對開放檔案的一點想法

趙國強

摘 要：開放檔案是指檔案館對其所保存的檔案，除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會開放，各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。凡我國的機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織以及公民，持有合法證明（如介紹信、工作證等），經(jīng)檔案館同意，辦理借閱、登記手續(xù)，均可利用開放的檔案。利用者可到檔案館閱讀、摘抄和復(fù)制檔案。

關(guān)鍵詞：開放檔案；要求；措施

開放檔案是現(xiàn)代社會公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)。開放檔案，標(biāo)志著利用檔案不再是一種特權(quán)，而是全體公民都能充分享受的權(quán)利，同時，也意味著國家承擔(dān)了向社會公眾開放檔案的義務(wù)，公民取得了查閱檔案的權(quán)利，檔案部門再不是可望不可及的禁區(qū)，檔案工作者是為公眾提供檔案利用的服務(wù)人員。開放檔案，能夠使檔案館由封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，真正成為社會各方面檔案利用者開發(fā)利用檔案史料的中心。開放檔案，會給檔案館的發(fā)展帶來生機，可以使社會認(rèn)識到檔案的利用價值，從而為檔案館事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境條件。各級國家檔案館經(jīng)過開展開放檔案工作，能夠發(fā)現(xiàn)自己業(yè)務(wù)工作的缺點與不足，從而按照檔案開放的要求改進和提高各項工作的質(zhì)量。開放檔案，也可以改變過去不合理的館藏結(jié)構(gòu)及收集工作的政策，對檔案文件的組卷方法、整理方法也提出了新的要求，改變檢索工具單一、檢索效能低下的局面，同時也促進了檔案利用工作的發(fā)展。

1 開放檔案的要求

正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍。各級國家檔案館必須解放思想，提高認(rèn)識，樹立檔案開放和保密觀念相統(tǒng)一的思想。一方面應(yīng)該看到，我國各級國家檔案館保存的30年以前形成的檔案，特別是歷史檔案，絕大多數(shù)已不涉及現(xiàn)在黨和國家機密。這批豐厚的檔案信息資源，只有及時地開放利用，才有利于發(fā)展社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。同時也必須明確，開放檔案并非檔案館無條件地敞開門戶，不受任何限制，只有無損于黨和國家、民族、公民權(quán)利等各方面利益的檔案，才能開放。對檔案既實行開放又進行必要的限制，這是世界上任何開放檔案的國家普遍實行的做法。

根據(jù)《檔案法》及《檔案實施辦法》，中華人民共和國成立以前的檔案（包括清代和清代以前的檔案，民國時期的檔案和革命歷史檔案），應(yīng)當(dāng)自《檔案法》實施之日起向社會開放；中華人民共和國成立以來形成的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放；經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時向社會開放；如果所列檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其他到期不宜開放的檔案，其向社會開放的時間可以延長到檔案形成之日起滿五十年，滿五十年仍有可能對國家重大利益造成損害的，可以繼續(xù)延期開放。各檔案館應(yīng)對館藏所有已到開放年限的檔案，及時進行審查，具體確定本館開放檔案的范圍。

2 開放檔案的措施

2.1 做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件

首先，加強開放檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。各級國家檔案館必須根據(jù)開放檔案的客觀需要，加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。對準(zhǔn)備開放的或業(yè)已列入開放范圍的檔案，應(yīng)加強整理和劃控工作，使之有目可查，有規(guī)可依。對檔案的內(nèi)容應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法規(guī)文件的規(guī)定，進行認(rèn)真的鑒別核查。其次，做好檔案的解密劃控工作。根據(jù)1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍暫時規(guī)定》，1991年1月1日前形成的涉密檔案，由國家各級檔案館負(fù)責(zé)解密；對館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認(rèn)為仍屬國家機密的，應(yīng)當(dāng)自該檔案屆滿30年之日前6個月，以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機關(guān)或檔案館；過期未通知的，由檔案館進行處置；各級國家檔案館保存的1991年1月1日后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密；各國家檔案館保存的經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會開放的，應(yīng)向檔案形成機關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知，有關(guān)機關(guān)在接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù)，否則，檔案館可根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理；原檔案形成機關(guān)、單位已被撤并的，對其所形成的涉密檔案文件的處置工作，由承擔(dān)其原職能的單位負(fù)責(zé)；如無相關(guān)的承擔(dān)機關(guān)或單位，則由檔案館負(fù)責(zé)處理。

第三，編制利用開放檔案的檢索工具。這是實現(xiàn)開放檔案的必要條件，也是開放檔案工作的一項重要內(nèi)容。各級國家檔案館必須為開放檔案準(zhǔn)備較好的檢索工具體系，以便多途徑、多角度滿足檔案利用者的檢索需要。所以，檔案館必須在充分利用原有的案卷目錄的基礎(chǔ)上，編制開放檔案目錄、文件目錄、人名索引、地名索引、檔案館指南、全宗指南等。開放檔案目錄，不僅可以滿足利用者的直接查檢要求，而且可以使利用者在檢索過程中熟悉和了解相關(guān)檔案信息線索，擴大對檔案的開發(fā)利用范圍。

2.2 建立和健全開放檔案的利用管理制度

開放檔案是一項嚴(yán)肅而細致的工作，必須有嚴(yán)密的制度作保證。各級國家檔案館應(yīng)根據(jù)檔案法及其實施辦法、檔案館開放檔案辦法的有關(guān)規(guī)定，制定本館的實施細則及其他規(guī)章制度，具體規(guī)定開放檔案的利用要求、利用方式、利用手續(xù)，以及復(fù)制、公布等事項。根據(jù)國家有關(guān)文件規(guī)定，大陸公民持有身份證明材料，可直接到國家檔案館利用開放檔案；港、澳、臺同胞及海外僑胞，如查取本人及其親屬的歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件，直接到檔案館利用，但利用其他開放檔案，須經(jīng)大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，提前向檔案行政機關(guān)或檔案館提出申請，說明身份、利用目的及范圍等情況。檔案利用者須服從檔案館安排，遵守利用規(guī)定，承擔(dān)保護檔案的義務(wù)，如在利用中損壞檔案，應(yīng)予賠償或接受其他處理。利用者如需復(fù)制，必須填寫復(fù)制申請單，經(jīng)館長批準(zhǔn)后，由檔案館負(fù)責(zé)辦理。

2.3 通過多種形式加強開放檔案的利用服務(wù)工作

檔案館應(yīng)該主動地開展檔案情報工作，匯編各種檔案史料，公布檔案，編寫與出版開放檔案參考資料等，這既可最大限度地方便利用者，充分發(fā)揮檔案的社會作用，又有利于檔案原件的保護。

2.4 做好開放檔案的公布工作

公布檔案，就是將檔案或檔案的特定內(nèi)容，通過某種形式首次公之于眾。屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家的有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

2.5 加強檔案宣傳，增強社會檔案意識

這是實現(xiàn)檔案開放目標(biāo)的重要條件。一般而言。即便檔案館開放檔案工作準(zhǔn)備得非常充分，但這項工作如不為社會上廣大利用者知曉，則說明工作仍沒有真正做到點子上。為此，檔案部門必須通過各種有效途徑，廣泛地向社會宣傳開放檔案的有關(guān)情況，及時公布和大力宣傳開放檔案的目錄，積極深入地報道開放檔案的具體內(nèi)容，讓盡可能多的公眾知道檔案館都藏有什么檔案，都開放了什么檔案，以激發(fā)和引導(dǎo)檔案利用者開發(fā)利用已開放的檔案，提高整個社會的檔案意識，使檔案利用者充分認(rèn)識到，利用國家的開放檔案是自己的一種民主權(quán)利。