城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展芻議

杜曉璇

摘 要：伴隨著我們國(guó)家科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，在城管單位檔案管理工作中滲透進(jìn)入電子化已經(jīng)成為了一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理模式具有諸多的弊端，比如，不能將各種檔案進(jìn)行有針對(duì)性的整合，形成一套完整的體系。城管單位檔案現(xiàn)代化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的革新和改進(jìn)，能夠顯著的提升檔案管理的有效率和有效性，對(duì)提升檔案管理工作的效率具有十分積極的意義。并且還能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享，面對(duì)以上的闡述結(jié)合多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就上述問(wèn)題進(jìn)行了分析和思考，并提出了自己的看法和觀點(diǎn)，希望能夠給大家?guī)?lái)一些指導(dǎo)和幫助，進(jìn)而有效的提升我們國(guó)家的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：城管單位；管理現(xiàn)代化；電子化發(fā)展

先進(jìn)的檔案管理模式是推動(dòng)管理現(xiàn)代化不可或缺的方式，在目前的情況下，在對(duì)城管單位的檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候，通過(guò)滲透進(jìn)入現(xiàn)代化和數(shù)字化的理念，在一定程度上與時(shí)代的發(fā)展要求不謀而合，能夠使檔案的管理更具科學(xué)性。

1 城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的概述

所謂城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化，顧名思義就是在城管單位檔案管理的過(guò)程之中滲透進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，來(lái)創(chuàng)新檔案的管理模式，提升檔案管理的效率，使城管單位檔案管理更加符合人們的要求和期待。運(yùn)用現(xiàn)代化和電子化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案和材料的實(shí)時(shí)收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)等，并且還能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各種城管單位檔案進(jìn)行共享，有效的減少了相關(guān)工作人員的工作量，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一次系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。

2 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性

2.1 科學(xué)規(guī)范城管單位檔案管理制度建設(shè)

通過(guò)在城管單位檔案管理過(guò)程中滲透進(jìn)入現(xiàn)代化和電子化，在一定程度上為城管單位檔案管理增添了諸多的方便條件，能夠有效的做到檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度、多點(diǎn)利用、一點(diǎn)查詢(xún)、多維印證，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)作用。從根本上提升了對(duì)檔案信息查閱的速度和效率，對(duì)資源配置工作起到了至關(guān)重要的積極作用。

2.2 優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障

在現(xiàn)如今的階段，通過(guò)在城管單位檔案的管理過(guò)程之中滲透進(jìn)入數(shù)字化的模式，還能夠在某種程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)城管單位檔案全方位的管理和控制，比如，來(lái)將不同層次的城管單位檔案進(jìn)行合理的分級(jí)，并對(duì)其職能進(jìn)行清晰的明確。與此同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用該種手段，也可以使檔案有效管理，讓相關(guān)檔案管理工作更加具備針對(duì)性和層次感，統(tǒng)一管理，使城管單位檔案管理機(jī)制得到根本性和徹底的優(yōu)化。

通過(guò)運(yùn)用各種有效的措施，來(lái)讓檔案管理自動(dòng)化成為現(xiàn)實(shí)，在一定程度上可以對(duì)檔案信息的管控機(jī)制進(jìn)行不斷的完善，以此來(lái)滿(mǎn)足大家工作的要求。并且運(yùn)用現(xiàn)代化和電子化的方式對(duì)各種檔案進(jìn)行處理，還能夠減少某些不必要的步驟和條件，實(shí)現(xiàn)上級(jí)對(duì)下級(jí)資料的即時(shí)查閱，避免了傳統(tǒng)城管單位檔案管理過(guò)程之中各種復(fù)雜的步驟和過(guò)程，大大的提升了檔案查閱的效率。并且對(duì)于城管單位檔案的管理水平也起到了很好的推動(dòng)和保障作用。

3 我國(guó)單位檔案管理中的弊端

雖然我們國(guó)家的城管單位檔案管理的水平同以往相比較，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了顯而易見(jiàn)的進(jìn)步，但是這并不是說(shuō)其發(fā)展已經(jīng)十分完美，不存在任何的缺陷和不足。相反，其發(fā)展依舊存在著一些進(jìn)步的空間，需要相關(guān)的人員盡可能的在工作過(guò)程之中彌補(bǔ)缺陷。比如，在當(dāng)前的檔案管理模式之中，檔案形式的規(guī)范程度依然存在著很大的問(wèn)題，許多城管單位檔案的管理人員在日常的工作過(guò)程之中，對(duì)這種全新的管理模式還不是十分的熟悉和了解，導(dǎo)致他們對(duì)工作的適應(yīng)性存在諸多問(wèn)題。正是因?yàn)樗麄兯媾R的上述困難，導(dǎo)致他們的日常的工作環(huán)節(jié)，對(duì)電子檔案的投入和觀察力度明顯不足。另外，由于一些檔案管理人員在平時(shí)進(jìn)行操作而對(duì)時(shí)候，由于存在著技術(shù)操作水平的不規(guī)范，在這樣的情況下，一些檔案在管理的過(guò)程之中產(chǎn)生和出現(xiàn)了一定的誤差，對(duì)城管單位檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性造成了嚴(yán)重的打擊。除此之外，檔案管理不規(guī)范的情況也給相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行入侵提供了可乘之機(jī)，這樣的情況會(huì)給政府機(jī)構(gòu)的自身安全帶來(lái)十分嚴(yán)重的損害。綜上所述，城管單位檔案管理工作的時(shí)效性，同檔案管理人員自身的素養(yǎng)保持著十分密切的關(guān)聯(lián)，面對(duì)這樣的情況，政府機(jī)構(gòu)在日常的工作過(guò)程之中，應(yīng)當(dāng)提高對(duì)于管理人員能力的培養(yǎng)力度，通過(guò)這樣的方式，讓他們的專(zhuān)業(yè)工作能力實(shí)現(xiàn)一個(gè)明顯的提升。電子檔案管理工作的另一個(gè)弊端就是系統(tǒng)存在著落后的情況，在某種程度上同時(shí)代的發(fā)展出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)情況，這些問(wèn)題也導(dǎo)致信息搜集存在著片面的情況，對(duì)電子檔案信息化和時(shí)代化的發(fā)展產(chǎn)生了十分惡劣的影響。

4 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略

4.1 健全檔案管理制度，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員之間的工作能力和自身的業(yè)務(wù)水平存在著千差萬(wàn)別的不同，面對(duì)這樣的情況，政府的相關(guān)機(jī)構(gòu)在對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，要牢牢的把握因材施教的原則，只有這樣，才能夠讓所有工作人員都學(xué)有所獲，提高自身的業(yè)務(wù)能力。政府機(jī)構(gòu)在開(kāi)展培養(yǎng)工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)對(duì)每名員工的具體情況做到足夠的了解，在培養(yǎng)他們能力的時(shí)候滲透進(jìn)入學(xué)以致用的觀點(diǎn)。對(duì)于城管單位來(lái)說(shuō)，要通過(guò)采取各種有針對(duì)性的手段，最大限度的提升他們的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)技能，進(jìn)而讓他們的傳統(tǒng)觀點(diǎn)能夠從根本上實(shí)現(xiàn)扭轉(zhuǎn)。除了要強(qiáng)化對(duì)他們的能力訓(xùn)練之外，政府部門(mén)還應(yīng)當(dāng)投入一定的時(shí)間去對(duì)他們的能力進(jìn)行考察，形成優(yōu)勝劣汰的工作機(jī)制，提高他們工作的動(dòng)力。另外，政府還應(yīng)將檔案管理工作的重要意義向他們講述清楚，通過(guò)這樣的方式，來(lái)提高他們工作的責(zé)任心。在目前的情況下，電子技術(shù)已經(jīng)在檔案管理這個(gè)領(lǐng)域有了極為廣泛的使用，這就在一定程度上對(duì)他們的信息技術(shù)運(yùn)用能力提出了一定的要求和挑戰(zhàn)，基于以上的原因，政府要有針對(duì)性的提高他們對(duì)計(jì)算機(jī)的使用頻率，讓他們能夠在工作環(huán)節(jié)靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)，為城管單位檔案管理全過(guò)程降低不必要的阻礙。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢(xún)的電子化和現(xiàn)代化

在信息化的時(shí)代，雖然檔案管理工作存在著某些問(wèn)題，但是，更多的是新時(shí)代所顯現(xiàn)出來(lái)的全新機(jī)遇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)面臨著淘汰的邊緣，因此，相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)當(dāng)機(jī)立斷，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求和趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理朝著電子化和現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型。由于在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因?yàn)闄n案數(shù)量的繁多，導(dǎo)致管理人員的工作量十分繁重，但是通過(guò)運(yùn)用電子化的檔案管理措施，就能夠讓以上問(wèn)題得到妥善的解決，顯著的減少了不必要的工作量，使檔案管理工作的科學(xué)性和效率型都實(shí)現(xiàn)了應(yīng)有的提高。

參考文獻(xiàn)

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