信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

孫麗筠

摘 要：隨著時(shí)代的快速發(fā)展，信息化水平逐漸提高，檔案管理工作作為當(dāng)前非?；A(chǔ)的一項(xiàng)內(nèi)容，推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展具有重要意義。下面文章主要從信息檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，探討具體的應(yīng)用對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；信息化；管理問(wèn)題

在建設(shè)檔案信息管理過(guò)程中加快步伐，一方面可以推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代檔案管理信息化的進(jìn)程，另一方面還能使檔案管理朝更加有序和規(guī)范的方向發(fā)展。而實(shí)踐表明，檔案管理信息化的流轉(zhuǎn)方式，現(xiàn)如今已變成檔案管理向更遠(yuǎn)處發(fā)展的一種趨勢(shì)，而這也是提升生產(chǎn)效率的重要手段之一。

1 檔案管理向信息化發(fā)展的重要意義

信息化時(shí)代的到來(lái)，使得信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)行業(yè)中取得了廣泛而長(zhǎng)足的應(yīng)用，為人們的日常生活、工作和學(xué)習(xí)帶來(lái)了巨大的變革和改善。另一方面，會(huì)計(jì)檔案往往并不只包括簡(jiǎn)單意義上的機(jī)械化文件搜集及整理工作，在其管理的過(guò)程中，它還代表了相關(guān)檔案管理人員勞動(dòng)與智慧的結(jié)晶。將信息技術(shù)大規(guī)模的應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅可以有效提升檔案管理工作的效率和水平，還可以減少工作人員的工作量，將勞動(dòng)力解放出來(lái)，從而取得經(jīng)濟(jì)效益上的進(jìn)步。同時(shí)采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行文件收集和整理等管理工作，還可以避免重復(fù)勞動(dòng)，造成人力浪費(fèi)；可以節(jié)約物資成本，將成本降到最低，還能保證檔案管理工作的質(zhì)量。此外，在對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的同時(shí)，還有可能產(chǎn)生新產(chǎn)品的靈感，有利于新產(chǎn)品的研發(fā)，從而獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 檔案信息化存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱

在全面建成小康社會(huì)的今天，越來(lái)越多的崗位比以往更需要知識(shí)性人才。檔案管理工作也不例外，如今的檔案管理絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的收集檔案，擺放檔案這么簡(jiǎn)單。一方面，部分檔案管理工作人員的年齡普遍偏大，信息化意識(shí)有待提高，缺乏檔案管理的有關(guān)電子信息知識(shí)；另一方面，部分檔案館確實(shí)相應(yīng)的提高了硬件設(shè)備，優(yōu)化了電子化、信息化的質(zhì)量，卻忽略了對(duì)其員工的信息化意識(shí)和技能的培養(yǎng)，專(zhuān)業(yè)的信息化咨詢(xún)與分析人才也很稀少，致使管理人員普遍存在信息化意識(shí)弱、信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足、服務(wù)意識(shí)和技能落后有待進(jìn)一步提高，不能很好的提供更快捷、高效、優(yōu)良的檔案服務(wù)，嚴(yán)重阻礙了許多檔案館信息建設(shè)的發(fā)展步伐。

2.2 管理信息的體制及規(guī)劃的落后

首先，我國(guó)檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權(quán)限和資金所限制，從而不能在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其次，檔案信息化存在相當(dāng)程度的不確定性，我國(guó)的檔案數(shù)字化正處于不斷變化和發(fā)展的建設(shè)當(dāng)中，如此也就導(dǎo)致，在對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)存在諸多問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致我國(guó)信息化檔案不夠全面和真實(shí)。

2.3 電子檔案鑒定責(zé)任不清

電子檔案鑒定指的是通過(guò)鑒定內(nèi)容判斷檔案的價(jià)值。檔案的鑒定在檔案管理中是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。對(duì)于電子檔案的鑒定，需要相關(guān)部門(mén)共同完成，這項(xiàng)工作耗時(shí)耗力，具有一定難度。然而，對(duì)于電子檔案的管理還不成熟，對(duì)于鑒定責(zé)任不夠明確，使得的電子檔案鑒定工作不能得以實(shí)施，一直保持停滯不前的不利狀態(tài)。在這樣的情況下，造成需要鑒定的檔案越來(lái)越累積，使得管理難度愈加明顯。

3 信息時(shí)代檔案管理的提升對(duì)策

3.1 加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和責(zé)任意識(shí)

檔案的信息化管理具有效率高，時(shí)效性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)。因此面對(duì)其帶來(lái)的雙重影響，需要檔案管理員具備極強(qiáng)的工作責(zé)任心和任務(wù)感。相關(guān)單位部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理員信息化建設(shè)意識(shí)，將檔案管理建設(shè)工作擺在一個(gè)突出地位，抓好并監(jiān)督其實(shí)施的全過(guò)程。其次，對(duì)于相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)講，要從自身做起，提高自己的信息化建設(shè)意識(shí)，關(guān)注本單位檔案管理發(fā)展的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，同時(shí)了解國(guó)內(nèi)外最先進(jìn)管理技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)，敢于接受新技術(shù)，在提高自身能力的前提下，重視相關(guān)工作團(tuán)隊(duì)的意識(shí)培養(yǎng)和能力鍛煉。最后，要提高對(duì)檔案管理工作人員的思想認(rèn)識(shí)，不斷革新，開(kāi)發(fā)自身，嚴(yán)格按照最新規(guī)定辦事，確保相關(guān)工作順利開(kāi)展。

3.2 有效利用檔案，強(qiáng)化利用檔案信息資源的水平

有效利用檔案，是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。檔案管理部門(mén)通過(guò)將檔案資料數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)形成檔案管理的網(wǎng)站，而檔案使用者借助網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)過(guò)查詢(xún)、辦理相應(yīng)手續(xù)后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門(mén)不僅可以滿(mǎn)足檔案使用者的需求，還能提升管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為強(qiáng)化檔案信息的利用水平，管理人員應(yīng)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，在配置各種硬件與軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上積極研制適應(yīng)管理系統(tǒng)的軟件，還要將檔案信息的錄入、整理分類(lèi)等工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并對(duì)各種電子文件進(jìn)行整合，便于使用者查詢(xún)。為保證檔案信息的安全性，管理人員需將室藏文件設(shè)置一定的瀏覽、查閱等使用權(quán)限，還要對(duì)查閱者的身份進(jìn)行網(wǎng)上驗(yàn)證，同時(shí)在檔案管理過(guò)程中懂得如何挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，并不斷更新網(wǎng)絡(luò)化管理手段。

3.3 拓寬檔案管理服務(wù)的范圍，創(chuàng)新管理服務(wù)

在信息化時(shí)代下，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，就應(yīng)該拓寬管理服務(wù)的范圍和途徑。首先便要求檔案管理的有關(guān)部門(mén)要基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，拓展一個(gè)查詢(xún)功能，以方便管理部門(mén)的人員可以直接通過(guò)該功能進(jìn)入服務(wù)渠道，繼而獲取自身所需的檔案信息和數(shù)據(jù)。此外，針對(duì)信息化基礎(chǔ)的應(yīng)用，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該設(shè)置一個(gè)完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并在確保網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的設(shè)置都科學(xué)合理的基礎(chǔ)上投入檔案管理使用，這樣一來(lái)更有利于檔案管理部門(mén)的人員以及科研工作人員通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)有效的查詢(xún)所需的信息數(shù)據(jù)。由此看來(lái)，這種服務(wù)功能的拓展為檔案管理人員帶來(lái)了極大的便利性。此外，在拓寬檔案管理服務(wù)范圍的同時(shí)，也不要忽視對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的重視程度，在建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的過(guò)程中應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的設(shè)置上確保合理與合法性。

3.4 建立健全信息化檔案管理體系

規(guī)范化信息檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與要求，明確數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案實(shí)體與信息安全、質(zhì)量管控及數(shù)據(jù)驗(yàn)收等方面的任務(wù)和要求，不斷健全信息化檔案管理體系及其相關(guān)管理制度，在實(shí)現(xiàn)檔案信息完整性、真實(shí)性和可讀性的前提下，不斷加強(qiáng)檔案載體的多樣化、信息收集方式的多樣化、檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和人性化，擴(kuò)充檔案管理工作的內(nèi)涵。

3.5 提升硬件水平

檔案管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到：信息化工作離不開(kāi)硬件支持，因此，各地檔案管理部門(mén)必須提升自身硬件水平，如為檔案管理室安裝中央空調(diào)、抽濕機(jī)等，以此來(lái)確保檔案管理室的室內(nèi)條件達(dá)標(biāo)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還必須為工作人員配置性能卓越的計(jì)算機(jī)，以便滿(mǎn)足檔案信息化工作的需要。此外，為建立健全檔案安全管理工作機(jī)制，預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對(duì)災(zāi)害引起危害的應(yīng)急處置措施準(zhǔn)備，加強(qiáng)檔案的安全保障和救災(zāi)能力，檔案管理部門(mén)應(yīng)該結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著信息技術(shù)的融入，人類(lèi)社會(huì)發(fā)展對(duì)信息資源的需求越來(lái)越迫切，己經(jīng)成了不可多得的戰(zhàn)略性資源，檔案管理信息化建設(shè)還有很多方面需要改進(jìn)，它內(nèi)容廣泛、體系龐大，在應(yīng)用中還需要不斷的完善與創(chuàng)新，制定與之相關(guān)的制度體系，提高我國(guó)檔案信息化的整體水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉麗茹.探討檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢(shì)[J].赤子（上中旬），2014（17）：159.

[2]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）：149-150.

[3]肖艷清.我國(guó)檔案信息化過(guò)程中的主要問(wèn)題及對(duì)策[J].建材與裝飾，2018（22）：160-161.