電子文件管理問題探析

張俊福

摘 要：由于電子文件的出現(xiàn)和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對電子文件的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

關(guān)鍵詞：電子文件管理；問題；探析

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運而生，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件是社會進步的產(chǎn)物，確保電子文件的安全是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時發(fā)現(xiàn)計算機操作系統(tǒng)的不足，改進電子技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進經(jīng)濟建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。由于電子文件的出現(xiàn)和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對電子文件的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

1 電子文件管理中存在的問題

1.1 電子文件管理過程中出現(xiàn)的漏洞

首先，對電子文件原稿保存的忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。其次，信息安全與保密問題。電子文件存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子文件與載體的可分離，使電子文件信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體構(gòu)成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。再次，電子文件的接收格式問題。由于電子文件的應(yīng)用尚沒有全國范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子文件在轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)困難。

1.2 電子文件自身的缺陷

首先，電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不但內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子文件進行檢驗時，很難對電子文件的原始性、真實性、完整性、安全性進行認(rèn)定。其次，電子文件極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子文件的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。再次，電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，也容易造成信息的缺損，以致電子文件內(nèi)容的完整性很難保障。此外，隨著電子技術(shù)日新月異，計算機更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子文件載體互不兼容，難以互換，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，長期可讀性是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。

1.3 電子文件存儲載體的特質(zhì)與缺陷

高溫可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素以及滋生有害生物對電子文件保存載體的破壞作用。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取?？諝庵械挠泻怏w在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子文件保存載體耐久性削弱?；覊m在給電子文件保存載體帶來機械損傷的同時也是微生物寄生與繁殖的良好場所。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子文件載體壽命。

2 加強電子文件管理的對策

2.1 加強電子文件全過程管理

電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時，應(yīng)在收集、整理過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

2.2 采取切實可行的信息保護措施

信息安全技術(shù)對于維護電子文件數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子文件上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實電子文件內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

2.3 加強對電子文件所依賴的計算機軟硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開辟電子文件存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的單位應(yīng)及時配備升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

2.4 重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子文件日益普及且重要的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。