大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作分析

褚麗娜

摘 要：我國正處于經(jīng)濟和科技迅猛發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展讓大數(shù)據(jù)越來越被大家所重視，在這樣的背景下，事業(yè)單位就要順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對本單位進行管理。就事業(yè)單位管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)常要用到大數(shù)據(jù)技術(shù)的一個部分。研究當(dāng)前的事業(yè)單位對于檔案管理方面的工作，有利于分析和總結(jié)優(yōu)秀的經(jīng)驗，促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。本文將對當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境中的事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)計算；事業(yè)單位；檔案管理

信息化時代的到來讓大數(shù)據(jù)得到了越來越多的關(guān)注，新形勢下事業(yè)單位進行檔案管理工作時運用大數(shù)據(jù)，可以提升檔案工作的效率，促進檔案管理的信息化發(fā)展。目前大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用十分有限，為了更好地推進相關(guān)工作，必須對當(dāng)前的檔案管理工作進行分析，了解大數(shù)據(jù)對于檔案管理的重要意義，并對檔案信息管理大數(shù)據(jù)化可能出現(xiàn)的問題提出相關(guān)解決方案。

1 大數(shù)據(jù)分析

大數(shù)據(jù)的特點主要有以下幾種：首先，大數(shù)據(jù)的容量大，它的數(shù)據(jù)種類多，存儲量大[1]；其次，它獲取的數(shù)據(jù)多樣，這同時體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的格式和表現(xiàn)的形式等方面，數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式不止一種，包括文字表現(xiàn)形式，圖片表現(xiàn)形式、語音視頻表現(xiàn)形式等；還有，大數(shù)據(jù)具有獲取速度快的特點，一方面信息化爆炸，數(shù)據(jù)產(chǎn)生得十分迅速，另一方面利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理起海量的信息也十分迅速；以及，大數(shù)據(jù)還具有真實性，對海量的信息進行科學(xué)的處理，計算得出的信息質(zhì)量是十分高的[2]。

大數(shù)據(jù)涉及到多個領(lǐng)域的知識，主要有計算機知識、信息科學(xué)知識、統(tǒng)計學(xué)知識等。大數(shù)據(jù)最大的意義不是它所收集的信息有多廣泛，數(shù)量有多巨額，而是通過相關(guān)的專業(yè)性技術(shù)對這些信息進行分析后，提取出的信息能起到巨大的作用。隨著信息化時代的到來，大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的作用越來越大。社交軟件可以通過海量的大數(shù)據(jù)分析，推送有針對性的對應(yīng)每個人需求或興趣的信息。合理利用大數(shù)據(jù)，能夠通過信息的整合，以相對較低的成本，創(chuàng)造出巨大的價值。

2 大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位檔案管理的作用

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位在進行檔案管理工作時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，也就顯得越來越重要，合理利用大數(shù)據(jù)，就會使事業(yè)單位檔案管理工作進行的更加快速、更加便捷、更加高效。

大數(shù)據(jù)有利于促進事業(yè)單位的檔案管理信息化，它能夠?qū)⑽淖中畔?、圖像信息、聲音信息、動畫信息等多種信息的表現(xiàn)方式結(jié)合一起，優(yōu)化了管理檔案的方法，使檔案信息具有完整性、一體性與系統(tǒng)性，極大地豐富了檔案的信息管理模式[3]。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，促進事業(yè)單位工作的科技化現(xiàn)代化。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的問題

1）檔案管理人員素質(zhì)不高。大數(shù)據(jù)涉及的相關(guān)知識具有多樣性和專業(yè)性，當(dāng)前，我國大部分事業(yè)單位中負責(zé)檔案管理的員工，并沒有進行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致實際管理時工作無法順利進行。甚至有的員工人品低下，不能遵守檔案管理保密性的原則，輕易地將事業(yè)單位的檔案信息透露出去，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來嚴重破壞。

2）檔案管理設(shè)備相對落后。運用大數(shù)據(jù)進行檔案的管理工作，就要處理海量的信息，當(dāng)前許多事業(yè)單位仍舊在使用接近淘汰或已經(jīng)應(yīng)該淘汰的機器，這是不能滿足大數(shù)據(jù)的運行處理需求的。檔案的管理設(shè)備必須能夠滿足檔案信息存儲量大、數(shù)據(jù)處理穩(wěn)定、運行速度快、安全性強等特點[4]。

3）檔案管理體系不完善。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理體系尚不完善，這表現(xiàn)在檔案管理工作沒有具體的操作規(guī)劃，檔案管理的責(zé)任分配不明確，檔案管理出現(xiàn)問題時難以追責(zé)等。比如事業(yè)單位的人員流動性大，由于檔案管理體系的不完善，員工的流動就給檔案信息的錄入和管理帶來了一系列麻煩，比如檔案信息的收集不及時，人員職位的調(diào)整導(dǎo)致信息遺漏或是重復(fù)等；另一方面負責(zé)管理檔案的人員若發(fā)生職務(wù)變動，容易出現(xiàn)交接問題，影響工作的效率，嚴重的可能會導(dǎo)致檔案的確實，影響事業(yè)單位的信息安全[5]。

4）檔案信息資源開發(fā)不合理。就我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來說，大部分事業(yè)單位在進行檔案管理時，并沒有合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這就造成了檔案信息處理時的不合理，進而會導(dǎo)致信息的整合度差、檔案管理信息不完整等問題。事業(yè)單位的檔案管理無法形成完整的可操作的系統(tǒng)，就無法進行進一步的信息分析工作，進而就會影響事業(yè)單位的管理和開發(fā)進度，無法發(fā)揮檔案大數(shù)據(jù)的價值。

5）檔案信息管理安全性較差。當(dāng)前，大多數(shù)事業(yè)單位并未制定良好的管制措施，對檔案人員的工作進行管理，這就導(dǎo)致相關(guān)人員缺乏安全意識，造成信息的外流。檔案信息是私密性較高的信息，檔案信息如果流出到外界，不但會侵犯到個人的隱私，致使騷擾詐騙等事件的發(fā)生，嚴重的甚至?xí){到公民的人身安全和財產(chǎn)安全，甚至可能造成國家機密的外泄。

4 推進大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位檔案管理的措施

1）引進先進的信息化設(shè)備。事業(yè)單位要想進行高質(zhì)量的大數(shù)據(jù)運算，提高檔案信息管理的水平，就必須淘汰掉已經(jīng)落后的、已經(jīng)不適用當(dāng)前檔案管理的設(shè)備。必須提高對檔案管理設(shè)備的投入，積極引進先進的設(shè)備，為加強檔案管理提供硬件上的支持。在選擇時，要注意設(shè)備的安全性能和隱私保護性能，選擇高質(zhì)量的設(shè)備，以滿足檔案信息大數(shù)據(jù)處理的要求。

2）建立完善的管理體制。合理的管理體制有利于大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位的檔案管理。建立完善的管理體制，包括員工工作行為規(guī)范、員工工作交接制度、員工獎懲制度、檔案管理制度等等。同時還要建立完善的權(quán)責(zé)制度，將工作的責(zé)任細分到個人，方便發(fā)現(xiàn)問題時對員工進行追責(zé)，提高事業(yè)單位檔案信息管理的安全性和規(guī)范性。

3）改善事業(yè)單位的管理方法。就目前來看，大部分事業(yè)單位在進行管理時，仍然固執(zhí)地以落后的管理理念進行管理工作。為了順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，事業(yè)單位必須從理念入手，根本上改變管理方式，才能使管理煥發(fā)新的生機與活力，加快檔案管理信息化的工作進程，使單位在新時期獲得新的發(fā)展。

4）提高相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及到許多學(xué)科知識，并且在進行信息處理時要進行專業(yè)的技術(shù)性的操作，這需要有專業(yè)的人才來參與管理工作，避免操作失誤，進而有效減少或避免造成事業(yè)單位的損失。因此，要招攬相關(guān)學(xué)科的專業(yè)化人才，或者對原有員工進行專業(yè)化的培訓(xùn)，提高工作人員的技術(shù)能力，提升其專業(yè)素養(yǎng)，從而使事業(yè)單位的檔案信息得到快速高效的處理。

另一方面，必須加強相關(guān)檔案管理人員的安全意識和保密意識，提高工作人員的嚴謹性。提升安全意識，有利于防止事業(yè)單位的信息外流，保障事業(yè)單位檔案信息的安全性，從根源上避免因員工安全意識差造成的安全隱患；提高嚴謹意識，有利于員工對檔案信息進行管理操作時，減少操作失誤，保證信息的準確性。

5 結(jié)語

事業(yè)單位為順應(yīng)時代發(fā)展需要，必須提高檔案管理的效率，大數(shù)據(jù)技術(shù)是時代的產(chǎn)物，在檔案管理工作時合理科學(xué)的對大數(shù)據(jù)進行使用，是事業(yè)單位順應(yīng)時代背景，加強現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的重要選擇。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于促進事業(yè)單位檔案管理工作的提高，有利于促進事業(yè)單位信息化的建設(shè)，有利于事業(yè)單位檔案管理工作的效率提升。

參考文獻

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