新形勢下高校人事檔案管理問題與對策研究

摘要：人事檔案管理水平的高低關(guān)系到高校整體管理質(zhì)量，甚至影響高校的長遠發(fā)展?；诖?，本文將主要根據(jù)工作實際情況分析新形勢下高校人事檔案管理當下存在的問題，同時對加強高校人事檔案管理的對策進行深入探究。

關(guān)鍵詞：新形勢 高校 人事檔案管理 問題 對策

人事檔案管理在高校管理中是不可忽視的，是促進高校發(fā)展和建設(shè)的重要工作。科學(xué)管理和運用人事檔案，可以更好地開發(fā)和運用高校人力資源，因為社會經(jīng)濟的高速發(fā)展和現(xiàn)代化社會的進步，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方法已經(jīng)不能滿足新形勢下的實際需求，建立創(chuàng)新的人事檔案管理模式、提高高校人事檔案管理水平已經(jīng)勢在必行。

一、高校人事檔案管理存在的問題

（一）檔案內(nèi)容單一，評價性材料存在片面性

在以往，高校人事檔案的內(nèi)容著重強調(diào)的是對教育工作人員的整治處分、思想道德行為以及生活閱歷等多方面的內(nèi)容進行記錄和表現(xiàn)，很多都是展示原來的情況，很少展示現(xiàn)在的情況。有許多材料都是非常僵化的，并沒有過多反映實際生活內(nèi)容。缺乏個人的工作能力范圍、專業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績以及個人的知識能力等具有重要價值的信息。對于教育工作人員的思想品德、工作能力等多方面情況的評價材料都是沒有任何變化的，其所運用的語言都是一些死板的官方套話，不能將教育工作人員的個性充分體現(xiàn)出來，談不上特點，缺乏全面性和正確性。

（二）人才流動性較大，許多人忽視檔案的存在

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會各領(lǐng)域的競爭是相當激烈的，許多事業(yè)單位和國企的人才對穩(wěn)定的工作難以產(chǎn)生興趣，轉(zhuǎn)而成為一名自由職業(yè)者。隨著市場環(huán)境的變化，人才流動量進一步擴大，自由職業(yè)者的數(shù)量也在不斷增多。近幾年來，人才市場流動的人員數(shù)據(jù)量激增，導(dǎo)致這些流動人員在高校人事檔案管理上產(chǎn)生了很多問題。不但加劇了人事部門工作的難度，也不利于人才的正常流動。自改革開放以來，我國高等教育規(guī)模逐漸呈現(xiàn)出日益擴大的發(fā)展趨勢，特別是隨著社會主義市場經(jīng)濟的構(gòu)建，其發(fā)展迅速，對高校教師的實際需求越來越大，高校人才流動數(shù)目也不斷增加。為了招聘優(yōu)質(zhì)的人才，高校和很多科研機構(gòu)已經(jīng)進行了相當激烈的競爭。一些高校為招聘高素質(zhì)的人才，合理制定相關(guān)的規(guī)章制度，存在普遍的人事和檔案分離的情況，許多人都直接忽視檔案在人才市場中起到的作用。

（三）高校管理人員對人事檔案管理的認識不夠

現(xiàn)階段，我國很多高校都沒有構(gòu)建與時代發(fā)展需求相適應(yīng)的人事檔案管理工作體系、工作機制以及有關(guān)考核方法等，學(xué)校并沒有重視這方面的推廣宣傳，從而造成了一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工尚未充分了解關(guān)于人事檔案的知識，甚至人事檔案管理人員自身也缺乏較強的責任感。

（四）缺少足夠的資金，管理模式落后

首先，缺乏重要的硬件設(shè)備。有些高校的人事檔案室沒有足夠的資金和完善的設(shè)施，沒有設(shè)立專門的閱覽室和檔案室，僅僅簡單地分為辦公室與檔案室，更加談不上空調(diào)等硬件設(shè)施。有些高校人事檔案管理條件不先進，只是使用簡陋的木柜將人事檔案存放。其次，現(xiàn)代化水平普遍不高。因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，采用互聯(lián)網(wǎng)方式對人事檔案進行管理已經(jīng)成為主流趨勢。但是很多高校的人事檔案管理沒有與時俱進，仍舊采用傳統(tǒng)的管理理念。很多統(tǒng)計工作依舊是依賴手工進行作業(yè)。工作人員的工作要點一直都是材料的整理和存檔，只是追求形式上的統(tǒng)一，這樣容易造成人力資源的嚴重浪費。

（五）管理方式存在滯后性，缺乏創(chuàng)新

我國大多數(shù)高校人事檔案管理工作人員在工作中仍然采取以往的手工操作方法，對檔案進行整理、編排以及查找等，不僅要浪費很多時間和人力，而且操作難度大。通常工作場所都是相當簡陋的，并沒有合理劃分平時辦公范圍和閱讀檔案范圍，這樣容易導(dǎo)致檔案庫房存在一些安全隱患。此外，人為因素和自然因素也會造成人事檔案材料受到或多或少的損壞。

二、新形勢下加強高校人事檔案管理的有效措施

（一）增強組織領(lǐng)導(dǎo)，提供強大的政策支持

高校人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是尤為重要的。人事檔案材料中主要記錄了學(xué)生的每項活動、每項事項的開展情況和處理情況，而且成為高校一筆珍貴的財富，是高校骨干人員實現(xiàn)有效管理、科學(xué)決策的關(guān)鍵參考依據(jù)。因此，作為高校的各級領(lǐng)導(dǎo)，必須始終堅持歷史唯物主義觀，客觀對待人事檔案管理工作，重視人事檔案管理工作，通過引進優(yōu)秀人才、優(yōu)化配置設(shè)備、加大資金投入力度，對人事檔案管理給予一定的政策支持，盡可能及時解決目前人事檔案管理中存在的問題，而且增強對有關(guān)工作人員、有關(guān)工作開展具體情況的監(jiān)督。

（二）提升高校人才檔案材料收集工作的時效性和正確性

高校工作人員其個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗等都必須在人事檔案材料中詳細記錄，必須強化對檔案交接以及檔案轉(zhuǎn)移工作的監(jiān)管，要立即有效完成轉(zhuǎn)接檔案工作，禁止出現(xiàn)人檔分離的情況，盡可能防止發(fā)生人事檔案積壓或者損失的現(xiàn)象。根據(jù)高校的工作特征，全面、多途徑地收集人事檔案材料，而且分類管理各種類型的材料，對準入門檻嚴格把關(guān)，以防在人事檔案中錄入一些重復(fù)的材料，從而更好地保障歸檔材料的正確性和客觀性。

（三）重視信息化建設(shè)，提升高校人事檔案管理水平

人事檔案信息化就是將以往的紙質(zhì)檔案向電子化檔案進行轉(zhuǎn)化，將靜態(tài)信息向動態(tài)信息轉(zhuǎn)換。有效管理紙質(zhì)檔案是實現(xiàn)認識檔案信息化的基礎(chǔ)，要合理整合檔案資源。簡而言之，在電腦中輸入所有人的相應(yīng)信息，建立個人的檔案資料庫，主要內(nèi)容有檢索信息名字、戶籍所在地以及職業(yè)等，人事檔案的目錄列表是條目鏈接，可以根據(jù)需求利用電腦對個人的信息進行修改，進而實現(xiàn)信息化的檔案管理。同時，還可以有效利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對人事檔案管理進行創(chuàng)新，向社會輸送全面系統(tǒng)的人才檔案信息化服務(wù)，進而從根本上共享信息。

（四）增強高校人事檔案管理工作人員的繼續(xù)教育

在日常工作中，必須采取多樣化的方式，增強高?，F(xiàn)有人事檔案管理人員的繼續(xù)教育。在培訓(xùn)過程中，可以培養(yǎng)人事檔案管理人員應(yīng)用電腦或者攝像機攝像等多媒體技術(shù)的能力，使人事檔案管理人員可以對一些電子檔案材料的整理和歸檔工作進行熟練掌握。同時，必須建立和健全獎勵制度，提升人事檔案管理人員的思想認識和責任感，充分調(diào)動他們學(xué)習(xí)新知識的積極性和主動性，進而在最大限度上提升人事檔案管理人員的綜合能力，實現(xiàn)全面發(fā)展。

（五）不斷完善高校人事檔案管理的規(guī)章制度

任何高校都必須堅持因地制宜的原則，根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，不斷完善人事檔案管理工作歸檔、查找以及收集等多方面的制度，盡可能做到有法可依，違法必究。對于嚴重違反法律法規(guī)的人事檔案管理人員，必須根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度進行嚴格的處理，而且必須追究這些人所要承擔的責任。保證歸檔的檔案材料可以將所有教職員工的思想道德、工作經(jīng)歷以及工作成績準確、全方位地反映出來，進而為高校開展人事工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從根本上實現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化的人事檔案管理工作。

三、結(jié)語

總而言之，高校人事檔案管理工作只有適應(yīng)社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，才可以使檔案信息的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，才可以更好地適應(yīng)高校的改革。人事檔案管理作為高校一項不可或缺的工作，必須高度重視新時期高校人事檔案管理工作，應(yīng)用先進的技術(shù)以及方法提高其管理效率，有效解決問題，為充分利用學(xué)校的人力資源奠定堅實的基礎(chǔ)。

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[2]祝琳.新形勢下高校人事管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（22）.

（作者簡介：李軼軒，女，本科，徐州幼兒師范高等?？茖W(xué)校，助理館員，研究方向：人事檔案管理）（責任編輯 劉月嬌）