新時期利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力的探討

席俊紅

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)的應用已經(jīng)成為了各行業(yè)提高工作效率和服務水平的根本方法。檔案管理工作也是大數(shù)據(jù)技術(shù)的主要應用場所之一。本文對大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當中的應用進行了探討。分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，并闡述了該技術(shù)在創(chuàng)新檔案管理模式和提升檔案管理服務能力中的具體應用。

關(guān)鍵詞：新時期；大數(shù)據(jù)；檔案管理；服務水平

快節(jié)奏的生活，使人們對檔案管理工作的效率和服務能力要求越來越高。檔案管理信息化已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的趨勢。大數(shù)據(jù)的應用檔案管理工作變得更具有效性，受到檔案管理人員和檔案使用人員的一致好評。不僅創(chuàng)新了檔案管理的模式，更可以提高檔案管理的針對性，使管理工作的服務能力大幅提升。

1 在檔案管理中應用大數(shù)據(jù)的意義

檔案管理是一項內(nèi)容龐雜且責任重大的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，對檔案進行歸檔、保存、分類、調(diào)閱都需要耗費大量的人力物力。如今，檔案管理工作的信息化水平有所提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用實現(xiàn)了檔案管理工作技術(shù)水平的提升，讓檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到了質(zhì)的飛躍。依托于大數(shù)據(jù)，工作人員可以快速地對檔案進行篩選、分類和整理，還可以借助于計算機技術(shù)構(gòu)建檔案的智能管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)推動了檔案管理的模式創(chuàng)新，使檔案管理工作變得更加與時俱進。檔案可以被看成一種數(shù)據(jù)信息的集合，檔案工作的本質(zhì)也是對數(shù)據(jù)信息進行處理。所以在檔案管理中應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可充分發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一采集和整理，加速檔案信息的處理和共享效率。

2 利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力的方法

2.1 樹立大數(shù)據(jù)思維

只有檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，并在日常的工作中有所體現(xiàn)，才會真正使大數(shù)據(jù)發(fā)揮創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力的作用。檔案管理員工只有切實了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的原理、特點以及應用方法，才可以實現(xiàn)有效應用。所以，各單位必須通過加強宣傳、深入學習，使檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，并在工作中認真踐行相關(guān)的理念，讓大數(shù)據(jù)真正地發(fā)揮作用。

新時期，互聯(lián)網(wǎng)和計算機的普及，使我們身處于大數(shù)據(jù)時代。數(shù)據(jù)成為了當代最具價值的資源之一。建立完備的數(shù)據(jù)庫，高效快捷地處理數(shù)據(jù)信息是提高工作效率的根本。檔案管理工作人員一定要具備“數(shù)據(jù)即資源”的概念，將各類檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息再轉(zhuǎn)化為資源，通過科學的檔案管理工作，提高資源利用率。同時，檔案管理人員還應該意識到檔案管理方式的創(chuàng)新對于提高檔案利用率具有非常重要的影響。傳統(tǒng)的檔案管理方式比較單一，檔案信息的資源轉(zhuǎn)化率并不高。所以，檔案管理人員需要利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理的靈活性和高效性。

另外，當前檔案的記錄形式極為多樣。無論是文字、表格、音視頻還是圖片都可以成為信息載體[1]。所以，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作模式而言，大數(shù)據(jù)的應用更能夠滿足當前的檔案管理需要。大數(shù)據(jù)的應用能應對多變的信息承載模式，從而實現(xiàn)各類信息資源的匯總和分類，讓檔案內(nèi)容真正地變?yōu)樾畔①Y源，為信息共享奠定基礎。

2.2 完善檔案管理制度

由于檔案管理的數(shù)字化和信息化水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適用。所以，必須進行檔案管理制度的創(chuàng)新，使檔案管理相關(guān)制度更加符合大數(shù)據(jù)應用特性，也更加滿足當前的檔案管理工作需求。檔案管理人員應該組織建設檔案管理體系，對數(shù)字檔案的管理方法以及數(shù)據(jù)資源的利用方法進行約束[2]。檔案管理系統(tǒng)的建立應依托于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)。新時期的檔案管理系統(tǒng)，應該兼具保密性、共享性以及高效性，以創(chuàng)新檔案管理模式和提升檔案管理的服務能力為根本目標。在系統(tǒng)中，必須實現(xiàn)各類檔案的明確分類，使系統(tǒng)運營變得更加井井有條。

以國土規(guī)劃檔案管理工作為例。國土規(guī)劃檔案中不僅包括自然地理信息，還包括許多人文地理信息。而這些信息的儲存載體也各不相同，整理起來難度頗高。所以，檔案管理工作負責人就制定了較為詳實的檔案管理制度，使其中的信息資源能夠被充分取用，實現(xiàn)資源共享和有效利用。根據(jù)制度規(guī)定，工作人員需要建立一個具有存儲、分類、標記、查找、傳輸?shù)裙δ艿臋n案管理系統(tǒng)。同時，工作人員需要將國土檔案信息完全錄入系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的自動運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)分類整理和命名標記。利用現(xiàn)代化技術(shù)讓其中的表格、圖形、地理圖像等數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)相互轉(zhuǎn)換。然后，檔案管理人員劃分了檔案管理系統(tǒng)使用權(quán)限；應用不同端口準入原則，區(qū)分檔案管理者和檔案使用者的權(quán)責。利用這種方法，最大限度地完善了檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的安全和高效。

2.3 推動檔案信息的數(shù)據(jù)化發(fā)展

在傳統(tǒng)的觀念中，檔案管理的內(nèi)涵是實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的管理，即對檔案信息進行處理。新時期，信息數(shù)據(jù)化現(xiàn)象普及，檔案信息也成為了一種可以被廣泛應用的“數(shù)據(jù)”。所以，應用大數(shù)據(jù)進行檔案信息管理，就是實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化；并利用信息技術(shù)快速地處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息，提升檔案管理的服務能力的過程。

為此，必須先加強檔案管理的數(shù)字化。先將待整理的檔案信息全部錄入計算機，并進行初步地分類和整理；然后再利用數(shù)據(jù)分析和處理技術(shù)，將所有的數(shù)字化檔案都轉(zhuǎn)變?yōu)槎M制的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新[3]。當檔案內(nèi)容實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化，就可以利用智能化的管理系統(tǒng)和管理技術(shù)，對檔案信息進行統(tǒng)一管理，讓檔案信息真正地作為數(shù)據(jù)資源而存在。通過現(xiàn)代化技術(shù)，可以快速地對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分類，并且可以通過識別內(nèi)容、添加標簽加強數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，使檔案的可應用范圍變得更為廣泛。檔案信息的數(shù)據(jù)化，為檔案的快速查找以及遠程共享提供了基礎，也為智能檔案管理平臺的奠定了基礎。大數(shù)據(jù)的應用，讓檔案信息的可使用性變強，也讓檔案管理工作的服務能力也隨之加強。

3 結(jié)論

大數(shù)據(jù)的應用，使檔案管理工作的分類、查閱等環(huán)節(jié)變得更為高效，大幅度提升了檔案管理工作的服務能力，使檔案應用變得極為高效。該技術(shù)的應用，使檔案管理工作的信息化水平得以提升；數(shù)字化檔案庫的建立，提高了檔案的安全性并為網(wǎng)絡檔案平臺的建立奠定了基礎，檔案管理模式變得更為靈活、多樣。

參考文獻

[1]高昂.基于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務，2018（23）：72.

[2]肖玲.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力[J].辦公室業(yè)務，2018（08）：116.

[3]王建勛.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力[J].黑龍江科技信息，2017（10）：265.