論如何做好企業(yè)技改項目檔案管理工作

黎麗春

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-118-01

摘 要 技改項目檔案是指在技改項目建設中形成的前期、施工、勘察設計及竣工驗收等各種形式，具有保存價值的文件材料。它記錄著技改項目工程管理過程和工程實體。在企業(yè)技術改造項目實施過程中，做好技改項目檔案的管理，關系到技改項目的開展和技改項目在運行中的檔案資料收集。因此，明確檔案管理的重要性，并制定有效的技改項目檔案管理方法，能夠為企業(yè)技術改造項目的實施奠定良好的基礎。

關鍵詞 企業(yè)技改項目 檔案管理 方法

結合企業(yè)技術改造項目的實施情況，在技術改造項目中檔案管理工作對技術改造項目的運行有著重要的影響，通過對技術改造項目檔案的有效管理，能夠保證技術改造項目實施過程當中的所有信息和相關文件得到完整的保留，為技術改造項目的順利實施和運行以及日后的檔案資料查找提供了有力的支持。

一、檔案管理在技改項目的重要性

技術改造項目在實施過程當中，相關的技術文件、項目建設文件和項目認證文件以及項目的具體實施文件，數(shù)量多種類雜，并且技術改造項目資料的專業(yè)性相對較高，項目資料的整體價值較大，對技改項目資料進行檔案管理，既能夠保證檔案資料的全面性和準確性。同時，也能夠推動技改項目的有序進行，保證技改項目在推進和運行過程當中能夠隨時的調用和查找相關的檔案信息，解決技改項目推進運行過程當中的數(shù)據(jù)調用問題。通過對技改項目檔案管理的重視，也能夠為技改項目檔案管理奠定良好的基礎，使技改項目檔案管理的整體性和有效性方面得到提高。

二、做好技改項目檔案管理方法

（一）強化管理意識，建設健全檔案管理制度

在技改項目檔案規(guī)范化管理中，企業(yè)應當強化檔案管理意識，實現(xiàn)檔案管理的制度化，應當根據(jù)技改項目的實施情況，建立技改項目檔案管理制度，使技改項目檔案管理工作落實到操作層面。通過檔案管理制度的建立以及檔案管理意識的強化，讓整個參與技改項目的工作人員，對技改項目檔案管理工作都能夠形成正確的意識，能夠在實際工作中根據(jù)檔案資料的類別做好檔案資料的整理，歸檔和保管，保證檔案資料的準確性滿足檔案收集要求，對檔案資料進行檢查，按照標準程序進行歸檔[1]。

（二）建立檔案網(wǎng)絡體系，強化基礎管理

任何一項工作都不是獨立體，不能獨立完成，都需要各方協(xié)作共同完成，企業(yè)技改項目更是如此，從項目立項開始到項目竣工驗收，審計、決算等過程，都離不開企業(yè)各個部門的配合。因此要想做好技改項目檔案管理工作，企業(yè)在技術改造項目在實施中應當根據(jù)參與部門的數(shù)量和參與人員的情況，明確檔案管理責任，將檔案管理責任落實到人頭，落實到具體的執(zhí)行人，使檔案在形成、收集、整理、歸檔以及保管等環(huán)節(jié)中都能夠達到規(guī)范化要求，提高檔案管理的規(guī)范性，滿足檔案管理的實際需要。因此，在技改項目檔案管理過程中，建立各部門都參與的檔案管理網(wǎng)體系，通過部門之間的密切配合，推薦檔案管理工作，保證檔案管理取得實效。

（三）建立標準程序推進過程管理

技改項目的檔案管理工作相對復雜，在整個管理過程中要想取得實效，就應當根據(jù)檔案管理工作的實際特點，加強過程管理，針對檔案管理過程中存在的問題和管理細節(jié)進行重點的管控，按照技改項目檔案管理的標準流程予以推進，使檔案管理在推進中能夠達到規(guī)范化和程序化的標準。同時，能夠按照檔案管理流程操作，使檔案管理在程序化方面更科學更高效、更合規(guī)，解決檔案管理中存在的針對性不強和管理流程失誤的問題。因此，在檔案管理中加強過程管理的控制，使整個檔案管理過程能夠得到有效的監(jiān)督，是保證檔案管理取得實效的關鍵[2]。

（四）做好檔案管理人員專業(yè)培訓

對于企業(yè)技術改造項目而言，技改項目的檔案管理工作至關重要，不僅僅需要檔案管理人員的參與，同時也需要所有參與技改項目的人員都要明確檔案管理的重要性，都要根據(jù)檔案管理的實際需要推進相關的檔案管理工作。在具體實施中應當做好人員專業(yè)培訓，應當讓所有參與技改項目的人員都能夠樹立正確的檔案管理意識，學習項目檔案的標準、規(guī)范和制度，能夠根據(jù)檔案管理標準、規(guī)范、制度及有關要求各負其責做好檔案的收集、形成和提交，最大程度的保證檔案資料的準確性，避免檔案資料不完善、不完整的情況發(fā)生，通過專業(yè)培訓能夠提高檔案管理的管理水平，為技改項目檔案工作的全面開展打下基礎。

（五）加強對技改檔案的自檢驗收

技術項目檔案自檢是技術項目檔案專項驗收的前提，技改項目檔案驗收是全面考核技改項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效情況。在實際檔案管理工作開展過程當中，應當以檔案管理專項驗收為前提條件開展檔案管理工作，從技改項目的前期開工到竣工驗收各個工序上嚴把檔案質量驗收關，檢查并監(jiān)督技改項目檔案的管理過程和管理效果。通過驗收發(fā)現(xiàn)技改項目檔案管理存在的問題，制定切實可行的措施進行整改，確保歸檔的技改檔案的完整和規(guī)范，從而提高技改項目檔案管理的整體質量，使技改項目的檔案管理工作得到有效開展[3]。

三、結語

基于企業(yè)技術改造的重要性，在技術改造過程當中做好技改檔案的收集整理和歸檔工作，不但能夠推動技術改造工作的有效進行，同時還能夠最大程度的保護技術改造過程中的相關文件，便于技術改造的推進和后續(xù)的運行。通過強化檔案管理意識、落實檔案管理制度和明確檔案管理責任，使技術改造項目檔案管理能夠在推進過程當中得到制度保證、手段保證、措施保證，在規(guī)范性方面得到提高。

參考文獻：

[1]戴圓圓.關于加強和改進供電企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的思考[J].中外企業(yè)家，2018（11）：22-23.

[2]宋擁奎.加強和改進供電企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的思考[J].納稅，2018（31）：45-46.

[3]陽武.供電企業(yè)綜合能源服務運營模式的思考[J].管理觀察，2018（31）：90-91.