分析高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)與新舉措

摘 要 本文主要以分析高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)與新舉措為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下高校辦公室管理工作現(xiàn)狀為主要依據(jù)，從實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、提高工作人員綜合素養(yǎng)、健全辦公室組織體系、優(yōu)化管理工作機(jī)制這幾方面進(jìn)行深入探索與研究，其目的在于提高高校辦公室管理工作效率，為高校日后全面發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 高校 辦公室管理 新特點(diǎn) 新舉措

一、引言

在高校管理系統(tǒng)中高校辦公室管理工作具有至關(guān)重要的作用。辦公室管理為學(xué)校的一個(gè)窗口，其不但連接學(xué)校與學(xué)生，還連接學(xué)校與社會(huì)，具有極強(qiáng)的傳遞性與連接性、輔助性，可以強(qiáng)化和諧校園建設(shè)，而在新時(shí)期背景下，高校辦公室管理工作特點(diǎn)發(fā)生了改變，為此需要構(gòu)建與之對(duì)應(yīng)的新舉措，來(lái)提升高校辦公室管理工作效率，推動(dòng)高校健康穩(wěn)定發(fā)展。本文主要分析高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)與新舉措。

二、高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)分析

現(xiàn)階段，高校辦公室管理工作的特點(diǎn)有先導(dǎo)性與政策性、繁雜性與綜合性、服務(wù)性與科學(xué)性，具體如下。

（一）先導(dǎo)性與政策性

高校辦公室管理工作，不但需要執(zhí)行上級(jí)部門(mén)會(huì)議精神和規(guī)章制度，還需嚴(yán)格遵守校領(lǐng)導(dǎo)的指示，為此辦公室人員需掌握高校規(guī)章制度制定狀況，對(duì)此其一定要具有較強(qiáng)的綜合素養(yǎng)，此外，其業(yè)務(wù)能力也需要十分熟練，如此才能滿足實(shí)際工作需求，把學(xué)習(xí)國(guó)家政策當(dāng)作是自身工作的重要部分，在實(shí)際工作中不斷提升自身綜合素養(yǎng)。如今，高校辦公室人員，大都是從輔導(dǎo)員和教師等工作人員中選拔出來(lái)的，很少有專(zhuān)業(yè)人員，并且他們的受教程度和學(xué)習(xí)水平有所差異，這些不同，會(huì)給辦公室管理工作帶來(lái)巨大影響。[1]

（二）繁雜性與綜合性

實(shí)際上，高校辦公室工作十分繁雜，但其可以分為行政管理與教學(xué)管理這兩點(diǎn)，教學(xué)管理工作不但要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)提升教學(xué)質(zhì)量，還需協(xié)助主管部門(mén)確保業(yè)務(wù)工作不出現(xiàn)問(wèn)題。而行政管理工作牽涉的內(nèi)容比較多，且繁雜瑣碎，但每項(xiàng)工作都十分重要。行政工作服務(wù)性較強(qiáng)，這讓有關(guān)工作人員在實(shí)際工作中遭到心理挫折的概率增加。[2]

（三）服務(wù)性與科學(xué)性

在現(xiàn)代社會(huì)中，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，讓各大高校教學(xué)與辦公活動(dòng)皆進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，該狀況的出現(xiàn)給辦公室工作人員的服務(wù)水平與工作質(zhì)量提出了新要求。對(duì)于高校的行政管理者，其工作繁雜且瑣碎，使其花費(fèi)更多的時(shí)間與精力在工作處理上，而未學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，隨著工作時(shí)間的延長(zhǎng)，其專(zhuān)業(yè)知識(shí)十分匱乏，在現(xiàn)實(shí)工作中會(huì)受到巨大打擊。[3]

三、高校辦公室管理工作的新舉措

為了保證高校健康穩(wěn)定發(fā)展，相關(guān)主體需加強(qiáng)高校辦公室管理，通過(guò)應(yīng)用新舉措，來(lái)提高高校辦公室管理工作效率。目前，高校辦公室管理工作的新舉措有很多，其中比較典型的有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、提高工作人員綜合素養(yǎng)、健全辦公室組織體系、優(yōu)化管理工作機(jī)制，具體如下：

（一）實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

為了實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定的發(fā)展目標(biāo)，高校需進(jìn)入到智能化的辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對(duì)辦公室管理工作提出了新要求，要求高校辦公室人員處理信息要提升實(shí)效性與全面性，如此才會(huì)滿足當(dāng)前不斷變化的社會(huì)要求。在該種狀況下，高校辦公室管理需提升高度，需有針對(duì)性的硬件建設(shè)，例如辦公室信息化，其是目前實(shí)現(xiàn)高校辦公信息化的基本條件，是傳統(tǒng)辦公延伸的主要趨勢(shì)，其在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)同行為系統(tǒng)、科學(xué)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合的理論，為一門(mén)新興技術(shù)。[4]若想提升高校辦公室管理工作的實(shí)效性與系統(tǒng)性，一定要有對(duì)應(yīng)的自動(dòng)化設(shè)備做支撐，推動(dòng)辦公室自動(dòng)化進(jìn)程。為此，學(xué)校需給辦公室配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件，重視自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，把輔助決策、文字處理、事務(wù)處理等各個(gè)子系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，推動(dòng)高校辦公室管理工作效率提升。

（二）提高工作人員綜合素養(yǎng)

首先，高校辦公室工作人員不斷學(xué)習(xí)，提升自身綜合素養(yǎng)，辦公室工作內(nèi)容有諸多都與國(guó)家政策方針有關(guān)，為此，辦公室人員需積極學(xué)習(xí)黨政以及會(huì)議精神，把提升自身綜合素養(yǎng)當(dāng)作職業(yè)發(fā)展的根本要素。其次，需加大辦公室工作人員培訓(xùn)力度，為了讓有關(guān)工作人員可以高效地完成工作，需要其具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力應(yīng)對(duì)常規(guī)工作，為此，高校需定期組織行之有效的培訓(xùn)活動(dòng)，并構(gòu)建與之對(duì)應(yīng)的考核制度全面評(píng)價(jià)其專(zhuān)業(yè)能力，推動(dòng)其專(zhuān)業(yè)能力提升。[5]最后，高校辦公室人員需提升自學(xué)能力，加強(qiáng)自身組織協(xié)調(diào)能力，為有效開(kāi)展工作做鋪墊。

（三）健全辦公室組織體系

首先，高等院校一級(jí)辦公室，根據(jù)工作職能分為各個(gè)方面的秘書(shū)崗位，主要負(fù)責(zé)教學(xué)、招生、行政工作、科研工作等方面的組織，以及日常工作。其中每個(gè)負(fù)責(zé)秘書(shū)直接和分管領(lǐng)導(dǎo)交流，并且還負(fù)責(zé)直接和學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)工作，創(chuàng)建一個(gè)有機(jī)整體，使該整體可以上下銜接。其次，高等院校一級(jí)辦公室，屬于學(xué)?；鶎蛹?jí)別，較為簡(jiǎn)單，其人員足夠較少，易于管理，一般情況下，只需要設(shè)置一個(gè)系辦公室。[6]在系主任的指引喜愛(ài)，對(duì)本系的教學(xué)、科研、專(zhuān)業(yè)發(fā)展、師資培訓(xùn)、學(xué)籍管理、學(xué)術(shù)交流、教學(xué)管理等工作的協(xié)調(diào)。最后，高等院校一級(jí)辦公室，創(chuàng)建的科室和院、系一級(jí)不同，具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，下設(shè)信息科、文秘科、行政科、綜合科等等。這些科不僅對(duì)內(nèi)，也對(duì)外，因此需要對(duì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷完善，進(jìn)而促進(jìn)全校管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）優(yōu)化管理工作機(jī)制

第一，優(yōu)化崗位責(zé)任機(jī)制。只有不斷優(yōu)化崗位責(zé)任制度，才能推動(dòng)高校辦公室工作人員在確定自身權(quán)責(zé)的基礎(chǔ)上，恪盡職守，完成自己崗位工作，進(jìn)而提升分析高校辦公室管理工作的實(shí)效性。崗位職責(zé)的確定需嚴(yán)格遵守下述原則：一是構(gòu)建責(zé)任制度需遵守精干效能和以事定崗的原則，結(jié)合工作所需的構(gòu)建責(zé)任制度。二是量化崗位責(zé)任與權(quán)利，如此才能進(jìn)行高效的責(zé)任制考核，保證責(zé)任制度的行之有效性。三是應(yīng)用健全的檢查制度，配備恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲策略。應(yīng)用獎(jiǎng)懲分明的手段，對(duì)優(yōu)秀的辦公室工作人員進(jìn)行檢查，給予對(duì)應(yīng)鼓勵(lì)；達(dá)標(biāo)的工作人給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，而失職的工作人員需結(jié)合實(shí)際狀況進(jìn)行懲處。

第二，優(yōu)化公文處理機(jī)制。構(gòu)建行之有效的公文處理機(jī)制，切實(shí)防止公文擠壓與錯(cuò)誤的辦事水平低、處理效率差的狀況，由于想要提升辦公效率，高效處理公文，一定要做好下述幾點(diǎn)：首先，劃分公文類(lèi)型，切勿亂用，或是將不同的公文類(lèi)型混合到一起，日常注意分類(lèi)各種公文，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)。其次，統(tǒng)一規(guī)定公文格式及關(guān)系，如此才會(huì)實(shí)現(xiàn)高效的處理公文。最后，全面掌握公文處理流程，提升公文運(yùn)作效率。

第三，優(yōu)化會(huì)議機(jī)制。會(huì)議為一項(xiàng)高效溝通方式，另外還是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策，下達(dá)任務(wù)，推動(dòng)校園建設(shè)的主要渠道，基于此，對(duì)于提升高校辦公室管理工作效率會(huì)議具有至關(guān)重要的作用。若想保證會(huì)議質(zhì)量，提升工作水平，需做好下述幾點(diǎn)：首先，構(gòu)建切實(shí)且高效的會(huì)議審批機(jī)制。明確合理的會(huì)議主題，確定中心，組織有價(jià)值的會(huì)議。其次，會(huì)前的準(zhǔn)備工作。做好調(diào)研工作，集思廣益，積極聽(tīng)取多方意見(jiàn)，記錄好筆記，給領(lǐng)導(dǎo)提供有效的決策依據(jù)。最后，嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律。構(gòu)建融洽且和諧的會(huì)議氛圍，防止早退或是不注重的情況發(fā)生。

第四，優(yōu)化接待機(jī)制。學(xué)校并非是一個(gè)完全封閉的地方，其需要同外界進(jìn)行有效交流，鼓勵(lì)其他學(xué)校到本校參觀。辦公室為學(xué)校十分重要的窗口，其代表的是學(xué)校的形象。為此接待對(duì)于辦公室人員而言有極高的要求，怎樣優(yōu)化接待機(jī)制：首先，需大力培養(yǎng)辦公室工作人員接待能力，通過(guò)實(shí)踐與培訓(xùn)的方式，讓接待人員可以做到禮貌得體、熱情待人。其次，需制定行之有效的接待方法，保證接待工作有據(jù)可依。

四、結(jié)語(yǔ)

在新的時(shí)代背景下，加強(qiáng)高校辦公室管理勢(shì)在必行，其不僅能夠保證高校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)高效工作，還能加強(qiáng)高校核心競(jìng)爭(zhēng)力。為此，相關(guān)主體需給予辦公室管理工作高度重視，通過(guò)應(yīng)用切實(shí)可行的手段，將其所含的實(shí)效性發(fā)揮出最大化，為高校在繁雜的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟提供助力。

（作者單位為華中師范大學(xué)）

[作者簡(jiǎn)介：王俊紅（1963—），女，湖北宜昌人，本科，六級(jí)職員，研究方向：高校辦公室管理。]

參考文獻(xiàn)

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