目前我國醫(yī)院在發(fā)展的過程中受到市場經(jīng)濟(jì)的影響，醫(yī)院簽訂的合同數(shù)量在不斷增多，這就要求醫(yī)院在管理工作中必須要建立合同檔案，并開展合同檔案管理，這對于醫(yī)院合同管理以及經(jīng)營管理工作的開展有著十分積極的作用。但是目前醫(yī)院合同檔案管理工作中，很多醫(yī)院對合同檔案管理的重視程度不足，管理制度和管理隊(duì)伍都存在著很多問題，這就要求醫(yī)院管理人員必須要從全局出發(fā)，開展更加有效的合同檔案管理，做好合同的及時歸檔，并對合同檔案的使用進(jìn)行規(guī)范，切實(shí)提高醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量。

（作者單位為哈爾濱市第一醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

[1] 余潔.公立醫(yī)院合同檔案管理的研究進(jìn)展[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2019（01）：90-92.

[2] 金銀善.關(guān)于醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2015，31（17）：160+162.

[3] 胡昌松.醫(yī)院合同檔案的特點(diǎn)與管理措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）：248.