事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析

王丹丹

摘 要：事業(yè)單位檔案管理過程中必須要做到規(guī)范化、科學化，事業(yè)單位必須要從自身實際情況出發(fā)，強化檔案管理力度，確保檔案管理工作實效，這是事業(yè)單位檔案管理工作者的重要任務(wù)。本文以事業(yè)單位檔案管理為內(nèi)容，對其管理規(guī)范化、科學化進行具體分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理工作是單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，管理者必須要明確檔案管理重要性，落實每一步管理工作的責任，出現(xiàn)問題立即可以找到源頭，從根本上確保事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量，進而為國家各項事業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有力支持。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位實際情況與責任義務(wù)，對檔案管理規(guī)范化管理內(nèi)容進行具體分析：

1.1 檔案收集階段

檔案收集作為整個檔案管理的開始，因此其在整個檔案管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用，檔案搜集是否全面、是否真實，會直接影響接下來各環(huán)節(jié)的工作情況。在進行檔案資料搜集的時候，要確保檔案搜集數(shù)量充足與內(nèi)容真實，另外還要保障檔案整理、檔案編目、檔案鑒定等不出現(xiàn)差錯，如此才能夠真正確保檔案搜集工作實效與質(zhì)量。基于此，強化各部門以及工作人員之間的交流溝通是非常必要的，檔案收集工作必須要嚴格按照工作流程進行，從而完成收集，完成收集之后專門工作人員要整理入卷，并進行檔案保存和移交。

1.2 檔案整理階段

在檔案收集結(jié)束之后，下一個環(huán)節(jié)就是對檔案的歸類整理，它的整理主要通過分類、組合以及編制等操作使檔案內(nèi)容更為條理化和清晰化，這一階段的工作開展是否達標直接影響著后續(xù)的查閱，一旦沒有對檔案進行合理的組合整理，檔案就會變得混亂無序，難以清晰地展示出檔案的內(nèi)容，也就使其利用率下降，事業(yè)單位在對檔案進行整理時，要先對上一階段也就是收集的工作質(zhì)量進行檢驗和確認，確保合格后方可進行系統(tǒng)地整理和編目。

1.3 檔案鑒定階段

對于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價值出發(fā)，按照檔案的價值大小來確定檔案的最佳保管期限，對于保存價值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時進行銷毀，這與事業(yè)單位的檔案眾多有關(guān)。檔案自身所具有的保存價值是由檔案對事業(yè)單位是否具有積極作用而決定的，也包括是否具有足夠的利用價值。

1.4 檔案保管階段

檔案的規(guī)范管理與其保管質(zhì)量有密切關(guān)系，一旦在保管措施上出現(xiàn)失誤就會導(dǎo)致檔案的利用率下降。保管人員對檔案的高效化保管，可以使檔案的價值延長，利用率提高，反之，一旦保管措施不當就會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄露、丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來一系列影響。此外，檔案的保管和管理的各個環(huán)節(jié)之間的緊密相連的關(guān)系，在進行檔案保管時，需要保管人員和管理人員做好交流配合工作，確保保管工作的有序化開展。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化策略研究

相關(guān)人員要對事業(yè)單位檔案管理加強重視，對事業(yè)單位檔案管理中所存在的問題進行深入的研究，并采取適當?shù)拇胧┻M行解決，進而有效的提高檔案的利用率。

2.1 強調(diào)責任

檔案管理工作對于工作效率十分看重。檔案管理規(guī)范化指的是在明確的管理流程和管理標準的基礎(chǔ)之上，開展相關(guān)的檔案資料管理工作。因此，想要有效的提升檔案管理工作的效率，首先需要明確工作的責任主體，相關(guān)的管理人員要具有全心投入工作的自覺性。事業(yè)單位其他部門和檔案管理部門工作性質(zhì)具有一定的差異，檔案管理所體現(xiàn)的作用不在表面，并且不是短時間就能夠看到的，因此，這項工作沒有實現(xiàn)良好的開展就是由于單位領(lǐng)導(dǎo)沒有真正意識到這個情況。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作都缺乏全面的認識，認為該工作開展良好與否與單位的發(fā)展沒有太大的關(guān)系，導(dǎo)致其沒有很好的發(fā)揮自己的積極作用。因此，想要有效提升檔案管理工作的效率，首先要做的就是端正思想，將檔案管理納入事業(yè)單位重要工作之一，并健全相應(yīng)的制度規(guī)范，促使其責任落實的有效。在進行檔案管理日常工作的過程中，通過不定期的檢查和日常監(jiān)督等方式明確開展的情況。除此之外，對于其在空間上的權(quán)利也要保障，不要和其他工作部門公用一個空間，會造成工作混亂，不利于檔案工作的良好開展。

2.2 健全管理體系

檔案管理究其本質(zhì)還是管理方面的，就我國當前開展的情況，還需要更加努力。我國推出的檔案管理條例對于其明確了基本的要求，但是還需要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況進行相應(yīng)的調(diào)整。在基本的制度規(guī)范前，還是要根據(jù)根本的規(guī)章制度行事。針對檔案資料的管理，建立健全保管制度，對其收檔，查閱等流程在制度上明確，從而促使部門實現(xiàn)高效的檔案管理工作。檔案資料在移交時，相關(guān)負責人要在確保移交資料的真實性和完整性之后，在清單上簽字。

2.3 推進各項建設(shè)

管理人員在作為檔案管理工作的主要參與人，想要提升檔案工作的開展效率，必須要有針對性的增強自身的專業(yè)素養(yǎng)，于此同時，單位也要加大相關(guān)設(shè)備資源的投入。具體主要從以下方面展開：首先，事業(yè)單位要給予檔案管理足夠的工作空間，以及完善的基礎(chǔ)設(shè)施，促使檔案管理工作實現(xiàn)有效的進行。避免一些外在情況對于檔案資料的損壞，例如潮濕，走水等，消火栓等設(shè)備也要配備齊全。其次，人才資源是保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升的根本原因之一，因此，單位應(yīng)該注重人才的培養(yǎng)和錄入。在人才招聘時，應(yīng)該著重選擇一些對檔案管理工作有信心或者有經(jīng)驗的人才，同時對于工作人員的素質(zhì)也要進行相應(yīng)的考核。針對在職的管理人員，應(yīng)該通過經(jīng)常性的培訓方式促使其專業(yè)能力和自身素質(zhì)得到一定的提升，從而保證檔案管理的工作人員能夠具有充足的能力面對社會的發(fā)展。最后，基礎(chǔ)設(shè)施是促使檔案管理工作良好開展的基礎(chǔ)條件，因此，單位要不吝嗇于在這方面的投入，從而使得繁瑣的工作具有強大的資源作為支撐，與此同時，信息化技術(shù)能夠很大程度上提升檔案管理工作效率，單位就可以有針對性的加強檔案管理的信息化建設(shè)。

2.4 數(shù)據(jù)記錄標準化

目前事業(yè)單位生產(chǎn)管理信息記錄由于沒有規(guī)范化的管理，造成了相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)雜亂無章的現(xiàn)象相對嚴重，極大限制了各項工作的記性，為了形成標準化體系生產(chǎn)管理，就必須使單位各個組織結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)記錄格式實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化，從而降低各項數(shù)據(jù)的錯誤率和歧義，建立統(tǒng)一的記錄形式，對于產(chǎn)品制造、工作監(jiān)控、質(zhì)量檢驗等一系列工作嚴格貫徹和落實嚴格統(tǒng)一的管理標準，提高了各項工作的工作效率和質(zhì)量，從而形成標準化體系的生產(chǎn)管理。

3 結(jié)束語

在明確了事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，強化事業(yè)單位檔案管理力度，促進其工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，這是當代事業(yè)單位檔案管理工作者必須要明確的職責。做好檔案管理工作，確保每個檔案管理環(huán)節(jié)真實性，這是明確檔案管理作用和價值的關(guān)鍵。相關(guān)工作者必須要做好檔案管理工作，從而為國家各項事業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有效支持。

參考文獻

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