淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

陳國華

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展下，事業(yè)單位改制逐漸深化，推行市場化管理方式，經(jīng)濟(jì)參與到市場競爭。在這樣的背景下，事業(yè)單位的檔案需求量不斷增長，傳統(tǒng)的管理方式局限性較大，人工耗量較大，嚴(yán)重影響到檔案管理水平。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理信息化水平，有助于推動(dòng)業(yè)務(wù)變革，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，切實(shí)提升檔案管理信息化水平，為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。因此對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，提出有效措施，推動(dòng)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。事業(yè)單位作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長的重要組成部分，隨著事業(yè)單位改革和發(fā)展下，檔案總量逐漸增長。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的主要內(nèi)容，檔案管理借助信息技術(shù)開展工作，可以有效提升檔案管理信息化水平，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理和決策提供可靠依據(jù)。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，逐漸衍生出眾多先進(jìn)的檔案管理軟件，促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著信息化和技術(shù)化方向發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以為后續(xù)工作提供支持，帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；公共服務(wù)

在事業(yè)單位管理中，檔案可以準(zhǔn)確記錄工作和活動(dòng)軌跡，將事業(yè)單位的發(fā)展歷程體現(xiàn)出來，同時(shí)也是事業(yè)單位進(jìn)行工作決策最為重要的依據(jù)。檔案管理工作的水平直接影響到事業(yè)單位的整體管理效率，進(jìn)而對事業(yè)單位的健康發(fā)展造成直接影響，因此在新時(shí)代新形勢下必須抓好檔案管理工作的部署，提升管理效率和庫存檔案利用率，做好科學(xué)化管理。

1 事業(yè)單位檔案的主要特征

事業(yè)單位是通過政府應(yīng)用國有資產(chǎn)而設(shè)立的，一般指的是從事科教文衛(wèi)等事業(yè)的社會(huì)服務(wù)組織，事業(yè)單位由于其屬于的行業(yè)性質(zhì)區(qū)別，對其進(jìn)行檔案管理不僅僅涉及到多方面多層次，也涉及到人事、財(cái)務(wù)、聲像等諸多類別及國家各個(gè)行業(yè)的機(jī)密文件，所以作為事業(yè)單位檔案有著保密性，要求對其進(jìn)行保密，避免出現(xiàn)機(jī)密文件的泄漏情況。

2 公共服務(wù)性

事業(yè)單位負(fù)責(zé)對社會(huì)各行各業(yè)的信息做好匯總工作，形成多種規(guī)范性文件檔案，由于這些信息無法促使社會(huì)市場參與到資源配置中，需要借助事業(yè)單位做好檔案管理工作，事業(yè)單位通常不屬于政府序列機(jī)構(gòu)，國家設(shè)置具有公益性事業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)-檔案館，檔案館不具備盈利性質(zhì)，管理的檔案一般是服務(wù)于國家機(jī)關(guān)、個(gè)人以及事業(yè)單位，可無償提供信息查詢，借閱以及咨詢等服務(wù)，并且服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于民生，具備著公共服務(wù)的性質(zhì)。

3 做好事業(yè)單位檔案管理的措施

有效提升管理人員的專業(yè)化水平。在事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理中，檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性較高的工作，不僅要求檔案管理人員有一定的文化水準(zhǔn)，掌握相關(guān)的管理專業(yè)基礎(chǔ)知識，拓寬知識面，學(xué)習(xí)同檔案工作與之相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、歷史、哲學(xué)以及科技等知識，尤其是學(xué)習(xí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，采取較為先進(jìn)的檔案管理措施，適應(yīng)時(shí)代的需要。在進(jìn)行檔案管理過程中，檔案管理人員不僅要具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，更要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心責(zé)任感，增加對各行各業(yè)各領(lǐng)域知識的了解和掌握，適應(yīng)時(shí)代要求較快的掌握全新的技能。掌握信息化、網(wǎng)絡(luò)化等管理技能。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，有效的提升了辦事效率，進(jìn)而給各項(xiàng)工作的順利開展提供了便利快捷，對于檔案管理者來說信息化管理、數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理則是新形勢下對檔案工作的一般要求，應(yīng)用計(jì)算機(jī)無紙化管理系統(tǒng)和系統(tǒng)管理已成為目前事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢。我們應(yīng)當(dāng)在做好信息化技術(shù)硬件設(shè)施的引進(jìn)工作的同時(shí)，依據(jù)其發(fā)展現(xiàn)狀選擇合理的計(jì)算機(jī)設(shè)備，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，給人事檔案管理屬于全新的發(fā)展理念。不斷完善檔案管理制度。事業(yè)單位在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定相關(guān)規(guī)章制度，逐步完善內(nèi)部管理制度，確保檔案管理工作的有序推進(jìn)。在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理時(shí)要注重將日常經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到業(yè)務(wù)辦理中，根據(jù)上級制定的規(guī)范性文件要求，做好日常業(yè)務(wù)處理及檔案管理工作，要根據(jù)不同地區(qū)特點(diǎn)、側(cè)重點(diǎn)和歷史淵源，總結(jié)出本地區(qū)本部門的相關(guān)檔案管理措施。加大對事業(yè)單位檔案管理工作的支持力度。政府相關(guān)部門要根據(jù)國家檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)，經(jīng)常性做好對檔案管理部門的工作指導(dǎo)及監(jiān)督，做好相關(guān)部門之間的溝通和交流，抓好工作培訓(xùn)，積極宣傳檔案管理工作的重要性和檔案的意義。注意發(fā)揮先鋒模范者的帶頭作用，抓兩頭帶中間，發(fā)揮以點(diǎn)帶面的效果，有效提升單位的管理水平，例如：海陽市檔案局通過評選檔案管理先進(jìn)單位，立標(biāo)桿樹典型，帶動(dòng)其他檔案管理不規(guī)范的事業(yè)單位的發(fā)展和整改，促使其學(xué)有借鑒，趕有方向。同時(shí)作為政府相關(guān)部門要采取措施，進(jìn)行深入事業(yè)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)針對性強(qiáng)與檔案工作制度相符合的管理，不斷推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。不斷優(yōu)化檔案管理模式。隨著檔案信息化及電子化管理模式的發(fā)展可以推擠管理水平和效率的提升，在目前的工作和生活中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化的范圍也在慢慢拓寬，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展趨勢良好，在進(jìn)行檔案管理中，要求同時(shí)代發(fā)展步伐相匹配，作為事業(yè)范圍不僅僅要求對檔案原版文件進(jìn)行歸檔，同時(shí)也要求提升工作效率，推進(jìn)提升檔案管理的精準(zhǔn)性。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息平臺，有效檔案的傳輸以及查閱。因此，事業(yè)單位要求注重將之前的檔案管理措施進(jìn)行改善，同時(shí)引進(jìn)一些全新的技術(shù)以及設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對管理模式的完善，推進(jìn)提升其管理水平，也可以給以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)前電子檔案在事業(yè)單位管理中逐漸發(fā)展成為主流，將電子文件的形式進(jìn)行收發(fā)文、存取檔，可以實(shí)現(xiàn)查閱和調(diào)取檔案的有效管理。在目前現(xiàn)代化多媒體技術(shù)逐漸發(fā)展下，電子文檔的發(fā)展趨勢良好，可以替代紙質(zhì)版的趨勢，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處理文件已經(jīng)變?yōu)榱烁餍袠I(yè)和領(lǐng)域發(fā)展的常態(tài)。特別是對檔案管理工作而言，傳統(tǒng)人工管理已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理的需求，容易出現(xiàn)一定問題，但是計(jì)算機(jī)處理則有著諸多優(yōu)勢，所以檔案管理要求同目前現(xiàn)代化管理模式相適應(yīng)，事業(yè)單位要求逐漸健全檔案管理的局域網(wǎng)，促使檔案信息以及數(shù)字資料之間進(jìn)行共享，可以給檔案室以及與之相關(guān)的科室來搭建信息橋梁，推進(jìn)提升事業(yè)單位檔案管理的精準(zhǔn)度、規(guī)范性以及科學(xué)性。推進(jìn)提升檔案的應(yīng)用效果。在事業(yè)單位檔案管理中人事檔案作為重要構(gòu)成部分，其本質(zhì)則是對材料和信息進(jìn)行保管以及核對，為了推進(jìn)提升管理工作質(zhì)量，要求保證檔案中的每一個(gè)信息和材料的準(zhǔn)確性。在檔案管理中對缺失的信息及時(shí)補(bǔ)充，將一些同實(shí)際情況不符合、真實(shí)性有著問題的檔案積極同相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)系，以事業(yè)單位發(fā)展具體需求，同時(shí)考慮到人事檔案的基本功能，推進(jìn)提升應(yīng)用質(zhì)量，并且對人事檔案中的重點(diǎn)部分特殊保存，對人事檔案的內(nèi)容盡量做到分類和細(xì)化，實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量和內(nèi)容深入的提升及擴(kuò)展，將廢檔率降到最低，實(shí)現(xiàn)人事檔案的完整應(yīng)用，突出實(shí)用性，確保管理效率和服務(wù)質(zhì)量的全面提升。