我國企業(yè)檔案管理理念問題分析

唐紅玲

摘 要 在我國企業(yè)檔案管理的過程中，由于受到傳統(tǒng)因素的影響，在檔案管理的過程中難免會存在一些問題，因此必須要對我國企業(yè)檔案的管理理念進行研究，要合理的應用新理念改善傳統(tǒng)理念存在的弊端問題，基于此本文結合實際在分析我國檔案事業(yè)建設情況的同時，提出了提高我國企業(yè)檔案管理水平的措施，希望分析之后能夠給相關的管理人員提供一定的參考。

關鍵詞 檔案管理 理念 分析

一、前言

作為企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案管理在目前的市場中由于歷史等一些因素的影響，存在著較大的問題，特別是檔案事業(yè)建設目標的改變?yōu)檎麄€行業(yè)帶來了層出不窮的困惑。以改革開放為界，一系列政治經(jīng)濟制度的轉變（包括法治治理模式、市場經(jīng)濟體制、現(xiàn)代企業(yè)制度等），我國企業(yè)檔案管理也迎來了新變化，曾經(jīng)以組成國家檔案資源為最終指向的企業(yè)檔案向更加多樣的目的轉變。具體表現(xiàn)為以具有公共性質的檔案資源和私人性質的檔案資源的組合，對于前者可沿襲曾經(jīng)的企業(yè)檔案管理辦法，對于新出現(xiàn)的后者而言則需要針對性的新型管理模式。從20世紀90年代以來，由于經(jīng)濟政策的逐步開放以及社會主義市場經(jīng)濟的逐步建立，私人企業(yè)方興未艾，為此，國家檔案行政管理部門也作出努力，針對企業(yè)檔案管理辦法的缺失逐步進行完善。不論是《中華人民共和國檔案法》的頒布，還是以其為核心對于利用需求提供服務的展開，都在進行改革與探索。在此過程中，不斷完善屬地化管理、現(xiàn)代化管理、資產紐帶管理等方面，為我國現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了一套行之有效的管理方法，并取得了一定成效。

二、檔案事業(yè)建設現(xiàn)況

（一）檔案意識和檔案管理薄弱

一直以來，檔案管理在企業(yè)中都處于一個無足輕重的地位，常常被領導忽視。這主要是因為檔案管理無法帶來直觀的經(jīng)濟效益，所以被當作可有可無的一個部門。不過，大部分企業(yè)還存在檔案管理，只不過沒有建立專門的部門去分類整理，而是各個科室自行管理，這樣的管理方式使得檔案過于分散，容易造成檔案的混亂。

（二）檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴重

目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案管理形式主義十分嚴重，雖然有相關的檔案管理室，也有十分完善的制度，然而光有檔案管理室卻無人問津，有制度卻無人執(zhí)行。很多檔案常年存放在檔案室灰塵遍布，經(jīng)常幾十年都沒有打開過。而高層管理者也從不過問，檔案管理員也安得清閑，不進行整理。并且，現(xiàn)在檔案的記錄還是采用傳統(tǒng)的方式，用筆紙記錄，裝袋。這樣的方式耗時耗力，不便于查閱。很多企業(yè)都不對檔案整理分類，大量的檔案都堆在一起，長年累月，導致了很多檔案被侵蝕，損毀。在平時這樣的做法并不會對企業(yè)造成很大的影響，但難保日后急需這份檔案，彼時可能會有巨大的用處，如果到時找不到這份檔案，可能會對企業(yè)造成很大的損失。所以，對檔案進行系統(tǒng)化的管理還是十分有必要的。

（三）檔案資源碎片化的問題

在檔案事業(yè)建設現(xiàn)況的討論中可以發(fā)現(xiàn)檔案資源碎片化已成為目前國家檔案管理的一大問題。實際上對于企業(yè)檔案資源的組織規(guī)劃是以個較為長期性的工作，而在我國前期的規(guī)劃中，在計劃經(jīng)濟體制下相關人員為了國家檔案的建設長期發(fā)展，將目光投向檔案的轉移與保存，因此更為關注的是企業(yè)檔案資源對于國家檔案館的貢獻，而忽視了其在具體基層單位的重要意義。這樣的管理理念承襲下來使得現(xiàn)今檔案資源碎片化問題越發(fā)嚴重，現(xiàn)實工作中的資料歸檔工作也存在差異，以企業(yè)文書檔案和科技檔案的管理為例，在實際辦公中，企業(yè)文書檔案已不再是針對企業(yè)行政、黨群等相關工作的資料，而是經(jīng)過文書處理流程的檔案資料；而科技檔案也更少關注企業(yè)生產、研發(fā)以及基本建設等辦文流程。

三、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉變

在如今的信息時代，信息儲存和查找十分便利，這同樣也給檔案的管理提供了新的思路。在過去，企業(yè)產生的檔案主要是手工書寫，往往一堆堆的紙質文檔，不但耗費了許多物力，而且書寫起來十分耗時，查閱時要去大量紙堆里翻閱，十分不方便。而且由于人工的不準確性，很容易發(fā)生錯記，紙質的文件保存起來也容易損毀。而現(xiàn)在可以將文案打印出來進行保存，這樣就省去了許多人力，還可以直接將文件保存在電子文檔里，既省去了堆放紙質檔案的空間，也非常便于查閱。在如今的信息社會，使用電子文檔管理企業(yè)檔案是一個良好的做法，它非常好地彌補了傳統(tǒng)檔案管理的缺點。具有高效性，便捷性，低成本的特點，能夠對檔案管理的現(xiàn)狀起到革新性的改變。

（二）強化人員管理和提高管理效率

在任何一個行業(yè)，人才都是企業(yè)發(fā)展不可或缺的，對于檔案管理也是如此。如今的社會，知識不斷更新，作為檔案管理員也要學習一些新的知識和技能，比如學習運用電子文檔。而傳統(tǒng)的檔案管理員并不具備這樣的技能，所以企業(yè)要著重培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員。企業(yè)可以對職員進行相關的專業(yè)培訓，并定期檢查，確保職員的專業(yè)素質足以勝任工作。當然，企業(yè)在招聘檔案管理人員時也要提高招聘要求，與時俱進。提高檔案管理人員的專業(yè)素質，使企業(yè)的檔案管理工作順利進行。

四、結語

面對現(xiàn)代化進程，企業(yè)檔案工作還有著許多的不足之處，想要迎來行業(yè)的健康發(fā)展，積極反思與學習、與時俱進是重中之重。在實際運行過程中面對諸多問題，努力對其進行分析研究，運用現(xiàn)代化思維，將眼光放在當下，一切問題以市場經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎進行討論來尋求解決方案，才能夠更好地促進我國企業(yè)檔案管理工作的進步，實現(xiàn)企業(yè)的深化改革走上現(xiàn)代化發(fā)展道路。

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