檔案信息化建設與檔案管理分析

王韌豫

摘 要：計算機設備的不斷發(fā)展，已經(jīng)給很多行業(yè)帶來了重大的改變，使得生產(chǎn)工作的效率不斷提高。檔案管理是一項十分重要的工作，能夠將許多重要的信息保存下來，以便今后進行查閱，促進了社會的發(fā)展。在當前的信息化時代背景下，需要加強檔案信息化建設。做好檔案信息化管理，提高檔案管理工作的效率，以此來為社會做出更有意義的貢獻。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

檔案管理工作和其他工作存在著很大的差別，檔案管理工作每天需要面對大量的信息，并進行高效化處理。面對大量繁雜的檔案信息，檔案管理工作人員面對的壓力巨大，很容易出現(xiàn)錯誤，引起檔案管理混亂。因此就需要加強檔案信息化建設來提高檔案管理的效率，降低工作人員的工作負擔，提高工作效果。

1 現(xiàn)階段檔案信息化建設中存在的問題

1.1 信息和數(shù)據(jù)的異構性

檔案管理工作是一項傳統(tǒng)的工作，以往通過紙質檔案進行管理，這種模式已經(jīng)在過去的時代背景下發(fā)揮了重要作用，促進了社會的發(fā)展。但是在現(xiàn)代化社會背景下，紙質檔案管理的模式已經(jīng)遇到了發(fā)展困難，無法適應現(xiàn)階段社會的發(fā)展需求。通過信息化建設，能夠提高檔案管理工作儲存以及閱讀的便捷性，使得工作效果大大增加。但是需要明確的是，數(shù)據(jù)和信息的異構性也尤為突出，這是因為不同的數(shù)據(jù)庫之間存在著很多差異。不同的檔案管理單位采用不同的形式去建設信息化數(shù)據(jù)庫，那么也就會導致檔案信息管理存在著一些難題。

1.2 信息的分散性質

在信息化技術還沒有普及之前，使用的都是紙質檔案管理的模式。那么推行信息化檔案管理，需要對這些紙質檔案繼續(xù)重新收集整理，以便制定為相應的電子化檔案模式。目前使用比較多的模式是制定出不同的主題，根據(jù)這些主題的形式，對相應的資料和數(shù)據(jù)信息進行收集。但是這個信息是具有分散性的，同一主題下的很多信息都散落在不同的管理部門當中，并且還有部分信息呈現(xiàn)出重復性的性質，導致一些工作難以展開。因此就需要加強對信息分散性的研究，提高紙質檔案轉為信息化檔案模式的效率。

1.3 管理工作存在嚴重的滯后性

從目前檔案信息化建設過程中存在的問題分析可以看出，信息化核心和管理流程尚未得到有效的優(yōu)化，使得管理工作存在著一定的滯后性，無法適應現(xiàn)階段的要求。還有一部分檔案信息化建設的發(fā)展目標和社會的實際需求存在一定的限制，最終呈現(xiàn)出來的就是不能夠提供完善的數(shù)據(jù)查詢服務，導致一些信息管控失效，嚴重的影響到了檔案信息化建設和檔案管理的發(fā)展，需要進一步加強研究。

2 檔案信息化建設的基本流程

2.1 建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)

信息化建設過程中，檔案管理部門需要重視建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)。只有科學完善的網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)，才能夠促使檔案管理工作發(fā)揮更好的作用，為社會各界提供更好的檔案服務需求。管理系統(tǒng)分為內部服務網(wǎng)絡和外部公眾服務網(wǎng)絡，內部服務網(wǎng)絡是檔案管理內部工作人進行信息錄入管理工作的平臺，能夠有效的提升網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)的工作效率。外部公眾服務網(wǎng)絡則是公眾利用網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)進行查閱、借閱等操作的重要平臺，能夠有效地提升觀眾的服務滿意度。那么檔案管理部門就應當制定好硬件設備和軟件設備采購的基本標準。要使得硬件和軟件合作發(fā)揮出更好的效果，并根據(jù)應用的情況制定出高效完善的管理策略，以此來不斷加強對信息設備以及檔案的管理工作。

2.2 強化文件管理

要注重檔案文件管理的安全性，提高管理水平。如今信息管理方面已經(jīng)有許多有效的經(jīng)驗和管理的標準，那么就需要使用這些信息管理標準來對檔案文件進行有效的管理以及一些格式轉換。使得數(shù)據(jù)之間能夠實現(xiàn)互通，提高工作效率，要使用高效的計算機信息管理設備來對檔案電子文件進行編目管理，這樣能夠有利于公眾進行查閱、檢索。要提高檔案的安全性，加強防火墻設置。對那些具有保存價值的文件進行加密管理，并做好備份工作，以免因為設備損壞造成檔案信息遺失。

2.3 落實技術處理工作

要確定好檔案信息化管理的技術標準，和社會上具有高超技術的信息化建設公司進行合作，以此來確保文件接收處理以及儲存工作的標準化進行。注重檔案文件信息之間的組合結構，按照特定的主題進行編目。并對調用檔案文件的權限進行嚴格界定，對外公布相關標準。技術的應用將極大的提高檔案管理工作的效果。

3 信息化檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 升級歸檔管理

大量的檔案信息進行信息化建設是具有較大的難度的，這是一項系統(tǒng)性的復雜工程。需要升級檔案管理模式，要對不同類型載體的檔案采取數(shù)字化、信息化處理模式。要注重文件做好歸檔工作，價值完整地呈現(xiàn)出來，力圖實現(xiàn)完整性。根據(jù)實際情況不斷的加強檔案管理措施的完善和建設，要設定出標準化的歸檔管理流程，以此來對歸檔工作進行有效的指揮。

3.2 提高業(yè)務素養(yǎng)

檔案信息設備對工作人員的業(yè)務素質是具有較高要求的，工作人員應當首先更新觀念，加強對信息化建設重要性的認識，以更加主動的姿態(tài)投入到檔案信息化建設和檔案管理的工作中去。要自覺學習先進的信息化技術，不斷的提高自身的專業(yè)水平，使得信息化技術能夠達到現(xiàn)代檔案信息化管理的要求。檔案管理部門也需要建立競爭機制，促進檔案管理人員不斷進步，更好的發(fā)揮出人員配置的優(yōu)勢，切實提高檔案信息化管理的水平。

3.3 引進現(xiàn)代化管理模式

要做好檔案信息化管理工作設計，只有高效、有效的管理模式，才能夠促進檔案管理工作效果的發(fā)揮。要合理設計現(xiàn)代化的管理模式，使用現(xiàn)代化的管理經(jīng)驗，提高檔案信息化管理的效果。在管理軟件方面，應當選擇具有較強規(guī)范性的軟件，并且要能夠在主流的操作系統(tǒng)上進行通用，達到一定的穩(wěn)定性需求。

4 結語

信息化建設和管理是檔案工作領域必然的發(fā)展要求。在當前的時代背景下，只有不斷地提高信息化進程水平，才能夠發(fā)揮出更好的效果，適應社會大眾的需求。需要使用現(xiàn)代化的信息管理模式，有針對的對檔案管理建設工作中存在的不合理之處進行改進，完善工作制度，提高檔案工作人員的業(yè)務素質，加強信息安全建設，做好重要檔案信息的備份工作。從社會大眾的角度出發(fā)，不斷的完善檔案服務，贏得社會大眾的支持。

參考文獻

[1]湯男楠.企業(yè)檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學，2017.

[2]張怡靜.智慧城市背景下的檔案信息化研究[D].鄭州航空工業(yè)管理學院，2017.

[3]朱麗梅.構建檔案信息化建設的績效評價指標體系研究[J].檔案與建設，2015（08）：20-25.

[4]何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2004（05）：37-40.