大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化探究

張玉國(guó)

摘 要：如今信息技術(shù)水平快速發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這種時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)的管理面臨著新的要求與挑戰(zhàn)，特別是國(guó)企的社保檔案管理工作。過去社保檔案管理通常是人工、紙質(zhì)化管理，管理效率低、效果不佳。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，社保檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電子化發(fā)展，這能夠很好的提高國(guó)有企業(yè)社保檔案管理的效果以及效率，為國(guó)有企業(yè)員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)有企業(yè)社保檔案管理的電子化情況進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;國(guó)企社保;檔案管理;電子化

社保檔案是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理過程中形成的一種專業(yè)性的以文字、圖表以及電子文檔等為載體的資料，具有一定的保存和利用價(jià)值，能夠記錄參保對(duì)象的“一生”，將參保人員的參保繳費(fèi)、轉(zhuǎn)移交接、待遇領(lǐng)取等情況如實(shí)的反應(yīng)出來。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，國(guó)有企業(yè)的社保檔案開始實(shí)現(xiàn)電子化管理，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，對(duì)于國(guó)有企業(yè)社保工作的推進(jìn)有著重要的影響。

一、社保檔案管理情況概述

（1）社保檔案管理重要性分析

對(duì)于社保事業(yè)的發(fā)展以及國(guó)有企業(yè)員工而言，社保檔案管理工作的有序開展具有重要的影響，這是衡量國(guó)有企業(yè)績(jī)效水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。社保檔案能夠?qū)?guó)有企業(yè)的發(fā)展歷程、重要成果等進(jìn)行記錄，可以說是十分重要的教學(xué)資料。目前我國(guó)社保事業(yè)的發(fā)展水平還處于初級(jí)階段，其在國(guó)有企業(yè)中的應(yīng)用還有一定的不足，因此必須緊跟時(shí)代發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)、電子化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)社保檔案的管理，為今后工作的開展提供參考，也進(jìn)一步促進(jìn)社保事業(yè)的發(fā)展。

（2）社保檔案管理的目的

國(guó)有企業(yè)社保檔案的管理并不只是形式化的工作，其管理的主要目的在于能夠在企業(yè)應(yīng)用時(shí)隨時(shí)調(diào)取，有較高的利用率，能夠?yàn)閲?guó)有企業(yè)員工的社保提供科學(xué)的依據(jù)。對(duì)于社保檔案管理，其重點(diǎn)要做好檔案的入庫(kù)、登記、整理、歸檔以及電子化管理。

（3）社保技術(shù)檔案作用

社會(huì)發(fā)展，時(shí)代進(jìn)步，國(guó)有企業(yè)檔案信息大量增加，其受重視程度也逐漸提高，社保技術(shù)檔案是依據(jù)個(gè)人發(fā)展情況而逐步形成的，如國(guó)有企業(yè)員工的受教育情況、級(jí)別、職稱以及工作、培訓(xùn)等，還有就是國(guó)有企業(yè)的設(shè)備、理論發(fā)展成果等，這些社保技術(shù)檔案對(duì)于社保檔案的精細(xì)化、電子化管理，提高工作效率等方面有著重要的影響。

二、國(guó)有企業(yè)社保檔案管理的現(xiàn)狀

（1）社保檔案管理制度不夠完善

社保檔案管理制度的不完善主要從兩個(gè)方面表現(xiàn)出來，首先就是缺少完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，盡管政府出臺(tái)了相應(yīng)的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是在國(guó)有企業(yè)中，其管理的形式、歸檔的范圍以及交接流轉(zhuǎn)等都是不同的，并且存在著脫節(jié)等情況。其次國(guó)有企業(yè)的社保檔案管理缺少完善的借閱、保存制度，導(dǎo)致社保檔案文件的歸檔缺乏完整以及時(shí)效性，經(jīng)常出現(xiàn)忘記歸還、信息丟失等情況。出現(xiàn)問題之后工作人員不能及時(shí)的處理、補(bǔ)救，導(dǎo)致社保檔案信息的參考價(jià)值受到極大影響。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部缺少完善的社保檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，就無法有效的避免管理混亂情況的出現(xiàn)。

（2）紙質(zhì)化情況依舊存在

對(duì)于企業(yè)人事檔案，其是員工退休、享受養(yǎng)老保險(xiǎn)的重要依據(jù)，但是在個(gè)別國(guó)有企業(yè)中，人事檔案依舊存在紙質(zhì)化的情況，導(dǎo)致員工退休審核材料與社保網(wǎng)絡(luò)相分離。人事檔案是國(guó)有企業(yè)社保檔案中占有重要比例的部分，將對(duì)員工的退休時(shí)間、工齡時(shí)間以及養(yǎng)老金額等有重要影響，但是由于其存續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，并且涉及到企業(yè)的各個(gè)部門，因此數(shù)量大、情況復(fù)雜、流動(dòng)也比較頻繁，要轉(zhuǎn)變其管理方法還是有一定難度的。

（3）檔案掃描比較潦草

社保檔案管理工作中，在檔案掃描時(shí)不夠細(xì)致，沒有與檔案庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)上的連接，雖然社保檔案管理要求掃描人事檔案，但是在實(shí)際工作中這種掃描工作開展的不多。事務(wù)處理系統(tǒng)中缺少與信息互聯(lián)的人事檔案管理體系，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案無法與社保信息網(wǎng)絡(luò)有效的銜接。并且企業(yè)的檔案錄入與遠(yuǎn)程傳輸?shù)饶芰Σ蛔?，工作人員退休需要親自對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行檢查。

（4）影像化水平不高

國(guó)有企業(yè)各科室都是自己對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理，手工、紙質(zhì)的管理方式依舊存在，這會(huì)對(duì)今后的檔案查詢、統(tǒng)計(jì)、核查等產(chǎn)生影響，檔案利用便捷性不高，容易出現(xiàn)工作誤差。而且企業(yè)內(nèi)部有很多年久的檔案，沒有及時(shí)備份，流失情況嚴(yán)重，導(dǎo)致經(jīng)辦證據(jù)不足，業(yè)務(wù)辦理中由于原始依據(jù)不足導(dǎo)致社保經(jīng)辦的嚴(yán)肅和連續(xù)性受到影響，不利于維護(hù)參保人的利益。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)有企業(yè)社保檔案管理電子化策略

（1）提高重視程度，完善制度建設(shè)

要努力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于社保檔案管理的重視程度，明確檔案管理的重要意義，認(rèn)識(shí)到檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)，為電子化管理奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)完善社保檔案管理的各種儲(chǔ)存、取用制度，由專業(yè)的檔案人員任職管理，優(yōu)先錄用檔案管理專業(yè)的人才。對(duì)社保檔案進(jìn)行統(tǒng)一的輯錄、備份，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的電子化。同時(shí)注重對(duì)社保檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使其掌握電子化管理的方法，并保證社保檔案管理工作的嚴(yán)肅性、系統(tǒng)化。

（2）輯錄管理，實(shí)現(xiàn)影像化儲(chǔ)存

依據(jù)“辦理者負(fù)責(zé)收錄，收錄者負(fù)責(zé)影像化”的原則，對(duì)國(guó)有企業(yè)中的原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行隨時(shí)的收錄，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行影像化處理，將規(guī)定數(shù)量資料作為呈遞單元，并將檔案呈遞給相關(guān)的檔案儲(chǔ)存管理部門，下一年度將年初檔案儲(chǔ)存管理部門前一年留下的資料全部處理完畢。檔案庫(kù)目錄中收錄的紙質(zhì)檔案要建立對(duì)應(yīng)的檔案號(hào)，利用這些檔案號(hào)碼對(duì)掃描的文檔資料進(jìn)行命名，進(jìn)而獲得影像資料。同時(shí)還需要對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的審核收錄、檢查，由檔案管理部門的專業(yè)人員提取電子檔案，并通過監(jiān)督者進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)檔案資料透明化的收錄。

（3）建立共享化的聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件

對(duì)于國(guó)有企業(yè)的社保檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類化的整理，并形成網(wǎng)絡(luò)搜索以及資料借閱管理系統(tǒng)，使社保檔案管理實(shí)現(xiàn)高效的管理。學(xué)習(xí)檔案收錄影像化的知識(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)集，保證數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)掃描完成，建立科學(xué)、規(guī)范的人事資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于事后數(shù)據(jù)要強(qiáng)化管理，新員工入職需要認(rèn)真審核，日常工作中及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的輯錄，并每年定期對(duì)社保檔案進(jìn)行整理校訂，實(shí)現(xiàn)查缺補(bǔ)漏。同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢閱系統(tǒng)建立，對(duì)信息檢索技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，做到聯(lián)機(jī)、脫機(jī)搜索，逐步實(shí)現(xiàn)智能化、在線化搜索，將檔案系統(tǒng)與社保業(yè)務(wù)辦理平臺(tái)有效連接。

（4）有效維護(hù)業(yè)務(wù)辦理軟件

為保證國(guó)有企業(yè)社保檔案資料的科學(xué)化、規(guī)范化管理，就必須要有完善的社保信息系統(tǒng)，在對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行影像化處理之后，要利用管理軟件，將電子管理系統(tǒng)與社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效連接，在為員工辦理社保業(yè)務(wù)時(shí)能夠從企業(yè)的人事資料庫(kù)中對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行檢閱，錄取紙質(zhì)檔案之后將其存入到電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，保證業(yè)務(wù)辦理效率，減少誤差的出現(xiàn)。企業(yè)員工在申請(qǐng)退休時(shí)可以通過網(wǎng)絡(luò)上傳電子檔案，不需要親自審查，并且網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上能夠?qū)I(yè)務(wù)辦理的進(jìn)度顯示出來，參保人員能夠隨時(shí)了解相關(guān)信息。

（5）完善電子備案與追責(zé)制度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息的安全性管理也是極為重要的。為此國(guó)有企業(yè)的社保檔案管理人員要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的備份，并對(duì)檔案信息的存放媒介進(jìn)行嚴(yán)格的維護(hù)，定期對(duì)數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行檢查，及時(shí)備份，遇到特殊情況可以異地多次備份，避免工作人員失誤導(dǎo)致社保檔案資料、數(shù)據(jù)泄露或者損壞。國(guó)有企業(yè)可以結(jié)合自身的實(shí)際需要，選擇合適的時(shí)間開通查詢的接口，為企業(yè)、員工提供最大的便利。檔案數(shù)據(jù)管理部門要有專門的工作人員對(duì)端口查詢維護(hù)負(fù)責(zé)，使國(guó)有企業(yè)員工的合法利益得到保障。

四、結(jié)束語

總而言之，在國(guó)有企業(yè)檔案管理中，社保檔案是重要的組成部分，其管理效果以及質(zhì)量水平將對(duì)員工的利益產(chǎn)生重要的影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)社保檔案管理要逐步電子化，減少檔案管理誤差的出現(xiàn)，使其社會(huì)價(jià)值得到充分的顯現(xiàn)。

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