數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對(duì)策探究

岳薈

摘 要 本文以數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對(duì)策探究為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，提出數(shù)字檔案資源收集途徑存在一定的局限性，數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏必要的數(shù)據(jù)規(guī)范性等問題，與建立集中管理的數(shù)字檔案管理機(jī)制，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制等對(duì)策在，旨意為相關(guān)研究提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案資源建設(shè) 問題與對(duì)策 數(shù)據(jù)收集

一、引言

基于信息技術(shù)手段在現(xiàn)代化社會(huì)中的廣泛應(yīng)用，對(duì)應(yīng)的數(shù)字化檔案資源也隨之增加，數(shù)字檔案管理資源通過更快捷的方式，為用戶提供了更便利的信息服務(wù)?；诖耍瑱n案資源越來越得到人們的重視，對(duì)應(yīng)的檔案資源建設(shè)影響著檔案信息整體服務(wù)效果。但是隨數(shù)字化檔案資源建設(shè)工作的發(fā)展，相關(guān)的問題也隨之出現(xiàn)，如果這些問題無法及時(shí)解決，可能會(huì)影響整體檔案的服務(wù)質(zhì)量，拉低民眾的運(yùn)用效率。所以說，全面找出檔案資源建設(shè)出現(xiàn)的問題，提出針對(duì)性的解決措施，是現(xiàn)階段各級(jí)檔案建設(shè)中重點(diǎn)關(guān)注的問題。

二、數(shù)字檔案建設(shè)資源面臨的問題

（一）數(shù)字檔案資源收集途徑存在一定的局限性

由于現(xiàn)代化辦公方式以及數(shù)字化辦公方式的推進(jìn)，各個(gè)部門中形成的電子文件數(shù)量也隨之增多，所以數(shù)字化檔案的收集工作的進(jìn)行是非常必要的。但是很多數(shù)字化檔案信息工作通常在單位內(nèi)容限定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，政府部門只有一部分執(zhí)行運(yùn)行計(jì)劃，又因?yàn)闄n案信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方式各自都存在優(yōu)勢(shì)，很多網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計(jì)過程中，并為將檔案電子化管理方式進(jìn)行深刻的考慮，所以對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案收集工作還尚未形成對(duì)應(yīng)的信息收集途徑，怎樣高效性的收集電子文件信息還有待處理。[1]

（二）數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏必要的數(shù)據(jù)規(guī)范性

根據(jù)我國(guó)成功建立其的檔案管理經(jīng)驗(yàn)可知，要想提升數(shù)字檔案建設(shè)管理的高效性，就必須有一定的規(guī)范性數(shù)據(jù)作為支持，反之就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)檔案資源尚未數(shù)字化，大多都是通過紙質(zhì)載體分散在各個(gè)不同系統(tǒng)上，與各個(gè)不同級(jí)別的檔案資源融合。盡管一些檔案管理進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是各個(gè)部門、各個(gè)地區(qū)之間檔案資源信息化建設(shè)缺失統(tǒng)一的管理體系，久而久之，針對(duì)這種現(xiàn)狀如果還沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范進(jìn)行約束，必然會(huì)造成數(shù)字檔案資源的格式標(biāo)準(zhǔn)形成混亂局勢(shì)，也出現(xiàn)無法兼容的局面。

（三）傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化出現(xiàn)重復(fù)存儲(chǔ)的局面

與傳統(tǒng)檔案相比，檔案資源存在數(shù)字化檔案管理磁化與病毒化的危害，一旦受到不良破壞之后，很難再全面恢復(fù)，數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，所存儲(chǔ)的壽命長(zhǎng)度也不同，因此，對(duì)保管條件要求也具有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性。[2]當(dāng)前普通光盤的最長(zhǎng)存儲(chǔ)期限為20年，在數(shù)字膠片以及相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)的影響其，要想明確其保管時(shí)間，還應(yīng)該考慮其保管條件?；诖?，在電子文件傳輸與保存過程中，通常還存在以紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔與保存的局面，這就出現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案雙向存儲(chǔ)形式，在這種存儲(chǔ)形式下，還存在著大量重復(fù)性存儲(chǔ)問題，造成資源浪費(fèi)的局面。

三、數(shù)字化資源建設(shè)的對(duì)策

（一）建立集中管理的數(shù)字檔案管理機(jī)制

數(shù)字化資源檔案建設(shè)工作涉及方方面面，同時(shí)也包括電子文件完整的生命周期，其在組織、制度與方法等方面的都存在者融合與集成的作用。對(duì)應(yīng)的電子文件管理工作，有學(xué)者指出最權(quán)威、最有效的管理方式是進(jìn)行全程管理，也就是在電子文件的產(chǎn)生到永久保管或者銷毀的過程都進(jìn)行周期性管理。我國(guó)當(dāng)前這種分管方式無法滿足全程管理的需求。這種前期與后期的割裂的管理機(jī)制，在一定程度上阻礙了文件與檔案管理工作的進(jìn)程，直接影響了數(shù)字檔案管理的整體效率。[3]數(shù)字檔案管理應(yīng)該走后端輻射的全過程管理道路，因此創(chuàng)新以完善管理機(jī)制，是檔案管理機(jī)構(gòu)中心的必要性工作。

（二）形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制

數(shù)字檔案資源建設(shè)工作涉及電子文件接受、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變、資源加工處理、建立各種資源庫(kù)等方面、資源種類繁多，形式多變，比如文本、圖形、圖像、聲音的多種類資源的出現(xiàn)。因此在數(shù)字化檔案資源建設(shè)過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案管理、檔案利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際工作情況，制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。地方檔案部門必須在統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)制度約束下，進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)，以防因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案建設(shè)的差異性給整體資源共享情況造成影響。地方檔案部門還應(yīng)該加速信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，保證數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠具有良好的統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性。

（三）加強(qiáng)數(shù)字檔案信息服務(wù)工作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，合理運(yùn)用信息技術(shù)手段能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案資源的整合，形成檔案網(wǎng)站集群，為分散性檔案網(wǎng)站提供對(duì)應(yīng)的信息入口檢索性平臺(tái)，更好地為民眾查詢檔案信息提供良好的服務(wù)。同時(shí)還應(yīng)該合理利用數(shù)字技術(shù)給檔案工作帶來的各種機(jī)遇，強(qiáng)化檔案部門與公眾之間的良好交流，合理利用編輯出版書籍、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻等多樣化的方式，將固定性檔案信息轉(zhuǎn)變成具有靈活性的信息資源。通過詳細(xì)性的管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)的挖掘與分析，能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)變成思想資源庫(kù)。

（四）加強(qiáng)先進(jìn)性技術(shù)的廣泛運(yùn)用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，云計(jì)算、云存儲(chǔ)的使用與普及，為我國(guó)檔案管理部門做好對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案資源管理工作提供新渠道。因此對(duì)于檔案工作人員來說，必須加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)與信息技術(shù)使用，這樣能順利提升檔案信息保管的安全性，能充分體現(xiàn)出數(shù)字檔案存儲(chǔ)信息的價(jià)值，推進(jìn)此項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

結(jié)合我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)其檔案資源建設(shè)出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究是非常必要的，從而根據(jù)對(duì)針對(duì)性對(duì)策的合理運(yùn)用，能夠有效提升此項(xiàng)檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率。

（作者單位為榮成市專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 杜中元.數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題及對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化，2017（10）.

[2] 張丹.綜合檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的問題與對(duì)策研究[D].鄭州大學(xué)，2017.

[3] 李叢.數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對(duì)策分析[J].檔案管理，2017

（3）.