如何應對信息化條件下檔案工作的變革

金劍琳

1 檔案工作信息化的背景及現(xiàn)狀

由于當前檔案保存還是以紙質(zhì)版為主的現(xiàn)狀，這就對保存環(huán)境提出了較為苛刻嚴格的要求，除了依照相關(guān)要求配備的辦公場所和設(shè)備外，還有滿足保存環(huán)境的特殊要求，以及防火、防盜等安全設(shè)施的配套要求。由于紙質(zhì)檔案在保存、查閱等方面存在缺陷，因此在確認紙質(zhì)檔案準確性的情況下，應該及時將紙質(zhì)檔案進行掃描錄入，形成電子文檔。檔案工作應該形成自己單獨的網(wǎng)絡軟件系統(tǒng)，對其中的備份、權(quán)限、檢索、共享、保密等功能進行有效的控制，形成檔案工作的 “大數(shù)據(jù)”時代，這樣既能有效地減少耗材資金，同時還減少平時工作中檔案調(diào)閱、證明等工作的煩瑣，保證檔案工作的嚴肅性和保密性，也增強了對上級、下級檔案工作的監(jiān)督作用。

2 檔案工作信息化的重要意義

2.1 檔案信息化建設(shè)有利于檔案工作的科學發(fā)展

在檔案的信息化的過程中，需要利用發(fā)展的觀念對檔案工作進行引領(lǐng)，讓檔案的工作由冷門轉(zhuǎn)向熱門，檔案管理的模式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向信息化的管理，管理逐漸的“活”、“新”、與社會上的各種有效的因素進行緊密的結(jié)合，促進檔案工作更加的科學合理。在檔案信息化的過程中，要自始至終都確立以人為本的管理理念，建立檔案工作的信息系統(tǒng)，有效的服務于廣大人民群眾，為檔案工作的科學發(fā)展提供技術(shù)上的而保障，同時，檔案信息化的發(fā)展，需要促進相關(guān)的管理機制的創(chuàng)新，在當前的管理機制中，仍然存在一些問題，影響檔案信息化的發(fā)展，一些信息在共享上比較困難，一些信息與其他工作融合不夠深入。檔案管理的現(xiàn)代化比較滯后。在實施檔案的信息化管理之后，要根據(jù)檔案信息化管理的新特點，促進管理體制的不斷創(chuàng)新，逐漸的建立起來科學、合理、協(xié)調(diào)、有序的檔案管理的新體制。

2.2 檔案的信息化為檔案工作的科學性提供保證

隨著檔案工作的公開化與透明化，檔案工作的價值逐漸受到重視，隨著檔案信息化的建設(shè)，在檔案管理中需要實施紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式，在檔案工作者還存在許多問題，為檔案工作的科學化發(fā)展帶來一些問題與挑，在信息化的建設(shè)中，需要重點的解決這些問題，提升檔案管理工作的科學性、有效性、合理性，在推進檔案的信息化的發(fā)展中，需要注意以下幾個方面的問題：首先，要建立檔案管理工作的領(lǐng)導機制，進行科學合理的組織，不斷完善檔案工作的機制，對于檔案工作的發(fā)展具有十分重要的保障，要確立領(lǐng)導工作的體系領(lǐng)導人對檔案信息化建設(shè)進行有效的領(lǐng)導，引導相關(guān)的部門進行細致的、具體的工作，解決工作中存在的矛盾。了解檔案工作進展的實際情況，解決實際的困難促進檔案，提升檔案工作的實效性。其次，提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，在信息化的建設(shè)中，管理人員的素質(zhì)是靈魂，是管理工作是否可以科學發(fā)展的重要保障。

2.3 檔案信息化建設(shè)提供的服務，是檔案科學發(fā)展的目的

在檔案的信息化推進的過程中，必須注重各個方面基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也別是一些硬件設(shè)施的建設(shè)，需要花費大量的財力、物力與人力進行修繕，改善檔案共走服務的條件。在大多數(shù)的情況下，檔案管理工作主要是受到資金的限制，要借助檔案信息化的優(yōu)勢，從各個方面借助資金，保證檔案管理工作具有開放性、時代性、標志性，在檔案管理的經(jīng)費上增加投入，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案管理工作的科學性，促進檔案管理工作的有效性逐漸的提高。通過信息化的建設(shè)，擴展檔案工作的服務領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案服務僅僅局限于外借、展覽、編研、檢索等等，隨著檔案信息化建設(shè)，在信息化的檔案管理下，檔案服務逐漸的出現(xiàn)了檔案代查、代管服務、檔案科研成果推廣等等，檔案的服務形式更加的高級。因此，通過信息化的服務，有利于提高服務的效果。

3 檔案工作信息化建設(shè)的道路思考

實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，只有將政府管理下的檔案部門組織起來，在原有的機構(gòu)、人才、設(shè)施的基礎(chǔ)上，形成以各級各類檔案館為點，以各級檔案館室為面，以各級檔案管理事業(yè)管理機構(gòu)為中樞組成信息網(wǎng)絡體系，把檔案工作納入信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃中去，才能真正使檔案工作走出目前封閉和困境，實現(xiàn)面向社會、面向市場，積極主動地為社會提供各種信息服務的目標。

3.1 整合信息，提高數(shù)字化程度

大數(shù)據(jù)背景下，信息的增長速度令人始料不及，如何在繁紛復雜的信息之中獲得準確的信息內(nèi)容，成為一項具有極高技術(shù)含量的工作。各檔案館（室）應當加快各種形式存在的信息的轉(zhuǎn)化速度，尤其是圖片、表格、模型等各種信息，盡快利用多媒體設(shè)備進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，讓這些信息以網(wǎng)絡存儲的形式存在，這樣當用戶有所需求的時候，可以直接通過網(wǎng)絡渠道獲得相關(guān)信息。這種變革一方面可以極大地保護各種珍貴資料免受磨損，便于長期保存，另一方面也極大地提高了用戶的信息獲取效率，將時間和空間的限制縮減到最小，為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務。設(shè)立網(wǎng)絡虛擬的存儲空間，對于檔案館（室）而言，也是一項重要工作。通過創(chuàng)立網(wǎng)絡虛擬存儲空間來存儲大量的數(shù)據(jù)信息，并在極短時間內(nèi)檢索完畢則簡單易行。

3.2 改進硬件，推動服務設(shè)施升級

檔案館（室）的信息化建設(shè)必須有良好的技術(shù)設(shè)施作為物質(zhì)保障，因此，購買多種網(wǎng)絡和多媒體服務設(shè)備，同時維修改善檔案館（室）工作環(huán)境是一項同樣不容忽視的工作。升級各項媒體查詢終端的性能，改善檔案館（室）的硬件設(shè)施是一項硬性要求。大數(shù)據(jù)時代的用戶，對于檔案館（室）的服務需求不僅僅局限于簡單的信息檢索與輸出，同時還提出了更高的要求，希望檔案館（室）能夠具有物理技術(shù)之外的人文服務。借鑒國外先進國家的檔案館（室）運營模式不難發(fā)現(xiàn)，檔案館（室）已經(jīng)成為類似于圖書館、博物館等文化休閑的重要機構(gòu)和場所，尤其是許多具有行業(yè)和地域特色的檔案館則更是應當積極進行相應的嘗試，為普通檔案館尋找“服務客戶，獲取收入”的雙贏發(fā)展模式。

當然，我們必須看到由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化提供獨具優(yōu)勢的服務。

4 檔案工作信息化建設(shè)展望

創(chuàng)新是促進社會各項事業(yè)興旺發(fā)達的重要力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現(xiàn)信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的目的。

檔案工作的科學化發(fā)展涉及到檔案工作的方方面面，其中最重要的因素就是檔案工作的信息化建設(shè)。檔案工作的科學發(fā)展道路還很漫長，需要我們堅持科學發(fā)展的觀念，注重以人為本，加強檔案工作的信息化建設(shè)，注重全局，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與時俱進，開拓創(chuàng)新，通過信息化建設(shè)，促進檔案工作的有效發(fā)展，提升檔案管理工作的科學化。在當前的檔案管理工作中，信息化是大勢所趨，檔案管理的主管部門極其相關(guān)的工作人員要從工作的實際出發(fā)，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，轉(zhuǎn)變工作人員理念，促進檔案管理工作科學有效的進展，促進檔案管理工作更好地服務于社會，提高檔案的服務性，促進檔案管理工作信息化的有效進行。