醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索

林少霞

摘 要：檔案收集管理一直以來都是我國各行各業(yè)最為重視的工作，致力于高效檔案收集管理，能夠巧妙的對一些信息進(jìn)行保存。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)風(fēng)生水起并受到了廣泛運(yùn)用。信息時(shí)代的到來也使得檔案收集管理的方式和手段都順應(yīng)潮流，發(fā)生著巨大的變化。那么針對醫(yī)院辦公室檔案管理工作，應(yīng)該如何去適應(yīng)時(shí)代對于檔案收集管理所提出的新要求，讓醫(yī)院儲存的檔案符合信息量大、共享性高且方便快捷的特點(diǎn)，本文立足于醫(yī)院辦公室檔案管理工作，淺談了怎樣對檔案收集管理工作進(jìn)行有效開展，這在一定程度上對于醫(yī)院本身的發(fā)展是意義非凡的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院，辦公室，檔案管理，優(yōu)化建設(shè)

所謂醫(yī)院辦公室檔案管理，主要是指對醫(yī)院文書、大量病例、科技信息以及人事信息等醫(yī)院在發(fā)展過程中的原始記錄進(jìn)行收集和管理。當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來引起了一場翻天覆地的變化，于檔案信息管理工作而言，其也在這次浪潮中抓住機(jī)遇不斷更新著工作的方式方法，逐漸從傳統(tǒng)的檔案信息收集管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息收集管理，這個(gè)全新的變革的過程，是時(shí)代進(jìn)步的一種表現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)檔案收集管理的智能化和科學(xué)化，是社會發(fā)展的新要求。所以醫(yī)院辦公室作為檔案管理的一個(gè)重要基地，應(yīng)該致力于檔案管理工作，通過完善制度、打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)以及利用現(xiàn)代科技來實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，從而達(dá)到檔案收集管理優(yōu)化建設(shè)的目的。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理目前現(xiàn)狀分析

目前，我國醫(yī)院辦公室檔案管理工作當(dāng)中依舊存在很多問題，其直接影響到醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)社會當(dāng)中發(fā)展的速度。部分醫(yī)院未能做到統(tǒng)籌管理檔案信息，建立專屬于醫(yī)院的綜合檔案管理室，常有一些病例或者文書流失，未及時(shí)歸檔。造成這些原因的關(guān)鍵在于檔案管理人員本身的素質(zhì)和技能不高，檔案管理實(shí)施中專業(yè)化水平降低，管理方式更是跟不上時(shí)代的腳步。一些相對重要的文書或者病例丟失，對于醫(yī)院工作的開展也會產(chǎn)生影響。

2 優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理制度

制度是規(guī)范行為的有效舉措，是提高效率的重要保障。在醫(yī)院辦公室檔案收集管理的工作中，一個(gè)良好的管理制度是提高工作質(zhì)量的必要前提，只有不斷改進(jìn)管理制度，才會適應(yīng)時(shí)代的要求，不至于因?yàn)橹贫嚷浜蠖斐蓯毫雍蠊?。這就需要領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，積極投身規(guī)章制度的建設(shè)，發(fā)揮好帶頭作用，合理分配工作任務(wù)。同時(shí)醫(yī)院管理人員也要響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的號召，提高自身管理意識，將制度落到實(shí)處，在進(jìn)行管理過程中有章可循，通過實(shí)踐來促進(jìn)檔案收集管理制度的順利開展。

具體可以分為四個(gè)步驟。首先要建立完備的醫(yī)院病例歸檔制度，使檔案的內(nèi)容能夠全面、準(zhǔn)確的反應(yīng)實(shí)際情況，然后根據(jù)不同的材料、時(shí)間來歸檔，既利于查閱又方便管理。其次則要構(gòu)建高效的保管機(jī)制，使檔案文件能夠在安全的保管環(huán)境中妥善儲存，通過這一必要手段實(shí)現(xiàn)檔案的完整性。另外醫(yī)院病例檔案保密制度也起著不可替代的作用，對檔案的保密工作可以根據(jù)文件重要性來確定安全等級，制定一套縝密的保護(hù)措施，從而避免檔案信息的泄露。最后要做的就是完善檔案借閱制度，嚴(yán)格把控借閱過程的手續(xù)，同時(shí)還要防止檔案文件被剽竊，通過實(shí)名登記等方法來確保檔案的安全性。

3 優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理團(tuán)隊(duì)

3.1 醫(yī)院辦公室檔案部門領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理意識

一個(gè)團(tuán)隊(duì)的核心在于領(lǐng)導(dǎo)者能力的強(qiáng)弱，要想實(shí)現(xiàn)檔案收集管理工作的有效提高，就必須重突出領(lǐng)導(dǎo)的重要地位，將其煽動力與影響力充分的發(fā)揮出來，在領(lǐng)導(dǎo)的帶動下提升整個(gè)工作隊(duì)伍的實(shí)力。這就需要領(lǐng)導(dǎo)者具有較高的思想意識與專業(yè)技能，對檔案文件的收集與管理能夠全面掌握，不僅要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識，還要擁有綜合發(fā)展的潛質(zhì)，做到文化素質(zhì)與政治修養(yǎng)共同進(jìn)步，打造一支優(yōu)良的工作團(tuán)隊(duì)，為醫(yī)院辦公室檔案收集管理工作提供實(shí)質(zhì)性保證。

3.2 采用競爭上崗方式進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案管理團(tuán)隊(duì)

醫(yī)院辦公室檔案收集管理工作必須具備一定能力，因此，在選拔工作人員時(shí)要采用競爭式上崗機(jī)制，通過互相比拼來激發(fā)員工的積極性。同時(shí)還要做到公開透明，對干部的選拔要公平公正，營造一個(gè)良好的競選氛圍，為人才的獲取打造有效平臺。這種方式不僅可以杜絕部門中的不良習(xí)性，使“走后門”等行為遭到嚴(yán)厲打擊，還能夠?yàn)橛兄局块_通公正的渠道，通過自身努力得到上崗機(jī)會。這樣在人才的篩選中就能做到從源頭上提升質(zhì)量，讓真正有能力的人參加工作，組建一支綜合素質(zhì)較高的團(tuán)隊(duì)，從而提升檔案收集管理的工作效率。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院辦公室團(tuán)隊(duì)檔案收集管理專業(yè)技能培訓(xùn)

影響醫(yī)院辦公室檔案收集管理工作效率高低的不僅是管理人員的思想意識，其自身的專業(yè)技能也有著不可替代的作用。而當(dāng)下大部分管理人員在這方面普遍存在問題，為了有效緩解這種現(xiàn)狀，就必須要做出改變。這就要加強(qiáng)對檔案收集管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，通過定期舉行技能大賽，讓管理人員積極參與其中，在專業(yè)人員的幫助下提升自己的專業(yè)能力。同時(shí)管理工作人員也要主動投身學(xué)習(xí)，通過觀看書籍與視頻來充實(shí)自我，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，切實(shí)提升自我的專業(yè)技術(shù)能力，為檔案收集管理提供技能支持。

3.4 巧借現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案收集管理

當(dāng)今是一個(gè)科技化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，計(jì)算機(jī)等高科技信息產(chǎn)品不斷更新，為社會的發(fā)展做出了卓越貢獻(xiàn)，因此也被引用到各個(gè)行業(yè)，醫(yī)院的檔案收集管理也不例外。所以對于管理人員，不斷學(xué)習(xí)新的知識是提升自我的有效途徑，要熟練掌握計(jì)算機(jī)的使用，對計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識了解透徹，這才能合理使用現(xiàn)代信息技術(shù)，將計(jì)算機(jī)與檔案收集管理融合貫通。這樣不僅可以節(jié)約管理工作人員的時(shí)間，提高工作效率，更能促進(jìn)檔案收集管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。

4 運(yùn)用現(xiàn)代化元素進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案收集管理

4.1 將數(shù)字化元素引渡到檔案收集管理當(dāng)中

在這個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的社會，檔案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒體化與信息化成為了主要特征，這也大大促進(jìn)了檔案收集管理的高效發(fā)展。在對醫(yī)院病例或者文書檔案進(jìn)行儲存時(shí)，一改之前的保存模式，利用計(jì)算機(jī)將檔案信息上傳，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，從而對檔案文件做到集中分配。而用戶也可以通過上網(wǎng)隨了解檔案信息的現(xiàn)狀，在需要的時(shí)候能夠以最快速、最便捷的方式來進(jìn)行查詢，既滿足了用戶需求也提升了檔案收集管理工作的質(zhì)量。

4.2 開展網(wǎng)絡(luò)化檔案收集管理服務(wù)

醫(yī)院檔案收集管理是一種記錄形式，它具有一定的歷史性意義。傳統(tǒng)的記錄方式以書寫為主，紙張作為重要載體則必不可少?？墒请S著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得到了顯著提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸成為了時(shí)代的主導(dǎo)，為了順應(yīng)潮流，檔案收集管理方式不得不發(fā)生著變革，那就是利用網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)高效管理。這樣首先可以保證檔案文件不易丟失，而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，可以實(shí)現(xiàn)交流互通的目標(biāo)，與社會的腳步保持一致，促進(jìn)檔案收集管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

5 結(jié)束語

通過以上文章可知，醫(yī)院辦公司檔案收集管理工作中面臨的問題還有許多，這嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院在社會當(dāng)中的發(fā)展。只有要積極探索道路，尋找正確的解決方案，不斷優(yōu)化建設(shè)檔案管理工作，通過完善收集管理制度，提高管理人員的專業(yè)技能，在科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上優(yōu)化管理模式，才能夠在最終實(shí)現(xiàn)檔案收集管理工作有一個(gè)跨越式的發(fā)展。

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