淺談干部人事檔案管理

李嘉宜

摘 要：干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是企事業(yè)單位一項重要的管理工作之一，人事檔案管理工作的好壞直接影響著干部工作的效率。因此，做好干部人事檔案管理工作，管理好、利用好干部人事檔案，真正體現(xiàn)干部人事檔案的價值，為組織人事部門人才使用決策提供保障，對企事業(yè)單位和諧穩(wěn)定發(fā)展十分重要。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案 管理 建議

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（b）-0-02

1 做好干部人事檔案管理的意義

干部人事檔案是人才信息的主要來源，是本人在整個社會活動中最原始的記錄，是記載著個人的履歷情況、社會關(guān)系、工作表現(xiàn)、獎懲、關(guān)系變動等方面各個時期的重要材料，具有較強的公信力和保存利用價值。是組織人事部門發(fā)現(xiàn)、選拔、培養(yǎng)、任用干部的重要依據(jù)，直接影響本人職業(yè)生涯的發(fā)展。正確合理地提拔使用人才，對單位乃至社會的發(fā)展至關(guān)重要。因此，做好干部人事檔案管理工作意義重大。

2 干部人事檔案管理存在的主要問題

近年來，隨著對干部人事檔案管理工作認識的不斷加深，此項工作有了明顯的改善，但與現(xiàn)代人事管理的基本要求相比還存在很大的差距，在實際工作中還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 檔案意識淡薄

長期以來，一些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對干部人事檔案管理重要性的認識，在資金投入、設(shè)施建設(shè)、制度完善、業(yè)務(wù)人員的專業(yè)水平等方面重視不夠。認為檔案管理工作對單位的發(fā)展作用不大，不需要多少技術(shù)含量，只是收、管、查、看，也不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致單位人事檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付、松散、不規(guī)范狀態(tài)。主要表現(xiàn)在檔案材料形成部門對材料歸檔意識不強，不注意檔案材料的收集，即使收集了也不能按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理歸檔，及時地送交檔案管理部門。久而久之，造成檔案材料缺失，查找困難。大多數(shù)職工檔案意識淡薄，個人對檔案材料的重要性認識不足，在形成材料過程中較為隨意，不能按照規(guī)范要求詳細地、完整地填寫，年度考核材料應(yīng)付，內(nèi)容空洞不具體，不能真正反映本人的工作實際情況，致使有的檔案“三齡兩歷”等重要的人事信息前后不一致，甚至有涂改現(xiàn)象。嚴重地影響檔案的質(zhì)量，使得相關(guān)部門要投入大量的人力物力時間去甄別、鑒定、填補。

2.2 檔案管理制度建立、執(zhí)行不到位

在新的形勢下，建立健全科學(xué)的、合理的干部人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化迫在眉睫。在實際工作中存在著檔案管理制度不全，有制度不能嚴格按照制度辦事，檔案材料的收集不及時，檔案管理部門催要材料不主動，檔案查（借）、閱不堅持原則，執(zhí)行檔案材料移交和轉(zhuǎn)遞制度不到位，檔案材料的年檢、審核不及時等，致使干部人事檔案材料的準確性、完整性受到嚴重的影響。

2.3 檔案管理信息化程度偏低，影響信息的利用

目前，干部人事檔案管理方式比較落后，還沒有完全實現(xiàn)數(shù)據(jù)化存儲，人事檔案的載體還是以紙質(zhì)為主，易磨損不宜保存，檔案材料加工、統(tǒng)計、檢索等基本還是手工方式，要查閱更詳實更準確的人事信息還得需要手工翻閱紙質(zhì)檔案，費時費力。信息化程度低，既使配備計算機也就是僅僅輸入一些個人信息，建立一個簡單的檔案索引目錄，沒有專業(yè)的信息化、智能化管理系統(tǒng)。日常工作也僅僅是收集整理歸檔材料、裝訂立卷，提供一些人員基本信息等。功能始終處于被動狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮干部人事檔案的綜合管理效益。

2.4 檔案管理人員的素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理人員大多數(shù)不是科班出身，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識學(xué)習(xí)，對檔案管理工作的重要性認識不足，對檔案管理的具體要求領(lǐng)會不透徹，對檔案材料的收集、整理、審核、歸檔等沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，更多是靠自己慢慢學(xué)習(xí)摸索。有些檔案管理人員身兼多職，大部分精力都去忙于其他事務(wù)，不能有效地開發(fā)檔案信息資源。這些都嚴重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

3 加強干部人事檔案管理的幾點建議

3.1 提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強干部職工的認同感

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，由分管領(lǐng)導(dǎo)負責定期對干部人事檔案工作進行檢查、指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。通過培訓(xùn)、講座、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)等多種渠道大力宣傳干部人事檔案的重要性，提高廣大干部職工對本人檔案的責任意識，使大家充分認識到干部人事檔案與每個人的切身利益息息相關(guān)。相關(guān)材料形成部門要積極、主動、全面地收集檔案材料，保證檔案材料的質(zhì)量，并及時送交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門要及時將材料整理、審核、裝訂。

3.2 建章立制，促進干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、常態(tài)化

隨著人事制度改革的不斷深入，每個職工需要歸檔的材料越來越多，這樣就給干部人事檔案材料的收集增加了很大的工作量，同時也提出了新的要求。建立健全干部人事檔案管理制度，是做好人事檔案管理工作的保障。加強制度建設(shè)，制定科學(xué)嚴密的規(guī)范標準，建立建全干部人事檔案查（借）閱、收集、鑒別、歸檔、核查核對、移交轉(zhuǎn)遞制度，使檔案管理制度化、規(guī)范化、常態(tài)化勢在必行。組織人事部門要對“年度考核表”“工資調(diào)整審核表”等材料定期進行收集、歸檔；對“職稱材料”“獎勵材料”“干部任免表”等一些不具有普遍性的材料要隨時收集；涉及其他部門的檔案材料也要及時歸檔；建立人事檔案達標考核機制，與年終考核掛鉤。

3.3 加強干部人事檔案管理隊伍的建設(shè)

要做好干部人事檔案管理工作，隊伍的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。人事檔案管理人員在具有較高專業(yè)知識的前提下，應(yīng)具備高度的政治素質(zhì)和嚴謹踏實的工作作風，熟練掌握檔案管理標準及相關(guān)的人事政策文件。單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理的隊伍建設(shè)，提高對穩(wěn)定檔案管理隊伍重要性的認識，把政治素質(zhì)高、事業(yè)責任心強、具備一定專業(yè)知識的職工安排到人事檔案管理崗位，充分調(diào)動他們的積極性。加大資金投入，配備先進的計算機管理設(shè)備。對檔案管理人員要定期組織培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理技能。檔案管理人員本身也要通過自學(xué)和集中培訓(xùn)相結(jié)合，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的新要求。

3.4 加強干部人事檔案的信息化管理

干部人事檔案能夠歷史地、全面地記錄干部本人工作期間的全部經(jīng)歷，是組織人事管理工作中不可或缺的重要組成，是選拔任用干部的重要依據(jù)。新時期，干部人事檔案管理工作也面臨著許多新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)檔案管理的新要求，檔案信息化管理是人事制度改革與發(fā)展的必然趨勢。所以，我們必須借助先進的科技力量，利用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子雙套式管理，這樣，才能大大地提高干部人事檔案的利用率，更好地為單位發(fā)展做出貢獻。

4 結(jié)語

時代在發(fā)展，科技在進步。新形勢下干部人事檔案管理工作越發(fā)重要，它在一定程度上反映干部本人的德、能、勤、績、廉等個人能力，是作為干部提升和任用的重要依據(jù)資料。所以，必須進一步加強對干部人事檔案管理重要性的認識，加快信息化管理步伐，提高管理人員的政治素質(zhì)、工作能力和專業(yè)水平，更好地為組織人事部門的人才決策提供全面的、真實的、有效的組織保障。

參考文獻

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