學(xué)校檔案移交工作如何規(guī)范

黃玉芳

實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)學(xué)?；鶎訖n案移交工作普遍存在不規(guī)范的現(xiàn)象，學(xué)校檔案員迫切需要掌握檔案移交工作的規(guī)范做法和實(shí)操要求。近年來，我校在檔案移交工作方面做了較為細(xì)致的實(shí)踐與研究，取得得了較好的成效。

一、提高學(xué)校對(duì)檔案移交工作重要性的認(rèn)識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案室要加大宣傳和教育工作，明確檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分。學(xué)校在各種活動(dòng)中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種門類、載體的文件材料，都應(yīng)按規(guī)定及時(shí)向綜合檔案室移交歸檔。檔案員離開工作崗位，需及時(shí)向下一任檔案員移交檔案，雙方都必須嚴(yán)肅認(rèn)真地做好檔案的接收與移交工作。

檔案是不可再生的歷史記錄，檔案工作者對(duì)各種材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，對(duì)學(xué)校申報(bào)教育特色學(xué)校、迎接各種教育評(píng)估、管理考核及教師申報(bào)職稱、評(píng)選先進(jìn)等發(fā)揮了極大的作用。但是，隨著學(xué)校的變遷、學(xué)校檔案員的變動(dòng)，在評(píng)估檢查中發(fā)現(xiàn)，有的學(xué)校檔案工作處于停頓狀態(tài)，沒有現(xiàn)成的、專業(yè)的檔案員，重啟檔案工作困難重重，因此，我們必須重視學(xué)校檔案的移交工作。

二、制訂科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)校檔案移交制度并嚴(yán)格執(zhí)行

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，各單位需制定《檔案移交制度》。科學(xué)、完備的制度是學(xué)校檔案移交管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的保證。學(xué)校檔案移交制度主要包括以下兩方面內(nèi)容：

1.確定學(xué)校檔案的接收、移交內(nèi)容與范圍

（1）一般來說，學(xué)校檔案有以下幾個(gè)門類：文書檔案、基建檔案、聲像檔案、教育教學(xué)檔案、科研檔案、實(shí)物檔案。每種門類的檔案都有不同的保管期限，檔案移交時(shí)不同保管期限的檔案要同時(shí)進(jìn)行移交，做到?jīng)]有缺、漏，保證檔案的完整性。因?yàn)闄n案移交涉及的范圍廣、材料多，被移交方與移交方往往信息不對(duì)等，所以要求移交方要制定詳盡的計(jì)劃，做到布置周密、胸有成竹，確保所移交檔案的正確和完整。

（2）編研材料和專題材料也必須辦理移交。眾所周知，編研材料每年都要做延續(xù)，組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記以及學(xué)校管理制度、計(jì)劃總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、花名冊(cè)、任課表和獲獎(jiǎng)情況等要做好收集和數(shù)據(jù)累計(jì)。

（3）借閱登記簿、移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、溫濕度登記冊(cè)、管理臺(tái)賬等也要辦理移交。

2.細(xì)致規(guī)范地做好每個(gè)門類的檔案交接工作：

（1）對(duì)于移交方來說，正式移交之前主要做好5項(xiàng)工作：一要對(duì)保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù);二要在借出收據(jù)上注明原因及催還情況;三要對(duì)未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序;四要按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;五要撰寫檔案移交說明。對(duì)于接收方來說，在接收之前要做好3項(xiàng)工作：一要了解移交單位的職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交工作準(zhǔn)備情況。

（2）把移交資料全面歸列好。以實(shí)物檔案為例，在做移交的時(shí)候，每一件實(shí)物檔案都要做好實(shí)物移交登記冊(cè)、登記獲獎(jiǎng)表、貼標(biāo)簽、拍照留存并導(dǎo)入檔案管理軟件的工作;各類檔案在收集紙質(zhì)文件的同時(shí)，也要收集電子文件，尤其是領(lǐng)導(dǎo)任職命令等重要文件。

（3）必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案接收一方、移交一方檢查與核對(duì)，認(rèn)為檔案質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確以后，雙方必須在交接冊(cè)上簽字，方可交接。

（4）明確檔案的接收與移交時(shí)間：文書檔案按一年歸檔一次;實(shí)物檔案隨到隨收;教育教學(xué)、科研檔案等文件材料，由承辦科室整理，在每學(xué)年完結(jié)的8月份向檔案室移交;聲像檔案則視相片和光盤等的數(shù)量和工作量而定;會(huì)計(jì)類由財(cái)務(wù)科整理立卷保管一年后向檔案室移交。

（5）交給檔案室的檔案，必須符合上級(jí)規(guī)定的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)移交的檔案不符合上級(jí)規(guī)定的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，接收一方拒絕接收或退回原科室重新整理直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為止。

三、把檔案移交工作列入考核，利用信息技術(shù)提升效率和質(zhì)量

1.明確學(xué)校檔案移交的項(xiàng)目責(zé)任人、任務(wù)清單和完成時(shí)間;并預(yù)留充足的時(shí)間提前部署，完成時(shí)間快到時(shí)，做好溫馨督辦提示。

2.每學(xué)期期末，主管檔案的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員一起，對(duì)學(xué)校檔案移交的項(xiàng)目責(zé)任人進(jìn)行檔案移交完成情況評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果將及時(shí)反饋，并列入教師工作考核中去。

3.學(xué)校檔案室利用學(xué)校OA系統(tǒng)、微信系統(tǒng)、共享系統(tǒng)加快檔案移交的宣傳發(fā)動(dòng)、資料分享、過程反饋、指導(dǎo)督辦、檢查評(píng)價(jià)，提升學(xué)校檔案移交工作的效率。

責(zé)任編輯晁芳芳