中職學(xué)校檔案管理使用中的保護(hù)問(wèn)題探討

王磊

摘 要：檔案作為中職學(xué)校管理工作中的重要內(nèi)容，在學(xué)校建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，檔案的重要性也越來(lái)越突出，利用價(jià)值也變得更高。但是很多學(xué)校過(guò)于注重對(duì)檔案的存儲(chǔ)與利用，沒(méi)有將保護(hù)工作做到位，導(dǎo)致檔案在使用中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，如何解決檔案安全問(wèn)題是當(dāng)前中職學(xué)校需要思考的問(wèn)題。本文將簡(jiǎn)述中職學(xué)校檔案管理使用中的保護(hù)問(wèn)題，并提出了切實(shí)可行的解決措施。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；保護(hù)問(wèn)題

檔案可以將中職學(xué)校在教育教學(xué)、教研活動(dòng)和教育管理中的情況反映出來(lái)，并以文字、圖像和聲音等形式儲(chǔ)存下來(lái)，通過(guò)做好檔案管理工作，有利于中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)質(zhì)量的提升。但是檔案管理與使用的基礎(chǔ)就是做好保護(hù)工作，而很多中職學(xué)校忽視了這一點(diǎn)，未真正將檔案保護(hù)工作做到位，影響了檔案資料的完整性與安全性。對(duì)此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理與使用中的保護(hù)工作，確保檔案資料可以更加安全的存儲(chǔ)，真正發(fā)揮出促進(jìn)中職學(xué)校發(fā)展的目的。

1 中職學(xué)校檔案管理使用中的保護(hù)問(wèn)題

1.1 檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)

中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教職工對(duì)教育教學(xué)工作比較重視，存在著一切為教學(xué)服務(wù)的思想，而檔案管理作為學(xué)校管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在檔案收集、整理與利用上也受到了學(xué)校的關(guān)注[1]。但是在中職學(xué)校檔案管理與使用過(guò)程中，很少將保護(hù)工作放在一個(gè)重要位置，只是簡(jiǎn)單的做好了檔案的儲(chǔ)存與利用工作，忽視了對(duì)檔案安全的保護(hù)，因?yàn)橐庾R(shí)上的薄弱，導(dǎo)致檔案管理人員很少開(kāi)展檔案保護(hù)工作，讓一些珍貴的檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，影響了檔案的完整性與可靠性。

1.2 檔案庫(kù)房與設(shè)備不達(dá)標(biāo)

庫(kù)房作為檔案存儲(chǔ)與保護(hù)的主要場(chǎng)所，在中職學(xué)校庫(kù)房建設(shè)上有著較高要求，需要做到防熱防潮、防火防盜等措施，從而保證了檔案資料的安全性。然而現(xiàn)階段很多中職學(xué)校檔案庫(kù)房建設(shè)不達(dá)標(biāo)，基本上由辦公房改造起來(lái)的，也未對(duì)庫(kù)房門(mén)窗做好防火防盜措施。由于很多庫(kù)房門(mén)窗材質(zhì)為普遍木質(zhì)與單層玻璃，也不能提升防熱防潮效果。一些中職學(xué)校檔案庫(kù)房設(shè)備也很陳舊，不能滿足檔案保護(hù)要求，庫(kù)房一般以熒光燈與節(jié)能燈等照明設(shè)備為主，其放出的光線紫外線較大，為照片、影像等資料的保護(hù)帶來(lái)了不利影響。

1.3 檔案管理安全制度不完善

中職學(xué)校檔案管理中為提升檔案的安全性與保密性，應(yīng)該建立起完善的檔案管理制度。但是現(xiàn)在很多中職學(xué)校忽視了這一點(diǎn)，在檔案保護(hù)中缺少有力的制度保障，也未安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理檔案，由于制度的不完善，導(dǎo)致檔案管理與使用中保護(hù)的責(zé)任變得不明確，不能提升中職學(xué)校檔案的安全性[2]。此外，中職學(xué)校還要落實(shí)監(jiān)管制度，不過(guò)實(shí)際情況恰好相反，由于在檔案使用與管理中未執(zhí)行監(jiān)管制度，導(dǎo)致監(jiān)管人員的作用發(fā)揮不明顯，也難以提升檔案保護(hù)工作成效。

1.4 數(shù)據(jù)及安全問(wèn)題

數(shù)據(jù)庫(kù)作為中職學(xué)校檔案管理中的重要組成部分，也需要在數(shù)據(jù)安全上加強(qiáng)保護(hù)。數(shù)據(jù)安全為數(shù)字檔案的安全性問(wèn)題，表現(xiàn)在數(shù)字檔案在存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)化和共享上極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，具體為數(shù)據(jù)的丟失與破壞。若是在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)庫(kù)被破壞等現(xiàn)象后，都會(huì)引起數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題。此外，引起中職學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題的原因較多，包括了木馬與病毒的惡意入侵，檔案管理人員的不正確操作，非授權(quán)用戶使用等，也將引起數(shù)字檔案出現(xiàn)泄漏、篡改和丟失等問(wèn)題，造成非常嚴(yán)重的后果。

2 中職學(xué)校檔案管理使用中的保護(hù)策略

2.1 增強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)

檔案在促進(jìn)中職學(xué)?？蒲?、教學(xué)和管理上發(fā)揮著重要作用，對(duì)學(xué)校檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該提高對(duì)檔案保護(hù)工作的重視程度，而行政管理部門(mén)也要通過(guò)執(zhí)法檢查、組織培訓(xùn)會(huì)等方式，促使中職學(xué)校關(guān)注檔案管理與使用中的保護(hù)問(wèn)題。無(wú)論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，都必須意識(shí)到做好檔案保護(hù)工作的重要性，要在資金、政策上給予更多支持，確保檔案保護(hù)工作能夠順利開(kāi)展[3]。只有在全校范圍內(nèi)形成人人參與檔案保護(hù)工作的良好氛圍，才能促使這項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。

2.2 加快檔案庫(kù)房與設(shè)備建設(shè)

第一，為了提升中職學(xué)校檔案保護(hù)效果，在建設(shè)檔案庫(kù)房時(shí)避免在人員流動(dòng)頻繁的地方，如過(guò)道旁、樓梯口等，要獨(dú)立于學(xué)校辦公區(qū)域，構(gòu)成半封閉庫(kù)房區(qū)域。庫(kù)房門(mén)窗要將防盜設(shè)施安裝好，箱柜鑰匙由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。第二，考慮到中職學(xué)校檔案庫(kù)房防光的問(wèn)題，要運(yùn)用有效方法減少紫外線對(duì)紙質(zhì)檔案、照片等帶來(lái)的影響，并采取南北向房間，盡量確保存放檔案的箱柜和門(mén)窗保持垂直，從而有效減少紫外線的照射。在外部紫外線強(qiáng)烈后，應(yīng)該將窗戶窗簾拉上，與外界光源相隔絕，同時(shí)窗簾應(yīng)該拉上隔絕外界光源，窗簾以遮光性強(qiáng)的厚質(zhì)布料為主。第三，中職學(xué)校檔案庫(kù)房在照明設(shè)備上應(yīng)采取白熾燈，不能旋轉(zhuǎn)節(jié)能燈或熒光燈，這樣可以減少紫外線的照射，影響到檔案安全。第四，檔案庫(kù)房防護(hù)中要加強(qiáng)溫濕度控制，除庫(kù)房消毒外盡量不要化學(xué)藥品防護(hù)。第五，檔案庫(kù)房要配備自動(dòng)滅火系統(tǒng)，如二氧化碳滅火裝置等。

2.3 完善檔案安全制度

第一，完善檔案保密制度。檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)責(zé)任心，有高度的事業(yè)心，切實(shí)增強(qiáng)自身保密意識(shí)，將檔案保密制度嚴(yán)格落實(shí)，避免中職學(xué)校檔案信息出現(xiàn)泄密的問(wèn)題。第二，完善檔案材料接收制度。交接雙方必須認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案，準(zhǔn)確填寫(xiě)交接清單并簽字。檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)做好除塵工作，并在入庫(kù)后登記在總賬、分類(lèi)賬和檢索工具上，為今后數(shù)據(jù)查詢創(chuàng)造有利條件[4]。第三，完善檔案借閱制度。在檔案借閱過(guò)程中，需要將借閱登記表填完整，完成查閱后第一時(shí)間歸還，遇到特殊情況后要延長(zhǎng)借閱期限時(shí)，要為檔案管理人員辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員要注意催還，防止檔案丟失。在涉密檔案調(diào)閱、移出和銷(xiāo)毀等過(guò)程中，要根據(jù)規(guī)定辦理手續(xù)，既要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真審批，也要將登記手續(xù)辦理好。在完成涉密檔案的使用后要第一時(shí)間清查，及時(shí)解決存在的失密與泄密現(xiàn)象。第四，完善檔案統(tǒng)計(jì)制度。根據(jù)規(guī)定統(tǒng)一格式，認(rèn)真總計(jì)并分析檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，確保將檔案管理中出現(xiàn)的情況全面體現(xiàn)出來(lái)。

2.4 注重電子檔案保護(hù)

在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，電子檔案數(shù)量越來(lái)越多，為檔案管理與使用中的保護(hù)工作有了更嚴(yán)格要求，需要將消磁、防泄漏和防病毒等保護(hù)工作做到位。第一，加強(qiáng)磁性載體檔案的保護(hù)。對(duì)軟盤(pán)、錄音和錄像等檔案來(lái)說(shuō)，要在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵和無(wú)腐蝕氣體的環(huán)境內(nèi)存儲(chǔ)，并加強(qiáng)對(duì)空氣溫濕度的控制。第二，加強(qiáng)對(duì)光盤(pán)的保護(hù)。在光盤(pán)存放過(guò)程中，應(yīng)該注意保持適宜的溫度，最好在14℃-24℃的范圍內(nèi)，相對(duì)濕度控制在40%-65%之間。光盤(pán)、磁盤(pán)必須具備較強(qiáng)抗干擾性能，在結(jié)構(gòu)上要維持穩(wěn)定，確保歸檔電子文件能夠長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)此這需要中職學(xué)校檔為檔案部門(mén)配置足夠的設(shè)備，在光盤(pán)上將歸檔電子文件儲(chǔ)存好，避免發(fā)生安全問(wèn)題，讓檔案資料信息得到可靠保護(hù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，也為中職學(xué)校檔案管理與使用帶來(lái)了翻天覆地的變化，如何加強(qiáng)檔案保護(hù)工作，提升檔案資料的安全性是需要關(guān)注的問(wèn)題?，F(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理與使用中還有很多問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞和遺漏的現(xiàn)象，做好檔案保護(hù)工作已經(jīng)顯得尤為重要。對(duì)此需要學(xué)校盡快建立起完善的檔案管理制度，并配置完整的設(shè)備設(shè)施，保證檔案安全管理工作可以順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]于寶蕓.檔案保護(hù)工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（03）：70.

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[3]劉艷英.檔案管理和使用過(guò)程中的保護(hù)問(wèn)題探究[J].黑龍江水產(chǎn)，2018（04）：27-29.

[4]劉薇.檔案保護(hù)技術(shù)工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（12）：111-112.