關(guān)于提升事業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考

張育文

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展迅速，檔案是事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)工作的信息匯總，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作實(shí)質(zhì)就是對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程的信息進(jìn)行管理。當(dāng)今的時(shí)代是信息大爆炸時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作相比其他時(shí)期來(lái)說(shuō)，在當(dāng)下更為重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)檔案管理；工作質(zhì)量

我國(guó)經(jīng)濟(jì)自改革開(kāi)放發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯(cuò)的成就，當(dāng)今是信息化的時(shí)代，現(xiàn)代檔案管理最大的特點(diǎn)就是信息的瞬息萬(wàn)變。檔案信息數(shù)字化已成為必然發(fā)展趨勢(shì)，在此種情況下，人們的檔案信息的安全越發(fā)關(guān)注。

1 提升事業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的重要性

1）從事業(yè)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)出發(fā)，為其發(fā)展保留依據(jù)，事業(yè)檔案管理工作其實(shí)就是對(duì)檔案上的信息進(jìn)行管理，而檔案中包括了許多信息，這些信息有不同的載體，如文字材料、圖片材料、語(yǔ)音信息視頻材料等等，這些材料是事業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理工作開(kāi)展所存在的依據(jù)，是可以追溯的信息數(shù)據(jù)，同樣也是事業(yè)單位發(fā)展至今的依據(jù)。從事業(yè)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)出發(fā)，開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作則就是為企業(yè)保留這些依據(jù)，以支撐當(dāng)前的工作形態(tài)，回顧事業(yè)單位的發(fā)展歷程。

2）從事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容出發(fā)，為事業(yè)單位信息收集提供基礎(chǔ)，檔案從另外一個(gè)角度來(lái)看就是事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)的匯聚地，開(kāi)展檔案管理其實(shí)就是對(duì)信息進(jìn)行管理。那么，如果從事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容出發(fā)，開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理就能為企業(yè)信息收集提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位能從檔案中獲取各種內(nèi)容的信息，無(wú)論是生產(chǎn)方面還是管理方面的，而這些信息不僅能支撐事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)決策，同時(shí)能在分析信息的基礎(chǔ)之上調(diào)整事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略以及歸納行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，最終服務(wù)于事業(yè)單位自身的發(fā)展。

2 提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的思考

2.1 積極引進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理理念，完善相應(yīng)的制度基礎(chǔ)

擺脫計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，而匆忙進(jìn)入資本主義經(jīng)濟(jì)時(shí)期的我國(guó)事業(yè)單位存在著大量老舊的管理理念，而這些管理理念已不適用于當(dāng)今事業(yè)單位發(fā)展形勢(shì)，對(duì)于事業(yè)單位的整體發(fā)展來(lái)說(shuō)具有大量的不利影響。而從檔案管理方面來(lái)看，事業(yè)單位要設(shè)法擺脫傳統(tǒng)的老舊的檔案管理理念的影響，并積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念。一方面可以從同行業(yè)或者不同行業(yè)的公司管理中進(jìn)行學(xué)習(xí)，經(jīng)常參加相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)，進(jìn)一步明確檔案管理的重要性和深刻意義；另一方面事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)走出去，借鑒西方先進(jìn)國(guó)家的檔案管理理念，去粗取精，去偽存真，在實(shí)踐和嘗試的基礎(chǔ)上不斷完善，在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上不斷完善企業(yè)的檔案管理工作。同時(shí)應(yīng)該提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視度，了解事業(yè)單位文化和檔案管理工作的緊密聯(lián)系，提高對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理對(duì)內(nèi)部管理的重要性。此外事業(yè)單位想要提升檔案管理工作的質(zhì)量必須要完善的制度基礎(chǔ)，事業(yè)單位需要建立并完善檔案管理制度，在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上，定期升版事業(yè)單位檔案管理制度，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，為事業(yè)單位管理提供堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員能力的培養(yǎng)和提高

檔案資源信息化工作的實(shí)現(xiàn)，有賴(lài)于檔案管理部門(mén)擁有一批具備相關(guān)信息化技術(shù)應(yīng)用能力的人力資源隊(duì)伍。具體而言，檔案管理人員在具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)之上，還必須擁有足夠的信息化技術(shù)操作能力?；诒苊鈾n案管理人員利用職務(wù)之便濫用檔案資源的問(wèn)題出現(xiàn)，檔案管理部門(mén)必須面向廣大從業(yè)人員開(kāi)展職業(yè)倫理教育，以便使其檔案管理人員能夠強(qiáng)化職業(yè)倫理意識(shí)，自覺(jué)做到勤勉敬業(yè)。

2.3 建立高效、完善的檔案管理制度

只有不斷地加以完善管理制度，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理科學(xué)化的規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理整體的工作效率，這對(duì)實(shí)現(xiàn)整體社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供了保障性。除此之外還應(yīng)該積極開(kāi)展檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，以此來(lái)提高檔案管理工作中的工作質(zhì)量，能讓工作效率發(fā)揮最大化的效用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的全面推進(jìn)，為檔案的科學(xué)管理提供有利的技術(shù)支持。

2.4 加快檔案管理信息化建設(shè)

要想加快檔案管理的信息化建設(shè)，相關(guān)部門(mén)的硬件設(shè)施也急需完善，用新的管理設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式的管理方式，可以有效提高管理效率。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的優(yōu)化更新，一方面可以對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行整合處理利用，加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的配備，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案儲(chǔ)存模式，另一方面，可以對(duì)相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行研發(fā)，綜合考慮客戶(hù)以及管理人員的多方要求，淘汰過(guò)時(shí)的管理模式，將具有現(xiàn)代化氣息的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。

2.5 深入挖掘事業(yè)單位檔案潛力，做好檔案資源的二次開(kāi)發(fā)工作

事業(yè)單位的檔案中有著大量的企業(yè)信息，這些信息包含著事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和日常管理的各個(gè)方面，是事業(yè)單位生存和發(fā)展詳盡的數(shù)據(jù)材料。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案是需要保密的，而保密則是建立在事業(yè)單位檔案具有龐大的影響事業(yè)單位各個(gè)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)之上。因此企業(yè)需要做的就是深入挖掘這檔案中的發(fā)展?jié)摿ΓM(jìn)一步做好檔案資源的二次開(kāi)發(fā)工作。事業(yè)單位要明確檔案管理的服務(wù)方向，檔案管理主要是服務(wù)于事業(yè)單位的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，所以，在開(kāi)展檔案工作時(shí)務(wù)必要切實(shí)圍繞事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，與事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)相結(jié)合，將服務(wù)重點(diǎn)凸顯出來(lái)，以有效提升服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，應(yīng)當(dāng)大力應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)立事業(yè)單位電子檔案室，構(gòu)建起企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，且進(jìn)行及時(shí)更新，不僅如此，還應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的檔案資料檢索工具，給用戶(hù)對(duì)信息查閱與檢索提供便利。

2.6 完善檔案管理機(jī)制，落實(shí)好監(jiān)督工作

檔案管理部門(mén)必須完善檔案管理機(jī)制，以便做到制度化管理。具體而言，各級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循《檔案法》以及《保密法》的內(nèi)容，并依照自身實(shí)際情況，出臺(tái)實(shí)施細(xì)則，這樣將確保責(zé)任落實(shí)到位，并減少日常管理中的紕漏。

3 結(jié)語(yǔ)

新常態(tài)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)之下，事業(yè)單位在滿(mǎn)足了日常管理需要之后，開(kāi)始探索深層次的管理模式。從事業(yè)單位的檔案管理工作出發(fā)，提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量成為了越來(lái)越多事業(yè)單位的關(guān)注主題。事業(yè)單位在迎來(lái)更多機(jī)遇的同時(shí)，也需要從管理理念、制度、信息化、管理辦法、檔案資源開(kāi)發(fā)、管理目標(biāo)、評(píng)價(jià)機(jī)制等方面，提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

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