大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)現(xiàn)途徑

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理是日常工作中重要組成部分，充分利用大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式，提出適應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理的實(shí)現(xiàn)途徑，不斷提升人事檔案的管理效率，促進(jìn)人事檔案管理更加科學(xué)化、信息化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代人工智能的不斷發(fā)展，信息技術(shù)悄然改變了人們的思維和行為。檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的重大工程，對(duì)檔案的收、管、用都發(fā)揮了重要作用，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加快推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)能高效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的管理水平。

1 大數(shù)據(jù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中的作用

隨著云時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)應(yīng)用于各行各業(yè)。麥肯錫全球研究所定義大數(shù)據(jù)是一種規(guī)模大到在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的“收”、“管”、“用”中發(fā)揮重要作用，一是檔案收集，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)龐雜的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息進(jìn)行收集、分類和整理；二是檔案管理，利用大數(shù)據(jù)和云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，提高人事檔案管理效率，是檔案管理更趨規(guī)范化和高效化；三是檔案利用，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，通過信息檢索、目錄查閱、年份查找等功能，能高效、便捷地提供機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案查閱與利用。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1）意識(shí)淡薄，缺乏重視。人事檔案管理不能對(duì)單位產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益，從而對(duì)人事檔案管理工作意識(shí)淡薄，重視不夠，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)配套設(shè)施不齊，制度不完善，人員配備不夠等問題。

2）管理方式落后，信息化建設(shè)遲緩。人事檔案管理方式仍采用傳統(tǒng)模式，管理手段單一，方式落后，利用效率較低。檔案信息化建設(shè)遲緩，也是制約檔案利用率較低的原因。

3）存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，縮短檔案壽命。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室建設(shè)不規(guī)范，溫度、濕度不達(dá)標(biāo)，存儲(chǔ)環(huán)境條件較差，容易滋生霉變和害蟲，影響實(shí)體檔案安全，縮短檔案壽命。

4）查詢利用程序不規(guī)范，存在安全隱患。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案查詢與利用制度欠缺，查檔流程不規(guī)范，容易造成檔案順利混亂、遺失、損毀等現(xiàn)象，存在安全隱患。

5）專業(yè)檔案管理人員缺乏，兼職管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員通常由人事專員兼任，而人事專員不熟悉檔案管理知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，導(dǎo)致人事檔案管理混亂，影響單位事業(yè)發(fā)展和人才晉升。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)現(xiàn)途徑

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理必須建設(shè)符合國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，有利于提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，維護(hù)機(jī)關(guān)檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。建設(shè)數(shù)字檔案室的實(shí)現(xiàn)途徑主要包含以下幾方面：

3.1 人事檔案數(shù)字化加工

對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體虛擬化，使其能與其他數(shù)字檔案資源統(tǒng)一規(guī)范化管理。嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化（DA/T 31-2017）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵循工作流程，符合業(yè)務(wù)規(guī)范，如：掃描分辨率不小于200dpi，保存格式為TIFF、JPEG或LPEG2000等通用格式，圖像裁邊應(yīng)距頁邊最外延至少2mm～3mm處裁剪。數(shù)據(jù)驗(yàn)收應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，合格率應(yīng)為100%。

3.2 數(shù)字檔案室建設(shè)

嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局2014年頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》規(guī)范要求，建設(shè)相對(duì)獨(dú)立且穩(wěn)定、兼容的，能夠滿足數(shù)字檔案資源管理和機(jī)關(guān)事業(yè)單位共享利用需求的數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等五個(gè)部分。其中：

1）中心機(jī)房應(yīng)具備防雷、防靜電、防磁、防水、防火、防盜、穩(wěn)壓、恒溫、恒濕等基本條件，有條件的單位應(yīng)建設(shè)符合《電子信息系統(tǒng)機(jī)房涉及規(guī)范》（GB 50174-2008）要求的B級(jí)機(jī)房。

2）系統(tǒng)硬件應(yīng)配備滿足數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫、中間件、全文檢索、備份、防病毒等條件的專業(yè)服務(wù)器和存儲(chǔ)與備份硬件設(shè)備。

3）軟件系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等基礎(chǔ)軟件。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)滿足人事數(shù)字檔案的錄入、檢索、查閱、導(dǎo)出、權(quán)限等功能，還可以根據(jù)人事檔案特性進(jìn)行特定功能設(shè)置。

4）數(shù)字檔案室應(yīng)配備專用終端計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等終端設(shè)備，以及恒溫恒濕設(shè)備、防磁柜、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等輔助設(shè)備。

3.3 檔案庫房建設(shè)

為確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體安全，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案庫房建設(shè)要按照國(guó)家檔案局《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》、《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》、《檔案庫房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護(hù)的管理技術(shù)要求，做好檔案安全的“九防”，即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲、防鼠等。采用智能化檔案庫房管理系統(tǒng)，能實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房?jī)?nèi)溫濕度，安裝異常報(bào)警系統(tǒng)及遠(yuǎn)程控制系統(tǒng)，全方位確保原始紙質(zhì)人事檔案的安全。

3.4 健全人事檔案管理制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理是數(shù)據(jù)的管理，必須改變傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的觀念，因地適宜地健全和完善人事檔案管理制度，及時(shí)對(duì)當(dāng)前人事檔案管理制度進(jìn)行修正，明確審批權(quán)限，明晰管理職責(zé)，使管理工作有章可循，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)要求進(jìn)行人事檔案信息化管理。

3.5 引進(jìn)檔案專業(yè)技術(shù)人才，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

通過人才引進(jìn)、公開招聘等方式，吸納一些檔案專業(yè)技術(shù)人才，從事人事檔案管理工作。還可以通過業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)進(jìn)修等途徑提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和思想道德素質(zhì)，培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)，又精通信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。

4 結(jié)語

人事檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展具有重要意義，對(duì)人員晉升、崗位調(diào)動(dòng)提供了科學(xué)合理的依據(jù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，面臨人事檔案信息化管理中存在的問題，提供可行的實(shí)現(xiàn)途徑，加快推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

宋德泓（1968-），女，漢族，四川省南充市人，本科，四川省南充市城建檔案館，局長(zhǎng)，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。