檔案館實(shí)物檔案管理與利用探究

摘 要：在我國(guó)建立服務(wù)型政府的大背景下，各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都在努力提升公共服務(wù)質(zhì)量和水平。各級(jí)檔案館也在適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷提升其管理水平，擴(kuò)大檔案的利用價(jià)值。實(shí)物檔案的概念在90年代初已經(jīng)被提出，是具有很大的參考價(jià)值和保存意義的。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，實(shí)物檔案的種類和范圍也在不斷拓展，因此，要從實(shí)物檔案的管理與利用方面多思考、多創(chuàng)新，充分發(fā)揮實(shí)物檔案的應(yīng)有價(jià)值，為人民和社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案館；實(shí)物檔案；管理；利用

實(shí)物檔案是各類組織在業(yè)務(wù)工作中形成的以及個(gè)人在其工作、生活中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為記錄載體的物品檔案。[1]實(shí)物檔案的概念早在上個(gè)世紀(jì)90年代初就被已經(jīng)被提出，近年來(lái)，隨著國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案工作的重要性日漸凸顯，各級(jí)檔案館為了能夠豐富本館的館藏，加強(qiáng)了對(duì)實(shí)物檔案的收集和管理工作，這對(duì)于追溯當(dāng)?shù)氐臍v史文化淵源，傳承地域特色文化，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀具有重要作用。

1 實(shí)物檔案的種類和特點(diǎn)

實(shí)物檔案的種類有很多，主要包括不同年代的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書、錦旗等；名人書法字畫、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)題詞等；民居用品、建筑構(gòu)件等；單位停用的各種印章及重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品和宣傳品等等。這些實(shí)物檔案品類繁多，包羅萬(wàn)象，形式多樣，生動(dòng)直觀。雖然它們可以在一定程度上反映、體現(xiàn)或展現(xiàn)出歷史文化，講述真實(shí)發(fā)生的事情，但將實(shí)物檔案收集、管理和利用好是十分不容易的，需要檔案館及其主管單位在人力物力財(cái)力上均給予大力支持。

2 提高實(shí)物檔案管理與利用的現(xiàn)實(shí)意義

實(shí)物檔案已經(jīng)成為檔案館檔案收集中非常重要的組成部分。管理與利用好實(shí)物檔案對(duì)于檔案館的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步都是有現(xiàn)實(shí)意義的。對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案豐富了檔案館的館藏?cái)?shù)量，形成了多樣化的檔案形式，對(duì)于相關(guān)單位和專業(yè)人士研究城區(qū)歷史文化、追溯歷史事件提供了最真實(shí)的佐證材料。展出的實(shí)物檔案有助于市民了解城市的地方史、建筑史以及當(dāng)時(shí)的居住習(xí)俗，而存放于庫(kù)房中不便于展出的珍貴實(shí)物檔案則是當(dāng)?shù)貧v史的見證，是城市文化傳承的無(wú)價(jià)之寶。

3 加強(qiáng)檔案館實(shí)物檔案管理與利用的有效策略

3.1 創(chuàng)新實(shí)物檔案工作機(jī)制

如前所述，實(shí)物檔案不同于傳統(tǒng)意義上的檔案文件，實(shí)物檔案所具有的不確定性和復(fù)雜度對(duì)實(shí)物檔案的收集、管理和利用都帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。因此對(duì)于實(shí)物檔案的管理機(jī)制應(yīng)有一定的靈活度，且區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理。

首先，要建立“誰(shuí)主責(zé)誰(shuí)歸檔”的實(shí)物檔案管理方式。實(shí)物檔案本身具有的形式復(fù)雜性和載體多樣性決定了實(shí)物檔案的最佳管理方式應(yīng)為“誰(shuí)牽頭、誰(shuí)匯總、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)歸檔”。[2]在收集實(shí)物檔案的過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，實(shí)物檔案往往具有個(gè)體特色，所以在征集和保存實(shí)物檔案的時(shí)候要了解實(shí)物檔案的所有情況，確保對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行個(gè)性化管理。而在檔案移交歸檔過(guò)程中，還要注意成立專門的負(fù)責(zé)小組進(jìn)行，責(zé)任明確到人，避免出現(xiàn)失誤。

其次，要做好實(shí)物檔案管理全過(guò)程的監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的工作小組應(yīng)建立“隨辦隨歸”的工作制度，及時(shí)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行登記、編目、整理，將實(shí)物檔案的詳細(xì)情況記錄清楚。檔案館要定期派專人對(duì)實(shí)物檔案的管理工作進(jìn)行督導(dǎo)，隨時(shí)監(jiān)督檢查工作是否到位，管理是否妥當(dāng)。同時(shí)，根據(jù)在實(shí)物檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題予以及時(shí)解決，對(duì)不符合實(shí)際情況的制度和流程進(jìn)行改進(jìn)完善。

最后，要建立信息反饋制度。檔案館在進(jìn)行實(shí)物檔案的管理工作中應(yīng)一起收集廣大人民群眾對(duì)于該項(xiàng)工作的意見和建議。同時(shí)，應(yīng)充分利用城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，搭建政府、檔案館、市民溝通的橋梁，履行公共管理職能，在努力收集各種反映城市發(fā)展進(jìn)程的檔案資料的過(guò)程中接受公眾檢查和監(jiān)督。此外，還可以通過(guò)舉辦實(shí)物檔案的展覽實(shí)現(xiàn)檔案館與市民的良好互動(dòng)。

3.2 實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案信息化管理利用

實(shí)物檔案因?yàn)槭俏矬w檔案，利用時(shí)往往帶來(lái)不便。[1]這就要求實(shí)物檔案在管理利用過(guò)程中要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的大背景，順勢(shì)而上，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案存量的信息化、增量的電子化。[3]

首先，要為實(shí)物檔案進(jìn)行電子存檔。實(shí)物檔案的形態(tài)各不相同，內(nèi)容也大相徑庭，為了能夠便于瀏覽和查找，檔案管理人員必須在接收實(shí)物檔案時(shí)先利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等把實(shí)物檔案拍下來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)、登記和編目[4]，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行電子存檔，從而達(dá)到快速查閱的目的。

其次，可以進(jìn)行檔案的條碼化管理。通過(guò)線下最流行的二維碼來(lái)達(dá)到對(duì)檔案的管理和利用。在接收實(shí)物檔案后，可以為每一件實(shí)物檔案編制唯一的二維碼標(biāo)識(shí)，并將實(shí)物檔案的來(lái)源、背景、作者等信息編入二維碼信息中，使員工或公眾能夠更加便捷地了解實(shí)物檔案的所有信息。同時(shí)，還要注意如遇到需要保密的實(shí)物檔案，還要使用加密算法對(duì)圖像信息進(jìn)行加密處理，以確保加密檔案不會(huì)被泄露。此外，還可以使用3D打印技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的管理傳閱，盡量減少實(shí)物檔案在使用和利用過(guò)程中的折損，提高檔案的壽命期。[5]

最后，需要建立實(shí)物檔案共享平臺(tái)和數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案館可以將已經(jīng)拍攝好存檔照片和編輯好二維碼信息的實(shí)物檔案信息錄入檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，擴(kuò)大檔案館的資源量。同時(shí)，要建立實(shí)物檔案信息共享平臺(tái)，一方面檔案管理人員可以利用該平臺(tái)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行管理，隨時(shí)檢查實(shí)物檔案的信息是否有補(bǔ)充或增減的情況，維護(hù)檔案信息的時(shí)效性；另一方面可以聯(lián)合其他省市級(jí)檔案館、檔案管理上級(jí)部門和下屬區(qū)級(jí)檔案館同時(shí)接入實(shí)物檔案信息共享平臺(tái)，達(dá)到數(shù)據(jù)資源流通無(wú)阻礙，使得需要查閱檔案的群眾能夠更加快捷方便地找到需要的檔案，節(jié)約時(shí)間。

此外，還可以利用實(shí)物檔案的電子形式編制宣傳畫冊(cè)，并進(jìn)行實(shí)物檔案的編研工作，多層次、多渠道地進(jìn)行開發(fā)利用。[6]檔案館可以利用國(guó)際檔案日、春節(jié)、端午節(jié)等節(jié)日開展主題宣傳活動(dòng)，將實(shí)物檔案在主題宣傳活動(dòng)上進(jìn)行展示展覽，以真實(shí)的視覺效果達(dá)到傳遞中華民族傳統(tǒng)文化，反映歷史史實(shí)，體現(xiàn)地方特色，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀的目的。組織專業(yè)檔案人員與出版社合作，編寫反映當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗民情的書籍，引入實(shí)物檔案的電子形式作為佐證圖片，提升系列書籍的影響力。

3.3 加強(qiáng)實(shí)物檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

首先，要加強(qiáng)實(shí)物檔案管理隊(duì)伍的政治素質(zhì)和專業(yè)能力。檔案館要進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升管理人員的政治理論學(xué)習(xí)時(shí)間，保證學(xué)習(xí)效果，同時(shí)，要著重培養(yǎng)實(shí)物檔案管理人員的專業(yè)技能，增強(qiáng)其對(duì)有價(jià)值的實(shí)物檔案的敏感度。無(wú)論何時(shí)何地，都要培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)能夠體現(xiàn)地域文化傳承和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況的有特色、有保存價(jià)值的實(shí)物檔案，并開展收集工作。

其次，要加強(qiáng)與高校的合作?？梢耘c高校聯(lián)合，建立實(shí)習(xí)基地，一方面可以為高校的檔案專業(yè)人員提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，另一方面也可以為檔案館培養(yǎng)儲(chǔ)備干部和后備力量，同時(shí)還可以邀請(qǐng)高校的相關(guān)專業(yè)教師到檔案館進(jìn)行授課，實(shí)現(xiàn)高校與檔案館雙方的互利共贏。

參考文獻(xiàn)

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[3]高珊.基于“三網(wǎng)一庫(kù)”的高校實(shí)物檔案管理利用——以中國(guó)海洋大學(xué)檔案館為例[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：69-71.

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[6]汪倩秋，王澤華，劉順，等.論高校聲像、實(shí)物檔案的開發(fā)與利用——以河海大學(xué)校史館為例[J].檔案與建設(shè)，2016（03）：34-36.

作者簡(jiǎn)介

陸丹婧（1990-），女，漢族，黑龍江省富?？h，本科，研究方向：檔案管理。