現(xiàn)代企業(yè)提高行政管理效率的策略研究

靳娟娟

摘 要：隨著改革開放的進(jìn)一步深化，我們需要更深入地了解企業(yè)的發(fā)展，不斷提高公司的管理質(zhì)量和管理效率，提高公司員工工作質(zhì)量和工作積極性。這里所說的行政管理效率，是指在設(shè)定目標(biāo)的基礎(chǔ)上，成功履行行政組織的任務(wù)和職責(zé)，所付出的工作量與完成的工作量之間的關(guān)系。在本文中，首先分析了改善公司管理效率的重要性，在重要性分析之后，較為著重討論了提高行政管理效率策略，并將其作為未來業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理；效率；策略研究

所謂的行政效率是指按照相關(guān)行政法規(guī)，有效管理企業(yè)所有部門和人員的生產(chǎn)生活。這也適用于根據(jù)國家機(jī)構(gòu)的要求，工作投入量與工作實(shí)現(xiàn)量之間的比值。在改革開放不斷深入的時期，隨著國民經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)步的發(fā)展，優(yōu)秀的企業(yè)不斷擴(kuò)大其在市場中的競爭力，行政管理效率作為影響企業(yè)的重要因素，直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和核心競爭力。有效的行政管理優(yōu)勢有助于企業(yè)的發(fā)展，在逐步完善市場經(jīng)濟(jì)的條件下，行政管理效率直接影響企業(yè)競爭力。相反，管理不善會影響企業(yè)的正常運(yùn)作，降低企業(yè)的運(yùn)作效率。因此，行政管理效率的提高作為企業(yè)的戰(zhàn)略要求，這是企業(yè)不斷提高管理效率的重要保證。根據(jù)我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀，企業(yè)行政管理還存在許多亟待解決的問題。根據(jù)當(dāng)下企業(yè)公司治理存在的問題，本文提出了幾種提高行政管理效率的策略。

1 企業(yè)行政管理的重要性

1.1 提升企業(yè)市場競爭力

我國改革開放歷史新時代，企業(yè)不再僅僅關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益，而是強(qiáng)調(diào)自身的科學(xué)管理。行政管理是整個企業(yè)的核心系統(tǒng)，是人事、規(guī)劃、決策和控制的行政管理的完整體系。企業(yè)實(shí)施行政管理可以根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度，有效利用各種資源、資金等，從而規(guī)范企業(yè)制度，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。 此外，行政管理也起著降低企業(yè)運(yùn)行阻力的重要作用，其有效的管理可以最大限度地發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)新能力，對提高企業(yè)的效率和競爭力具有重要的潤滑和推動作用。

1.2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理

行政管理作為制定和執(zhí)行管理決策的重要陣地，在加強(qiáng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理中發(fā)揮著重要作用，企業(yè)運(yùn)行和管理更加統(tǒng)一和系統(tǒng)。落實(shí)到實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)指示被傳送到各個執(zhí)行級別，并且監(jiān)督和控制各個執(zhí)行部門落實(shí)情況，并且將反饋信息實(shí)時傳送給管理層。于此同時，行政管理需要收集、分析和處理與企業(yè)相關(guān)的資料信息，并為未來的公司管理和公司決策提供解決方案。當(dāng)上述管理模式推廣，并且企業(yè)各個單元熟悉之后，公司即實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

1.3 有助于發(fā)展觀念的形成

發(fā)展的觀念反映了企業(yè)員工對企業(yè)行政管理的看法。在不同的發(fā)展觀念中，企業(yè)員工對企業(yè)行政管理的理解是不同的，隨著觀念的發(fā)展，員工會對企業(yè)的行政效率有了新的認(rèn)識。首先，有效的企業(yè)管理可以促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的開展，使企業(yè)的決策能夠快速的體現(xiàn)在生產(chǎn)線上，特別是在生產(chǎn)層面更加有助于企業(yè)的管理。因此，效率的不斷提高反映了發(fā)展觀念的要求；其次，按照新的發(fā)展觀念，在企業(yè)的生產(chǎn)過程中，員工對所花費(fèi)的時間有了新的認(rèn)識，并且有助于提高行政效率，可以有效地節(jié)省工作時間和管理時間?？傊竟芾硇实某掷m(xù)改進(jìn)反映了各個層面員工對公司發(fā)展的理解和發(fā)展觀念的形成。

1.4 企業(yè)發(fā)展層面的需求

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間在各個層面的競爭日趨激烈，而且不單單集中在產(chǎn)品質(zhì)量和價格，服務(wù)質(zhì)量越來越被看重。此外，國有企業(yè)不斷進(jìn)行改革，必須繼續(xù)而且持續(xù)參與市場競爭，對于公司的發(fā)展，行政管理需要不斷提高。提高行政管理效率可以降低成本，提高企業(yè)的整體核心競爭力，這是企業(yè)發(fā)展的重中之重。值得關(guān)注的是，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和企業(yè)內(nèi)部改革的逐步深入，有必要對行政管理進(jìn)行研究，認(rèn)真分析行政效率的現(xiàn)狀，不斷提高效率水平，使用策略有效應(yīng)對市場風(fēng)險也非常重要，使企業(yè)不斷在市場中發(fā)展，立于不敗之地?？傊?，企業(yè)行政管理不斷完善是提高企業(yè)發(fā)展水平的要求，行政管理的提升是非常重要的。

2 目前我國企業(yè)行政管理存在的問題

2.1 行政管理體制不夠完善

目前還有很多中小企業(yè)管理體系不健全，還有很多企業(yè)保留傳統(tǒng)的管理體制，大多數(shù)企業(yè)缺乏可靠的管理體系。兩個環(huán)境因素較大程度地影響企業(yè)的管理：一個是外部的，另一個是內(nèi)部的。改善外部環(huán)境在很大程度上取決于當(dāng)?shù)厝嗣裾畽C(jī)構(gòu)以及制定的相關(guān)政策的支持；改善內(nèi)部環(huán)境主要與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的完善程度有關(guān)。企業(yè)內(nèi)部制度的缺陷舉例如下：崗位分工、內(nèi)部分配和程序制度缺乏紀(jì)律性和問責(zé)制度，管理組織的創(chuàng)建缺乏科學(xué)合理的考量等等問題，這些問題或者缺陷極大地阻礙了行政管理效益的提高。目前，許多企業(yè)管理層制定的一些機(jī)制嚴(yán)重偏離了企業(yè)的實(shí)際情況，在具體工作過程中發(fā)生了很多矛盾難以調(diào)和。因此，完善行政管理體制對提高職工工作效率、工作態(tài)度，化解內(nèi)部矛盾，滿足企業(yè)職工對未來發(fā)展需求具有重要意義。

2.2 行政管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置冗雜、職能矛盾

有效地建立行政管理組織結(jié)構(gòu)是行政管理順利實(shí)施的前提和基礎(chǔ)。但是，許多企業(yè)內(nèi)部管理部門仍有許多管理機(jī)構(gòu)不適合目前的發(fā)展情況和企業(yè)的發(fā)展需求。特別是存在一些組織設(shè)置冗雜、行使職能重疊、造成管理不平衡，這些問題不單單是對員工造成工作效率的極大降低，也給管理人員造成困擾。這種情況降低了企業(yè)管理部門行使監(jiān)督管理、收集反饋信息的能力，增加了行政管理的復(fù)雜性，破壞了各部門之間的工作協(xié)調(diào)平衡。此外，由于創(chuàng)建了冗雜的行政部門，一些員工形成了一種做自己本職工作時不追求上進(jìn)的思想意識，這就導(dǎo)致許多部門獨(dú)立開展工作事項(xiàng)，行政管理難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、平衡發(fā)展。

2.3 行政管理人員綜合素質(zhì)有待提升

行政管理最終落到實(shí)處，需要管理人員各方面素質(zhì)進(jìn)一步的提升，這也是影響行政管理效率的主因之一。舉個現(xiàn)實(shí)的例子，如果管理人員對企業(yè)各個環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)不熟悉，這就會導(dǎo)致許多制定的制度嚴(yán)重偏離各個處室的實(shí)際需要，這使得各部門的員工難以按照規(guī)定操作，進(jìn)而引起不滿。在管理人員實(shí)施過程中，除了必須由行政部門解決的問題外，行政人員將面臨許多障礙。從心理角度上，行政管理人員與其他處室的員工發(fā)展成不友好關(guān)系，行政管理部門不會積極與其他部門溝通，這就導(dǎo)致溝通越少，問題就越不清楚的惡性循環(huán)。因此，制定的規(guī)章制度需要更加實(shí)用，更加貼合實(shí)際?？偟膩碚f，提高企業(yè)行政管理人員，尤其是基層管理人員的整體素質(zhì)和提高業(yè)務(wù)水平，可以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 提高企業(yè)行政管理效率的策略

3.1 尋找符合自身的管理模式

在開發(fā)多種企業(yè)管理系統(tǒng)時，首先要根據(jù)科學(xué)和實(shí)用性以及企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)，選擇有助于企業(yè)發(fā)展、符合企業(yè)自身的管理模式。如果行政管理人員不以企業(yè)本身實(shí)際情況為導(dǎo)向，不能滿足社會發(fā)展的需要和企業(yè)的需要，就很難協(xié)調(diào)各部門的工作，在后期的實(shí)施過程中舉步維艱。為了達(dá)到相關(guān)管理制度的合理性和可應(yīng)用性，管理部門必須不斷了解各部門在制度落實(shí)過程中的相關(guān)情況，了解各部門的工作進(jìn)度，并保持各處室之間工作協(xié)同關(guān)系。舉個例子，深入基層了解各部門的底層工作人員的工作進(jìn)度和績效，這樣做有助于在稍后階段評估員工表現(xiàn)和促進(jìn)員工的工作積極性。除此之外，行政管理人員要好好的利用自身手里的管理職能，在掌握工作人員的困難后，可以幫助他們制定各部門的發(fā)展規(guī)劃，協(xié)助各個處室間的溝通與協(xié)作。有效整合行政和管理職能，形成自身的管理特點(diǎn)，在企業(yè)內(nèi)部維持良好的行政管理形象。

3.2 形成發(fā)展性思維觀念

行政管理的效率是管理企業(yè)的一項(xiàng)根本任務(wù)，主要戰(zhàn)略層面應(yīng)該基于思維意識水平，使員工在工作過程中不斷更新發(fā)展性思維觀念，主要在以下層面進(jìn)行更新和發(fā)展：第一，要形成發(fā)展性思維觀念就需要在企業(yè)文化層面形成積極的目標(biāo)行動，使員工不斷改變思路，深刻認(rèn)識到一定量資金在不同時點(diǎn)上的價值量產(chǎn)差額對企業(yè)發(fā)展的積極意義。舉個例子，企業(yè)在每年固定時間開展基于企業(yè)文化的文化活動，例如戰(zhàn)略分析以提高管理效率問答，提交相關(guān)論文并評獎等等，以實(shí)現(xiàn)員工思維觀念的轉(zhuǎn)變；第二，員工形成發(fā)展性思維觀念就需要必須不斷與市場經(jīng)濟(jì)相結(jié)合，使員工能夠認(rèn)識到市場層面的情況，進(jìn)而改變工作思路、工作態(tài)度、提高工作效率，最大限度地投入到企業(yè)發(fā)展過程中。舉個例子，對于能源電力公司，可以不間斷舉辦相關(guān)專業(yè)知識、行業(yè)動態(tài)專題講座，讓員工了解同行業(yè)其他能源電力企業(yè)的發(fā)展情況，以及新能源發(fā)展對能源市場的影響，從而形成一個發(fā)展性思維觀念，并形成對危機(jī)的理解、認(rèn)知，這對提高行政效率至關(guān)重要。

3.3 科學(xué)合理提出決策

提高企業(yè)管理效率的重要策略是管理策略的持續(xù)，以及科學(xué)合理的制定策略。簡而言之，行政層面的決策必須科學(xué)合理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行制定，腳踏實(shí)地制定策略可以做到有效且高效的，同時不僅僅是提高員工工作效率，也有必要提高企業(yè)管理的效率。第一，為了達(dá)到?jīng)Q策科學(xué)化的目的，在領(lǐng)導(dǎo)層面，需要制定決策者不斷學(xué)習(xí)，避免經(jīng)常改變主張和辦法，一會兒一個樣；第二，運(yùn)用技術(shù)性強(qiáng)的管理策略，不斷吸取各方面專業(yè)人士的意見，避免非專業(yè)指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者的情況出現(xiàn)。舉個例子，在能源電力行業(yè)管理中，當(dāng)涉及到生產(chǎn)層面的管理問題時，相關(guān)行政管理人員應(yīng)該咨詢相關(guān)的研究機(jī)構(gòu)或者以專家審查會議的形式對問題開展討論，以使政策科學(xué)和健全。在行政管理具體實(shí)施過程中，科學(xué)的決策決定了實(shí)際工作的有效性，因此，為了提高行政管理的效率，有必要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展制定與企業(yè)發(fā)展相對應(yīng)的決策。由于行政層面的決策不適合企業(yè)的實(shí)際情況，實(shí)施過程中會出現(xiàn)各種障礙，嚴(yán)重制約了企業(yè)管理行為的進(jìn)行，更不要談效率的提高了?？梢钥闯觯茖W(xué)理性不斷更新行政管理決策非常重要。

3.4 建立健全行政管理制度

整理出來全套行政管理資料對于企業(yè)管理實(shí)施過程中非常重要，建立健全行政管理制度為管理者提供已經(jīng)實(shí)行過并證明很有效用的方法或制度，提高決策層面的管理意識。特別是，首先要加強(qiáng)對內(nèi)部牽制制度的重視。內(nèi)部牽制制度是指現(xiàn)代企業(yè)管理的內(nèi)部措施，旨在促進(jìn)各企業(yè)的互聯(lián)互通，有效地防止業(yè)務(wù)處理中的差錯和紕漏。舉個例子，一個企業(yè)里管理者不應(yīng)當(dāng)同時參與幾項(xiàng)工作安排，需要明確各個處室部門各自的分工機(jī)制，保證各方面管理的完整性和真實(shí)性，有效控制幾個部門之間的人員調(diào)配；其次，公司改進(jìn)了各種管理制度，重視監(jiān)督行政部門。引入內(nèi)部管理意味著行政管理和內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)相互分離，管理人員也獨(dú)立于管理部門，通過合理的分析可以更好地發(fā)展企業(yè)；最后，有必要建立適當(dāng)?shù)臋?quán)力機(jī)構(gòu)和簽名制度。每個管理決策必須基于標(biāo)準(zhǔn)化方法，每個決策的制定必須簽署相應(yīng)管理人員名字，并有行之可效的規(guī)則制定。行政人員只根據(jù)已經(jīng)商定的事項(xiàng)簽署文件，并拒絕未明確規(guī)定的事項(xiàng)，該管理規(guī)定有效地規(guī)避了行政部門的不按照規(guī)定操作的情況產(chǎn)生。

3.5 完善相應(yīng)的獎懲機(jī)制

行政管理與獎懲機(jī)制的有效配合是激發(fā)員工積極性的有效途徑之一。第一，薪酬的獎勵和懲罰機(jī)制可以與員工的工資收入相關(guān)聯(lián)。相應(yīng)的任務(wù)完成的很好可以獲得一定的獎金，這種激勵體制會使得員工工作很活躍，相反，如果任務(wù)未完成或未按照規(guī)定完成，可以扣除獎金和其他福利。有效地使用這種方法可以提高員工的工作效率，同時激發(fā)他們的主人翁感，讓他們更好地融入企業(yè)，更好地認(rèn)可企業(yè)文化；第二，物質(zhì)獎勵可以達(dá)到的效果，精神鼓勵同樣也可以起到效用。對于那些具有突出貢獻(xiàn)的個人，他們應(yīng)該得到合理的表彰和認(rèn)可，他們自身也會認(rèn)識到自己的價值，以便不斷發(fā)揮他們的潛力。完善相應(yīng)的獎懲機(jī)制，對提高員工積極性和提高工作效率具有重要影響。

3.6 運(yùn)用科學(xué)管理模式

傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式只關(guān)注命令的執(zhí)行，但忽略了先進(jìn)的管理對員工的激勵機(jī)制，這導(dǎo)致了實(shí)施過程中的困難逐步疊加。因此，企業(yè)可以根據(jù)自身的發(fā)展制定績效評估體系，從而打破傳統(tǒng)的管理體制，提高企業(yè)的核心競爭力。建立合理的績效考核機(jī)制，確保人才有一個公平的上升通道，提高員工的幸福感和積極性。管理范圍過寬或過窄都不利于行政職能的實(shí)施和管理，只有每個職位的員工明確了職責(zé)界限，并以分層分工的方式工作，管理才能真正落到實(shí)處。

4 結(jié)語

在市場競爭如此激烈的態(tài)勢下，行政管理效率的提高應(yīng)當(dāng)作為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵戰(zhàn)略之一，應(yīng)不斷提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。總體而言，現(xiàn)代企業(yè)提高行政管理效率對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，以實(shí)踐為基礎(chǔ)，積極進(jìn)行戰(zhàn)略分析，對企業(yè)的發(fā)展具有積極作用。

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